Ключевые вызовы для индустрии ОЦО

Елена Троян

Технологии Доверия

Партнер

(На дату публикации статьи)

Елена Троян, партнер «Технологий Доверия» (ТеДо), рассказала Клубу ОЦО о ключевых вызовах, которые стоят сегодня перед ОЦО, и путях их преодоления, а также о том, почему эти вызовы сохранят свою актуальность в ближайшие годы.

Предлагаю посмотреть на вызовы, возникшие перед ОЦО в 2023 году, которые будут актуальны и в будущем, через три классические составляющие: People-Process-Technology (Люди – Процессы – Технологии).

Начнем с людей, потому что это – основа любого ОЦО.

Сотрудники

Следствием пандемии и активного внедрения удаленных форматов работы стало то, что заработные платы между Москвой и регионами существенно выровнялись, и сейчас сотрудники с востребованными профессиональными навыками могут работать практически из любого региона в крупных компаниях с головным офисом в Москве. 

Второй вызов – это демографическая яма и уменьшение количества молодых сотрудников в целом, в том числе и тех, которые готовы трудоустраиваться по специальности.

В связи с этим ОЦО необходим другой подход к подбору и мотивации персонала. Если раньше ОЦО привлекали молодых специалистов и/или студентов возможностью научиться чему-то новому – стандартам МСФО, проектной работе, роботизации и т. п., то сегодня такие сотрудники часто получают нужный для себя опыт и уходят через год. HR-исследования говорят о том, что сегодня менять работу каждый год – это нормальная тенденция. Более того, как только сотрудник ОЦО приобретает расширенный опыт – транзакции/аналитика – бизнес-партнерство – ИТ, то он сразу может найти работу в крупных компаниях быстро развивающихся отраслей, например, в e-commerce.

Как в этом случае нужно действовать ОЦО?

1. Необходимо расширять портфель сотрудников, которых ОЦО готовы принимать к себе на работу, снижать требования к их образованию, приходить не только в вузы, но и в профильные средние специальные учебные заведения. 
2. Важно организовать точечную работу со студентами вузов и средних специальных учебных заведений, продумывать для них специализированные курсы и программы стажировок, варианты онлайн-обучения, когда за счет старших сотрудников, ведущих такие программы, можно привлечь новичков.
3. Нужно внедрять гибкие графики работы с учетом пожеланий сотрудников, в том числе молодых мам, студентов, которые будут еще учиться и им может быть удобнее работать вечером, после учебы.
4. Следует внимательно изучать кадровую аналитику, чтобы понимать, почему и куда уходят из ОЦО сотрудники. Следует своевременно предлагать своим сотрудникам новые варианты работы как в ОЦО, так и в головной компании, особенно если есть понимание, что специалист уже «выгорел» на своей позиции.
5. Важно уделять внимание нематериальным факторам, влияющим на работу, проводить профилактику эмоционального выгорания, своевременно решать проблемы сотрудников, чтобы им комфортнее работалось.

Таким образом, необходима комплексная и системная работа специализированных HR-подразделений в ОЦО по подбору, развитию и удержанию сотрудников с учетом новых условий на рынке труда. Вместе с тем, важно делать упор и на обучение сотрудников новым навыкам, которые станут более востребованными бизнес-заказчиками в связи с новыми задачами ОЦО, о чем речь пойдет ниже.

Процессы

Прошли те времена, когда ОЦО выполнял сугубо транзакционную роль и отвечал только за бухгалтерские процессы. Сегодня, как никогда, возрастает партнерская роль ОЦО в контексте оперативного реагирования на запросы бизнеса. 

