Как превратить данные в ключ к добавленной ценности ОЦО

Антон Беренцев

ELMA

Директор направления «ELMA365 Налоговый мониторинг»

Директор компании Intellect Lab Антон Беренцев не один год внедряет RPA & AI в сервисных процессах компаний и признается, что практически в каждом проекте сталкивается с проблемами в данных. Как превратить данные ОЦО в ценный ресурс для роста, ликвидировать типичные ошибки и увидеть новое там, где другие теряют направление – в его материале для читателей Клуба ОЦО.

Данные: риски и возможности 

В процессе развития ОЦО проходит несколько стадий: от основания и объединения множества функций до развития в качестве партнера бизнеса.

В самом начале в основание центра закладывается клад, который может обеспечить его прогресс. Однако этим кладом нужно уметь правильно распорядиться.

Продуцируя большое количество данных, ОЦО одновременно создает ценность и увеличивает риски. Если процессы недостаточно отлажены, механизмы и методы получения и хранения данных имеют недочеты, ошибки постепенно накапливаются и начинают вредить производительности. Ручной поиск слабых мест, исправление ошибок отнимает много ресурсов, а лидеры ОЦО вместо планирования развития вынуждены заниматься текучкой.

Однако если работа с данными построена правильно, они становятся ценным источником роста.

Выводы по изменению работы на основе данных часто дают больший результат, чем автоматизация.

ОЦО может не только видеть возможности улучшения своих процессов, но и анализировать сквозные процессы, находить точки роста для бизнеса и предлагать новые услуги, которые сделают выделенные сервисы еще более ценными для компании. В этой точке ОЦО как владелец глубокой экспертизы процессов помогает компании перейти к новой парадигме принятия решений.

Основанные на данных решения отличаются высокой точностью и стратегической глубиной.

Чтобы добиться такого эффекта, мы разработали ряд шагов, которые с успехом применяются в ОЦО. Начинать нужно с аудита данных центра, на котором специалисты:

• Определяют все информационные системы (ИС), используемые в работе
• Описывают изменения данных при переходе из одной ИС в другую
• Выделяют точки сбора данных и период их доступности.

Случается, что вследствие перемен в процессах данные теряют согласованность: например, после организационных перемен не актуальными становятся маршруты распределения документов.

Анализ процессов через данные, сотрудники ОЦО могут по большей части провести самостоятельно, без подключения специалистов по ИТ или аналитиков. Эта работа позволит выявить:

• нарушения и/или отсутствие регламентов работы
• разрывы в интеграции информационных систем
• приоритеты и численный эффект от автоматизации
• тенденции развития процессов, контрагентов, подразделений, рынков

Каждый из этих пунктов — потенциальная точка роста производительности труда и снижения рисков. Целесообразность изменений оценить очень просто, проанализировав частоту использования, риски, а также ожидаемый краткосрочный и долгосрочный эффект.

Подключение ИТ и аналитиков

На следующем этапе уже требуется участие ИТ-специалистов или аналитиков, которые помогут выявить отклонения и несогласованность данных.

Внимание аналитиков привлекают, например, слишком большие или слишком малые значения, ошибки заполнения реквизитов (ошибки в буквах, цифрах), ошибки в типах документов (сканированный образ или цифровой документ, пустой или нечитаемый).

Как правило, такие моменты обнаруживаются во время аудита или подготовки отчетности – но при этом нет времени на улучшение процессов. Специально предпринятый полный анализ дает возможность существенного снижения рисков и поможет определить проблемы в информационных системах или в том, как с ними (с ИС) работают люди.

Выявление потенциала автоматизации

После описанных этапов анализа становятся четко видны участки, на которых происходит массовое ручное преобразование данных. Очевидно, что именно там нужно внедрять автоматизацию, выбирая между инструментами ERP, RPA и AI. Для некоторых участков потребуется внесение автоматических проверок данных, которые не позволят пользователям отклоняться от регламента.

Весьма полезно подготовить в ОЦО информационные панели с мониторингом маркеров отклонений: они позволяют проводить превентивные корректировки процесса еще до наступления отчетных сроков или периода проверок.

Однако самый важный результат ревизии данных ОЦО – получение полностью согласованных, точных сведений, которые могут лечь в основу новой услуги для бизнеса: оптимизация процессов и всей работы на основе данных.

От редакции:

Задавайте вопросы экспертам Клуба ОЦО! Ждем ваших писем по адресу info@sscclub.ru