Внедрение ЭДО для работы с ИП и самозанятыми: опыт ОЦО «Линдэйли»

Даже в цифровом ОЦО работа с ИП и самозанятыми нередко остается на бумаге. Акты нужно распечатать, подписать, отсканировать и переслать, а любая ошибка задерживает выплату. В ОЦО Lindaily решили убрать эту цепочку и создали собственную платформу ЭДО. Анна Мамбетова, директор Общего центра обслуживания Линдэйли, рассказала, как решение связало выполнение услуги, подписание документов и оплату партнерам.

Почему центр выбрал собственное решение

ОЦО «Линдэйли» обрабатывает большой объем документов по работе с ИП и самозанятыми, в том числе с партнерами по доставке. Партнерам приходилось оформлять акты и чеки, печатать, подписывать и сканировать документы. Для них это была дополнительная  нагрузка. Бухгалтерия, со своей стороны, проверяла комплектность документов, статус партнера и корректность данных перед оплатой.

Между выполненной услугой и оплатой проходило много итераций (см. рис. 1). Сначала партнер готовил документы, затем загружал сканы во внутреннюю систему. Оригиналы отправлялись в центральный офис, где их повторно проверяли и передавали в архив.

На этот процесс компания тратила около 4000 рабочих часов в год. Обработка документов занимала от одного дня до недели, ежегодно требовалось работать примерно с 10 тыс. листов, а 14–15% оригиналов собрать не удавалось. Потерянные или неверно оформленные документы задерживали выплаты и увеличивали число уточнений.

Готовые платформы ЭДО не позволяли решить эту проблему. При объемах нашего ОЦО модель с оплатой за каждый документ могла обходиться в десятки миллионов рублей в год. Кроме того, системе требовалась глубокая интеграция с операционными и учетными программами, чтобы автоматически получать данные о маршрутах и передавать их в 1С ERP.

Стандартный сценарий ЭДО был неудобен и для самих партнеров: он предполагал оформление квалифицированной электронной подписи, установку дополнительного ПО или работу за компьютером. Для исполнителей, которые большую часть дня проводят на маршруте, это создавало лишние барьеры. Поэтому ОЦО «Линдэйли» решил разработать собственную платформу, которая одновременно упростит работу партнеров и сократит ручные операции внутри компании.

Четыре принципа собственной платформы

Проектная команда ОЦО и внутреннее IT-подразделение сформулировали четыре требования к будущему решению.

Минимум бюрократии. Партнеру не нужно посещать налоговую, выпускать квалифицированную подпись или осваивать сложную систему.

Интеграция с операционными платформами. Сведения о выполненных маршрутах должны поступать автоматически, без повторного ввода.

Простой пользовательский путь. Интерфейс должен быть понятен без продолжительного обучения: проверить сведения, подтвердить согласие и подписать документы.

Автоматический контроль статусов. Система должна самостоятельно проверять, сохраняет ли партнер статус ИП или плательщика налога на профессиональный доход.

Разработка стала первым проектом такого масштаба, который центр реализовал без внешнего подрядчика. Основную техническую работу выполнил один разработчик при участии межфункциональной проектной группы. На создание базового решения потребовалось несколько месяцев.

Как работает безбумажный процесс

Платформа получает из операционной системы данные о маршрутах и выполненных услугах. На их основе автоматически формируются документы и визуальные формы для проверки.

Партнер открывает систему с телефона, просматривает подготовленные документы и подписывает их. Возможность массовой обработки позволяет не работать с каждым актом отдельно.

После подписания документы проходят внутреннюю цепочку согласования. Система проверяет необходимые статусы и передает данные в 1С:ERP, где формируется основание для оплаты.

Так компания связала в единую последовательность операцию, документ и выплату (см. рис. 2). Ручной ввод между этапами был практически исключен.

Как ОЦО использует простую электронную подпись

В платформе используется простая электронная подпись — ПЭП. Ее применение и равнозначность собственноручной подписи закреплены в соглашениях с партнерами.

Перед подписанием система проверяет статус ИП или самозанятого (см.  рис. 3). После этого документы и сведения о действиях пользователя сохраняются, а данные автоматически передаются в 1С ERP.

Перед запуском компания изучила рыночную практику, привлекла юристов и направила запрос в ФНС. При этом ПЭП подходит не для всех документов. Сейчас модель применяется в работе с партнерами без НДС. Там, где нужна квалифицированная электронная подпись, требуется другой сценарий.

Важно хранить не только сами документы, но и логи авторизации и подписания. Это позволяет подтвердить, кто и когда совершил действие в системе. Поэтому переход на ПЭП требует участия бизнеса, IT и юристов.

Преимущества внедрения системы ЭДО

Обработка документа в логистике сократилась в десять раз. До внедрения платформы сотруднику логистики требовалось в среднем около десяти минут на один документ. Нужно было связаться с партнером, проконтролировать оформление, получить скан и проверить возврат оригинала.

После автоматизации обработка стала занимать около одной минуты. Документ формируется на основе данных о маршруте, а партнер может подписать его непосредственно с телефона.

Из процесса ушли постоянные напоминания, поиск документов и разбор ошибок. Сотрудники смогли переключиться с бумажной рутины на задачи, связанные с организацией перевозок и качеством сервиса.

