Сообщество профессионалов выделенного сервиса
Стать резидентом Вход
Учет рабочего времени с помощью таймшитов. Опыт ЦКР
Статья 21.05.2022

Учет рабочего времени с помощью таймшитов. Опыт ЦКР

С развитием удаленного и гибридного форматов работы персонала контроль загрузки сотрудников стал одной из наиболее актуальных задач для ОЦО. Роман Феткуллов, руководитель направления по визуализации и аналитическим решениям Центра корпоративных решений, рассказал Клубу ОЦО, как им удалось организовать процесс учета рабочего времени сотрудников с помощью IТ-решения Timetta и как это позволило не только оценить загрузку сотрудников, но и выявить непрофильные функции и возможности выполнения новых задач.

За последнее время Центр корпоративных решений значительно вырос как по числу клиентов, так и по количеству предоставляемых сервисов. Сегодня ЦКР принимает на обслуживание клиентов из новых индустрий и расширяет линейку сервисов (90+ услуг и 750+ подуслуг). Столь динамичное развитие потребовало более детального анализа эффективности работы персонала, оценки загруженности и формирования целевого набора задач.

Выбор сервиса для учета трудозатрат

ЦКР начал искать решение для учета трудозатрат, которое можно внедрить за относительно небольшой срок и в условиях ограниченных ресурсов. После исследования систем учета рабочего времени было выделено два подхода.

  1. Самостоятельный учет. Сотрудник использует таймшиты или таблицы для контроля списка задач и фиксирует потраченное рабочее время. Этот подход развивает самоконтроль, но в нем много субъективной оценки.
  2. Автоматический учет рабочего времени, когда система автоматически и незаметно для сотрудника фиксирует рабочее время. 

Второй подход позволяет получить лишь информацию о фактическом времени работы без детализации до конкретных операций, а такой вариант ЦКР не подходил. Поэтому решено было учитывать время с помощью таймшитов, для чего нужно было найти подходящее IТ-решение. Изучив рынок, ЦКР выбрал Timetta — российский облачный сервис для учета рабочего времени и контроля процессов в ОЦО. На выбор повлияли два основных фактора.

  • Решение позволяет гибко организовать справочники клиентов, процессов и операций, на которые сотрудники будут списывать часы. Благодаря этому можно достоверно установить связь между временем, потраченным на операцию, и содержанием работы. 
  • Выгрузка отчетов в корпоративные системы осуществляется достаточно просто.

Возможности IТ-решения по учету рабочего времени представлены на рисунке. 

Timetta
IT-ситема учета рабочего времени

Отметим, что на момент заключения договора Timetta работала в инфраструктуре Microsoft Azure, сейчас сервис поставляется из облака Yandex.Cloud и не зависит от иностранного ПО. 

Пилотный проект и внедрение 

Предполагалась, что выбранное IТ-решение позволит эффективно управлять человеческими ресурсами за счет глубокой детализации отчетности о проделанной работе. Чтобы проверить эту гипотезу, ЦКР запустил пилотный проект на небольшой группе сотрудников, а через полтора месяца после его успешной реализации было принято решение о поэтапном внедрении Timetta в остальных дирекциях компании.

Поначалу в центре столкнулись со сложностью — для сотрудников заполнение таймшитов стало дополнительным функционалом, необходимо было выделять 20–30 минут рабочего времени на их заполнение. Однако через месяц сотрудники адаптировались к новой системе и время на заполнение таймшитов сократилось до 10 минут в день.

Александр Спиридонов, директор по консалтингу Timetta, отмечает, что самое сложное в работе было систематизировать справочники услуг, но, поскольку коллеги из ЦКР работали оперативно, с этим удалось успешно справиться: «Каждую неделю мы корректировали списки услуг и операций, благодаря этому за три-четыре итерации удалось настроить Timetta и провести внедрение за относительно короткий срок».

Итоги проекта

С помощью таймшитов удалось сформировать целевой набор операций для транзакционных сотрудников, оценить распределение времени между задачами, определить нормативы на выполнение каждой операции.