Ранее у всех компаний были годовые бюджеты, достаточно детальные, и при этом не всегда имелись прогнозы, так как зачастую в них не было необходимости. Сейчас большинство компаний обновляют бюджеты 4-5 раз в год. Поэтому ОЦО необходимо быстро и своевременно предоставлять бизнесу аналитику, которая позволит обновлять прогнозы с высокой степенью точности. Вообще, четкая поддержка бизнеса с точки зрения обеспечения его данными сегодня важна как никогда. Импортные BI-системы, которые работают в ОЦО, будут постепенно меняться на российские, и есть риск, что какое-то количество аналитики будет потеряно, поэтому очень важно именно сейчас отобрать ту информацию, которая действительно важна бизнесу, и правильно работать с ней. Для этого нужно очень хорошо понимать как структуру данных – где и какие данные хранятся, так и текущие потребности бизнеса. Поэтому ОЦО сегодня должен «жить» проблемами бизнеса, понимать, зачем ему нужен тот или иной отчет, оперативно закрывать эти потребности. К примеру, на рынке FMCG за год ассортимент поменялся примерно на 2/3, как следствие, нужно совершенно по-другому анализировать рынок. 

Поскольку ОЦО всегда работает в условиях жесткой экономии, то необходимо иметь гибкую модель, позволяющую перераспределять ресурсы от одной активности к другой в зависимости от возникающих запросов.

Над качеством ОЦО работают постоянно, но сегодня очень важно, прежде всего, отсечь ненужную работу и сфокусироваться на нужной, и именно здесь повышать качество, производительность и скорость. В связи с этим необходимо провести ревизию традиционных задач ОЦО и оценить их с точки зрения целеполагания – точно ли нам это нужно, то есть правильно расставить приоритеты в своей работе. Одним из таких приоритетов, безусловно, станет работа в области импортозамещения.

Технологии

Импортозамещение. В 2022 году было законодательно утверждено, что государственные компании, а также компании с госучастием в обязательном порядке должны перейти на российское ПО до 2025 года (указ Президента РФ от 30.03.22  № 166 «О мерах по обеспечению технологической независимости и безопасности критической информационной инфраструктуры Российской Федерации» – прим. редакции).

У частных компаний еще есть время, чтобы принять решение о переходе на российское ПО, при этом они понимают, что поддержка импортных ИТ-систем будет существенно дорожать, кроме того, не будет обновлений в ERP-системах, необходимо будет вносить доработки собственными силами. (подробнее про причины замены ERP-систем и про поддержку систем собственной командой см. исследование «ТеДо»).

На сегодняшний день задача импортозамещения находится в ведении ИТ-департаментов, им на это выделяют целевые бюджеты, потому что нужно не просто заменить какую-то одну систему, необходимо менять всю ИТ-инфраструктуру – базы данных, серверы, ИТ-оборудование, ПО. 

Пока ОЦО являются лишь одними из участников проектов, которые выдают свои бизнес-требования и пытаются доправить баги, которые возникали ранее.  Однако ситуация, думаю, изменится в самое ближайшее время: как только компании перейдут на этап тестирования, тут же подключатся ОЦО, и именно на ОЦО в ближайшие годы может лечь существенная нагрузка по тестированию новых ERP-систем.

На мой взгляд, ОЦО здесь может занять проактивную позицию и, к примеру, выступить с инициативой создания в ОЦО Центра компетенций по 1С, в том числе Центра компетенций в ИТ по 1С, то есть стать неким полигоном для пилотного перехода на российскую ERP-систему. Кроме того, такой подход позволит понять суть различий работы в различных ERP-системах и оценить, насколько будет сложен процесс перехода на принципиально новую ERP-систему для всех компаний группы. 

Если говорить о системах, поддерживающих работу самих ОЦО, различных BPM-системах – Jira и т. п., то по этому направлению во многих компаниях также остановилась техподдержка, и компании сейчас активно изучают новые программные продукты. 