Подготовка выплат — с двух дней до 15 минут. Выплаты партнерам производятся два раза в месяц. Раньше к каждому платежному циклу два сотрудника примерно два дня собирали документы, проверяли комплектность, отражали операции и готовили данные для оплаты.

Пиковая нагрузка была предсказуемой, но избежать ее было невозможно. Периоды выплат приходилось учитывать при планировании отпусков и распределении задач внутри команды.

Теперь необходимые сведения выгружаются автоматически. Подготовка занимает около 15 минут и требует участия одного сотрудника. Процесс перестал зависеть от сверхурочной работы и ручной обработки большого пакета документов.

Полный комплект документов. При бумажном процессе компания собирала около 85% оригиналов. Остальные документы терялись при пересылке, требовали повторного оформления или оставались на контроле у сотрудников.

После перехода на платформу все документы доступны в электронном виде. Их не нужно пересылать между регионами и центральным офисом, а статус каждого экземпляра виден в системе. Полнота документов достигла 100%. 

Меньше действий для партнера. Для ИП и самозанятых главным изменением стала возможность подписывать документы с мобильного телефона. Им больше не требуется возвращаться в офис, готовить документы за компьютером, печатать их и отправлять оригиналы.

Понятный интерфейс и массовая подпись сократили административную нагрузку. Своевременные и прозрачные выплаты, в свою очередь, повысили доверие партнеров к процессу.

Поэтапное внедрение вместо одномоментного запуска

Центр не стал подключать к платформе все подразделения одновременно: в систему вводила по два филиала за один платежный цикл, выбирая период низкой сезонной нагрузки.

Такой подход позволял:

• сопровождать пользователей в первые недели;
• проводить обучение;
• разбирать возражения и опасения;
• оперативно корректировать интерфейс;
• выявлять особенности региональных процессов до следующей волны.

Команда несколько раз перерабатывала пользовательский путь, чтобы исключить не только неудобство, но и саму возможность ошибочного действия. Срок полного масштабирования составил 5 месяцев.

Результаты проекта

После внедрения ОЦО «Линдэйли» зафиксировала следующие результаты:

• время обработки документов сократилось на 93%;
• в логистике один документ обрабатывается за одну минуту вместо десяти;
• в бухгалтерии операция занимает около двух секунд вместо одной минуты;
• полнота комплекта документов выросла с 85% до 100%;
• подготовка выплат сократилась с двух дней до 15 минут;
• удовлетворенность персонала выросла с 40% до 90%;
• партнеры получили возможность подписывать документы с телефона;
• потери оригиналов и задержки из-за их пересылки были исключены.

Качественный эффект оказался не менее важным, чем расчетная экономия. Из работы сотрудников ушла задача, которая регулярно создавала напряжение, требовала сверхурочной занятости и при этом не приносила дополнительной ценности бизнесу.

Следующий этап — расширение возможностей платформы. Наш ОЦО планирует добавить в ЭДО акты сверки, развивать отчетность и подключать новые системы. Решение также хотят распространить на другие категории самозанятых, в том числе на специалистов, которые оказывают разовые услуги.

Кроме того, команда изучает интеграцию с Госключом, удаленный выпуск подписей и предзаполненные черновики. Платформа будет развиваться по мере появления новых требований и общерыночных решений.

Рекомендации коллегам для аналогичных проектов

Автоматизировать весь маршрут, а не отдельный документ. Если электронный акт по-прежнему приходится вручную создавать, переносить между системами и сверять с операцией, цифровизация остается частичной. Максимальный эффект возникает, когда данные проходят автоматически от факта оказания услуги до выплаты.

Проектировать систему от пользователя. Для партнера ценность платформы заключается не в количестве функций, а в минимальном числе действий. Возможность подписать документы с телефона может быть важнее сложной функциональности и развитой отчетности.

Считать стоимость решения на полном объеме. При большом объеме документов внешняя платформа может оказаться слишком дорогой, даже если цена за один документ невысока. Поэтому важно сравнивать не только тарифы, но и общие затраты на поддержку, развитие и безопасность решения. 

Закладывать интеграции до начала разработки. Ручной перенос данных приводит к ошибкам и мешает масштабированию. Поэтому интеграцию с операционными и учетными системами нужно продумать еще на этапе проектирования процесса. 

Внедрять волнами. Постепенное подключение подразделений позволяет доработать решение на реальных сценариях, снизить сопротивление и не перегрузить проектную команду.

Хранить доказательную базу вместе с документом. Для процессов с электронной подписью недостаточно сохранить только итоговый файл. Необходимо обеспечить доступ к логам авторизации, сведениям о подписании и другим данным, подтверждающим последовательность действий.

Ограничить область применения ПЭП. Внутреннее решение не должно автоматически распространяться на все документы. Для каждого вида операции необходимо проверить законодательные требования, статус контрагента, наличие НДС и срок хранения.

Не заменяйте бумагу электронными файлами — убирайте лишние действия из всего процесса. Опыт ОЦО Линдэйли показывает: когда готовые решения не подходят, собственная платформа может дать быстрый и измеримый эффект.