При согласовании таймшитов руководители обращают внимание на содержание работ и следят, чтобы сотрудники выполняли целевой функционал. Данные из Timetta выгружаются на регулярной основе в корпоративную BI-систему, в которой сводятся с данными из других систем. На основе полученной информации принимаются ключевые решения, оцениваются потребности в расширении ресурсов и разрабатываются инициативы по улучшению операционной работы. В настоящее время к системе подключены более тысячи сотрудников из семи дирекций ЦКР.

Благодаря внедрению IТ-решения и внутренней экспертизе ЦКР удалось следующее.

Выявить прямой, вспомогательный и непрофильный функционал у сотрудников

Для прямого функционала создали реестр операций — это задачи, на которые у сотрудников должна уходить основная часть рабочего времени. Вспомогательный функционал — операции, которые не являются ключевыми для сотрудников, но должны выполняться на регулярной основе.

Непрофильный функционал — это те задачи, которые не должны выполняться сотрудниками. Мы просили подробно указывать сотрудников, чем именно они занимаются, что не относится к прямому и вспомогательному функционалу. Непрофильные задачи попадали в опцию «Чужое».

Сформировать целевой набор выполняемых задач в рамках развития функций компании

Для каждой группы сотрудников был сформирован целевой набор операций по итогам анализа результатов, полученных на предыдущем шаге.

Оценить динамику загрузки сотрудников

Собрав необходимую статистику, мы смогли проанализировать динамику загрузки персонала, что повлияло на качество планирования ресурсного обеспечения в периоды пиковых нагрузок.

Протестировать приемку нового функционала в дирекциях и оценить ресурсы на выполнение новых задач

Мы убедились в качестве Timetta на личном опыте и видим положительный эффект от внедрения, поэтому рекомендуем этот сервис нашим коллегам и партнерам.

Подробнее ознакомиться с функционалом Timetta и оценить возможность внедрения системы можно здесь

Мобильное приложение КАМАЗ: опыт внедрения
Мобильное приложение КАМАЗ: опыт внедрения
#Развитие ОЦО, #Цифровизация

Лариса Зубрилова, ЦОБ КАМАЗа, – о том, как собственное мобильное приложение позволило не только ускорить получение HR-сервисов, но и улучшить коммуникации.

Внедрение ЭДО: опыт Гринатома
Внедрение ЭДО: опыт Гринатома
#Лучший опыт, #ЭДО

Ольга Олейник, начальник управления по учету торговых операций Центра обслуживания по бухгалтерскому и налоговому учету Гринатома, рассказала Клубу ОЦО о том, как в Центре пришли к необходимости внедрения юридически значимого ЭДО, с чего начали этот процесс и что было самым сложным, а также каковы основные экономические эффекты от проекта для ОЦО. Предпосылки и этапы внедрения […]

Похожие Статьи

Внедрение системы Lean Perform для трансформации ОЦО
#Лучший опыт #Управление эффективностью
Внедрение системы Lean Perform для трансформации ОЦО

Как внедрение инструментов Lean позволило повысить эффективность бизнес-процессов ОЦО: практический опыт

Нетрадиционные сервисы в ОЦО: практический опыт
#Лучший опыт #Развитие ОЦО
Нетрадиционные сервисы в ОЦО: практический опыт

Представители ОЦО - о том, какие нестандартные функции все активнее переводятся на обслуживание в ОЦО и что это дает бизнесу.

Опыт: запуск ЦБУ ТМК-СИНАРА
#Лучший опыт #Создание ОЦО
Опыт: запуск ЦБУ ТМК-СИНАРА

Денис Шипицын – о выборе функционала и пилотных компаний на стадии запуска ЦБУ ТМК-Синара, а также о конкурсе среди сотрудников при формировании команды ОЦО.

Какие задачи решает Process Mining
#Управление эффективностью #Цифровизация
Какие задачи решает Process Mining

Как используют Process mining в международных центрах и мнения отечественных экспертов.

Данный веб-сайт использует файлы cookie для того, чтобы сохранить данные на вашем компьютере. Если вы продолжаете работать с этим веб-сайтом, мы предполагаем, что вы соглашаетесь с использованием файлов cookie.