Экспресс-анализ «Оценка уровня зрелости вспомогательных функций / ОЦО»

Константин Стецык

Газпром-медиа Холдинг

Руководитель проекта по созданию ОЦО / Директор БизПроКонсалт

(На дату публикации статьи)

В условиях текущей неопределенности и возникающей необходимости экономии затрат, российская консалтинговая компания БизПроКонсалт представила новый продукт «Экспресс-оценка уровня зрелости вспомогательных функций / ОЦО». Проект включает проведение комплексного анализа, который позволяет определить текущий уровень зрелости вспомогательных функций и выработать рекомендации рекомендации по повышению эффективности процессов. Константин Стецык, руководитель компании БизПроКонсалт рассказал Клуб ОЦО о методологии реализации проекта.

Новый консалтинговый продукт позволяет в сжатые сроки с минимальными затратами провести экспресс-оценку зрелости развития ОЦО и получить профессиональные рекомендации по оперативному сокращению издержек на 10%-40% без потери качества выполняемых сервисов. Методика позволяет определить стоп-факторы, которые не дают перейти центру обслуживания на следующий уровень зрелости. При этом возможно провести оценку эффективности как компаниям в которых есть ОЦО, так и тем компаниям, перед которыми стоит задача повышения эффективности вспомогательных функций без создания центра.

Реализация проекта состоит из трех основных этапов: заполнение анкеты компанией, анализ информации и выработка рекомендаций. Наши аналитики разработали типовую матрицу зрелости, которая позволяет оценить уровень развития вспомогательных функций/ОЦО. Методология оценки построена на основе практики БизПроКонсалт, которые обеспечивают симбиоз опыта управленцев-практиков из бизнеса и проектной методологии BIG4 в области повышения эффективности процессов бэк-офиса / ОЦО крупных компаний в металлургии, нефтедобыче, энергетике, логистике, банках, ритейле, телекоммуникациях, медиа и других отраслях.

ЭТАПЫ ЭКСПРЕСС-ОЦЕНКИ УРОВНЯ ЗРЕЛОСТИ ОЦО

1. Получение информации о текущем состоянии процессов, заполнение анкеты

Оценка уровня зрелости вспомогательных функций/ОЦО проходит в разрезе пяти ключевых блоков. Центр заполняет анкету, в которой раскрывает информацию о текущем состоянии организации бизнес-процессов. Необходимая информация для проведения анализа:

• Анкета по направлениям развития и функционирования ОЦО
• Данные об адаптации, развитии функции управления персоналом
• Информация о текущей оценке уровня удовлетворенности клиентов
• Количественные и качественные данные по регионам присутствия компании в разрезе выполняемых функций
• Организационная структура (численность подразделений, штатное расписание и т.п.)
• Сервисная модель ОЦО
• Количественные показатели по выполняемым транзакциям
• Системный ландшафт (IT-системы на которых работает Центр)
• Текущие планы по развитию/автоматизации

2. Анализ информации, проведение оценки уровня зрелости ОЦО

Полученные данные сравниваются с целевыми среднеотраслевыми показателями, которые сгруппированы в рамках четырех уровней зрелости. База показателей — отраслевых бенчмарков была накоплена нашей компание за более чем 10 лет работы в области повышения эффективности вспомогательных функций / ОЦО в РФ и СНГ. Наши аналитики проводят детальный анализ заполненных анкет, организационной структуры и верхнеуровневой документации, регламентирующей процессы. После консультанты задают уточняющие вопросы, тестируют гипотезы.

3. Подготовка рекомендаций по повышению эффективности и описание стоп-факторов для перехода на следующий уровень зрелости

По итогам проекта Заказчик получает отчет, который включает следующие результаты :
• Определен текущий уровень зрелости с обоснованием причин оценки;
• Описаны стоп-факторы, ограничивающие переход на следующий уровень зрелости;
• Подготовлены рекомендации по повышению эффективности, а также приоритизированный по принципу выгоды/затраты список мероприятий для повышения уровня зрелости вспомогательных функций / ОЦО.

На основании анализа полученных данных, оргструктуры, сравнения численности персонала и показателей производительности процессов, возможной централизации и автоматизации процессов и других блоков анализа формируется список мероприятий для повышению уровня зрелости. Фокус направлен на мероприятия по сокращению численности без снижения качества процессов.

Подготовленные рекомендации будут представлены как краткосрочные и среднесрочные и отранжированы по уровню необходимых инвестиций (без инвестиций / с минимальными инвестициями / с инвестициями)

Рекомендации, подготовленные в результате экспресс-оценки, позволят обеспечить оперативное реагирование на текущую экономическую ситуацию и сокращение затрат вспомогательных функций/ОЦО без потери качества и эффективности поддерживаемых процессов.