Как создать антикризисный штаб компании

Еще в начале пандемии COVID-19, сотни компаний в мире создавали антикризисные центры управления , задача которых — координация активного реагирования на возникающие вызовы. Сегодня самое время вспомнить наработанный опыт. Рассказываем о типовой структуре и функциях антикризисного центра, который можно создать и запустить в сжатые сроки.

АНТИКРИЗИСНЫЙ ШТАБ: ЗАДАЧИ И СТРУКТУРА

Антикризисный штаб – эффективный инструмент управления компанией в чрезвычайной ситуации. Эти штабы:

• аккумулируют знания и энергию экспертов, лидеров команд и рядовых сотрудников
• проводят быстрое тестирование решений и контроль их реализации
• собирают обратную связь и оперативно корректируют антикризисную политику.

Гибкая структура такого штаба обычно состоит из пяти групп, работу которых координирует единый центр. Лидеры групп получают полномочия, достаточные для быстрого реагирования и расшивки узких мест. В зависимости от структуры и вида бизнеса компании значимость групп может меняться. 

Группа 1. Центр управления

Полномочия этой группы охватывают всю компанию. Именно на нее возлагается ответственность за обеспечение непрерывности бизнес-процессов и связей с клиентами на фоне заботы о благополучии персонала.

Состав группы: лидер компании, координатор, бизнес-аналитик и эксперт по защите от эпидемии.

Функции группы:

• разработка антикризисной политики и необходимых превентивных мер
• обеспечение информационного обмена между группами 
• привлечение и распределение ресурсов
• поддержание эффективного взаимодействия команд антикризисного штаба.

Группа 2. Охрана труда

Люди, их здоровье и благополучие – абсолютный приоритет компаний в период пандемии. Группа охраны труда разрабатывает и внедряет план поддержки сотрудников, следит за соблюдением техники безопасности на рабочих местах, обеспечивает благополучие в производственных и офисных помещениях .

Состав группы: глава HR-службы, представители службы безопасности, юридической службы, отдела по связям с общественностью. Рекомендуется также создать временную позицию омбудсмена по защите кадров

Функции группы:

• обеспечение работоспособности инструментов удаленного взаимодействия, 
• разработка и распространение инструкций по соблюдению мер безопасности, сценариев быстрого реагирования и т.п.
• подготовка новых графиков работы с учетом требований карантина,
• организация проверок здоровья сотрудников (в том числе удаленных) и оперативное предоставление информации о результатах,
• подготовка документов и информационных материалов для сотрудников, изучение лучших практик других компаний по защите кадров в период пандемии 
• сбор обратной связи от сотрудников
• взаимодействие с органами власти, медицинскими учреждениями и т.д. 

Группа 3. Контроль поставок

Прерывание логистических цепочек во время пандемии может стать серьезным ударом по бизнесу компании. Группа контроля поставок призвана максимально стабилизировать поставки, смягчить негативные факторы и подготовить компанию к возвращению в нормальный режим работы.

Состав группы: руководитель отдела закупок, менеджер по закупкам, аналитик, региональные менеджеры по поставкам, менеджер по логистике.

Функции группы:

• создание карты цепочек поставок, включающей всех поставщиков и точки их взаимодействия
• изучение антикризисных стратегий (в том числе поддержка перезапуска производств поставщиков нормирование поставок, возможности предварительного заказа логистических мощностей, получение приоритетов в отношениях с поставщиками)
• контроль использования запасов
• планирование спроса на отдельные наименования и группы товаров и услуг в связи с карантинными мерами
• оптимизация сетей поставок и поиск новых поставщиков 
• управление планированием производства.

Группа 4. Поддержка клиентов

Отклик на изменяющиеся потребности клиентов – важный инструмент роста компании даже в период кризиса. Потребительский спрос во время кризиса не исчезает, он трансформируется, поэтому поддержка клиентов приобретает особое значение. В условиях пандемии компании должны вкладывать больше средств в онлайн-каналы, системы доставки, совершенствовать качество обслуживания. Нужно учитывать, что по окончании кризиса вкусы потребителей могут не вернуться к тому, что было до пандемии. Именно этими вопросами занимается антикризисная группа по поддержке клиентов.

Состав группы: руководитель отдела продаж и маркетинга, финансовый аналитик, менеджеры по работе с клиентами, менеджеры по продуктам.

Функции группы:

• общение с клиентами B2B 
• разработка сценариев информирования о рисках
• сопровождение клиентов, коррекция процессов с целью сохранения установленных связей
• обучение сотрудников клиента работе в новых условиях
• контроль качества услуг
• коммуникация с клиентами B2С на темы, связанные с пандемией COVID-19

Группа 5. Бизнес-аналитика

Группа бизнес-аналитики в условиях кризиса отвечает за разработку сценариев, адаптированных к новым условиям. 

Состав группы: финансовый директор, руководитель отдела стратегии/развития бизнеса, руководитель казначейства, представитель юридической службы, финансовые аналитики.

Функции группы:

• определение значений критических переменных и KPI
• выделение триггеров снижения эффективности
• сбор финансовых данных о текущем состоянии компании
• разработка адаптивных бизнес-сценариев на основе последних данных о развитии эпидемии и экономических прогнозов
• определение шагов, необходимых для стабилизации ситуации (в том числе управление кредиторской и дебиторской задолженностью, снижение затрат, отчуждение, слияния и поглощения).

КАК ЗАПУСТИТЬ АНТИКРИЗИСНЫЙ ШТАБ В КОМПАНИИ

Прежде всего, не нужно усложнять. Если вы еще не пробовали запускать минимально жизнеспособные версии продуктов, самое время научиться работать «с колес». Чем быстрее начнет работу антикризисный штаб, тем большего он сможет добиться. Начните с группы 1 и достраивайте остальную структуру в рабочем порядке.

Аналитики, изучающие практики компаний в условиях пандемии COVID-19, указывают на следующие важные моменты:

• Команды нужно комплектовать быстро.
• Зоны ответственности и полномочия обозначать четко, но с учетом необходимой гибкости. 
• Нужно часто проводить, необходимые для координации действий и проверки эффективности решений. 
• Повестка совещаний должна включать только самые главные моменты.
• Приглашать к участию стоит не только руководителей, но и лидеров команд.

Карта проблем будет первым и крайне важным продуктом деятельности антикризисного штаба. В ней нужно отразить проблемы, риски и угрозы – возможно, в вашей компании их будет решено разделить на непосредственные, отложенные и непредвиденные. Сценарий реагирования создается на каждый прописанный в карте угроз случай.

Финансовые сценарии – разрабатываются на основе карты угроз и включают сведения о балансе компании, движении денежных средств, прибылях и убытках, а также конкретные меры, которые нужно предпринимать в каждом случае.

Антикризисному штабу также придется взять на себя работу по постановке реалистичных целей – скорректированные с учетом условий кризиса, они могут не понравиться руководителям бизнес-подразделений, и здесь понадобится искать компромисс.

Используйте в работе антикризисного штаба привычные инструменты отслеживания прогресса, прогнозирования и взаимодействия. Настройтесь импровизировать, делегировать и быть гибкими – и пусть кризис принесет вам максимум новых возможностей.