Поэтому ключевая задача ОЦО – включаться в проектную группу вместе с корпоративным центром и выяснять, что есть на рынке, на что меняют свои системы коллеги, то есть держать руку на пульсе. Следует активно собирать и фиксировать свои бизнес-требования по всем типам существующих систем. Переход на новое ПО будет происходить в очень сжатые сроки, и чем лучше ОЦО будет подготовлен с точки зрения сфокусированных бизнес-требований, тем более быстро и безболезненно сможет совершить переход вся группа компаний.

Помимо этого, ОЦО должен выстраивать экспертизу на тех базовых системах, которые так или иначе будут внедрены, как в сфере учета, так и в бюджетировании и других процессах.

ЭДО. Многие компании заморозили бюджеты на внедрение новых технологий, потому что все понимали, сколь существенных затрат потребует импортозамещение. Однако однозначно у всех в фокусе должно быть внедрение и развитие ЭДО, тем более что российское законодательство активно стимулирует это направление и в нем много российских ИТ-решений. Поэтому ключевыми проектами ОЦО должны стать как внешний, так и внутренний безбумажный документооборот, это то, что даст реальный эффект и ОЦО, и бизнесу.

Искусственный интеллект. Я не думаю, что искусственный интеллект (ИИ), например ChatGPT, кто-то сегодня активно использует в ОЦО. Пока ChatGPT могут использовать лишь сами сотрудники ОЦО для повышения уровня своего образования. Однако понимание, как и где этот инструмент может быть полезен, уже есть, и нужно постепенно выстраивать работу по возможностям его применения (см., например, исследование применения ИИ в HR). 

На мой взгляд, внедрение ИИ будет происходить по методу внедрения роботов: создается проектная группа, которая будет изучать и анализировать, где какую информацию в каждом отделе ищут сотрудники для принятия решений, сколько времени уходит на аналитику документов. Процесс раскладывается на мельчайшие шаги и выявляется, где может быть полезен ИИ.

ChatGPT может быть использован для вычитывания договоров, для переписки с контрагентами, но на сегодняшний день это дороже стоимости соответствующих сотрудников ОЦО. Также его можно использовать либо для обработки и структурирования большого объема информации, либо для анализа массивов данных. Но пока нет запроса к ОЦО от бизнес-заказчиков на такую аналитику. На сегодняшний день ЭДО, автоматизированные сверки в компании, налаженная система передачи информации пока приносят больше пользы, чем ИИ.

Тренды

Подводя итог вышесказанному, можно выделить следующие основные тренды, которые будут актуальными в индустрии на ближайшие годы. 

1. Необходимо снижать требования при подборе новых сотрудников ОЦО. Вместе с тем ОЦО может стать некой площадкой для выращивания кадров для всей компании, так как специалисты, которые «перерастают» ОЦО, могут перенаправляться в головную компанию.
2. Возрастает спрос на бизнес-аналитику от ОЦО и быстрое реагирование на любые изменения в бизнесе и запросы от него.
3. В сфере импортозамещения ОЦО должен стать неким полигоном для бизнеса, позволяющим оперативно выявлять и устранять все проблемы при замене западных систем на российские.
4. Взрыва по запросам на аутсорсинг, которого многие ожидали, в минувшем году не произошло, и вряд ли его стоит ожидать в будущем в условиях высокой турбулентности.
5. Возрастает ценность профессиональных команд ОЦО.

На последнем пункте хотелось бы остановиться чуть подробнее. Несмотря на то что отрасль ОЦО, можно сказать, достигла своего пика, спрос на руководителей ОЦО по-прежнему растет, поскольку таких специалистов очень мало и их сложно «взять» из другой индустрии. Именно поэтому формирование профессиональной команды ОЦО и ее удержание – один из ключевых трендов на будущий год. Руководители и команды ведущих ОЦО умеют делать для бизнеса уникальные вещи: сокращаться, повышая качество, успешно работать в условиях кадрового дефицита, становится полигоном для внедрения всех изменений, в том числе новых систем. Поэтому цените своих руководителей и сотрудников ОЦО, они очень востребованы на рынке!