Как в ОЦО Capgemini внедряют малую роботизацию
Capgemini – один из лидеров мирового рынка IT технологий. Около 70% бизнеса приходится на облачные сервисы, IT приложения, локальная IT поддержка, 20% — на бизнес-центры. В портфеле компании — Unilever, 4seasons, Volvo, Coca-Cola и другие гиганты бизнеса. Российский ОЦО в Омске открылся в 2012 году, а в 2016 по глобальному контракту был передан из Unilever в Capgemini. Сегодня у ОЦО два клиента: Unilever и Syngenta. Центр работает с Россией, Украиной, Беларусью и Казахстаном, обслуживает клиентов в 11 часовых поясах на английском и русском языке. В 2017 году омский ОЦО Capgemini получил сертификат качества ISO.
В беседе с редакцией портала Клуб ОЦО Project Manager Capgemini Russia Анжела Новикова рассказала, как в ОЦО внедряются средства малой автоматизации и роботизации.
Оптимизация, стандартизация и 10% IT
RPA (Robotic Process Automation) – это система автоматизации, в ходе которой на базе анализа бизнес-процессов создается программное обеспечение, повторяющее действия человека и позволяющее выполнять рутинные операции без его участия. Самая частая ошибка, которая препятствует успешной роботизации – неверный анализ процессов.
«Почему-то многие считают, что RPA – это исключительно IT. На самом деле, RPA — это исключительно бизнес».
Базой для анализа бизнес-процессов в Capgemini выступает методология ESOAR (Elimination, Standardization, Optimization, Automation, Robotization), которой владеют все сотрудники ОЦО. Первая стадия этого процесса – elimination, то есть исключение всех ненужных шагов. Затем проводится максимальная стандартизация шаблонов, документов, процессов и так далее. И лишь после оптимизации наступает черед автоматизации и роботизации, если в этом все еще есть необходимость.
«В результате на IT уходит всего лишь около 10% времени».
Роботизация: UiPath для клиента
Для роботизации лучше всего подходят процессы, которые повторяются изо дня в день. Это ввод и проверка данных, манипуляции с данными и файлами, сбор информации с web страниц, извлечение текста, импорт и экспорт данных, преобразование форматов данных и графики, сверки, периодическая отчетность, работа с SAP и другие транзакции.
«Для эффективного функционирования робота необходимо, чтобы исходные данные были унифицированы».
В бизнес-центре Capgemini в Омске на конец 2018 года роботизировано 35 процессов, например:
- Организационные: распределение заявок на оплату по участкам и между бухгалтерами.
- Проводки в SAP: транспортные услуги, бонусы покупателям, прочие услуги.
- Расчеты с покупателями: загрузка цен в SAP, учет прочей реализации в SAP.
- Основные средства: обработка запросов на капитализацию ОС, формирование ежемесячных отчетов по ОС (по разным областям оценки), актуализация справочника по ОС.
- Закупки: проверка путевых листов от транспортных компаний.
- Кадровые процессы: увольнение, формирование и отправка зарплатных ведомостей, изменение данных о работе.
- Банковские операции: разнесение выписок, сбор данных по оплате поставщикам и осуществление проводок в SAP, обновление курса валют.
«Все эти проекты разработала внутренняя RPA команда из двух разработчиков и одного аналитика. Сейчас численность команды выросла до 15 человек, потому что мы выходим на международный рынок и будем писать роботов уже для всей глобальной компании».
Экономия от роботизации в 2018 году составила 100 тыс. евро.
Процессы роботизации требуют разных временных затрат: от двух недель в случае с простыми операциями до трех месяцев в случаях, когда роботизация касается сложных процессов. Для того чтобы рабочий диалог был максимально продуктивным, эксперты со стороны бизнеса также получают сертификацию по бизнес-аналитике UiPath.
Easy Morph: код пишет кадровик
Подбирая инструменты для малой автоматизации, в Capgemini ориентировались на три критерия: легкость в освоении конечными пользователями, универсальная совместимость и разумная цена.
«Мы анализировали Microsoft Flow, Power BI и EasyMorph, и последний нас очень привлек своей простотой и доступностью».
EasyMorph позволяет преобразовывать файлы Excel и иных баз данных в нужный вам результат. Проект пишется один раз: система запоминает логику, а затем проводит все необходимые шаги без участия человека. Интерфейс настолько прост, что с ним легко справится любой человек, работающий в Excel. Одно из преимуществ EasyMorph – наличие лога, в котором легко отследить логику кода и найти, где были допущены ошибки, а значит, недочеты проекта легко исправить.
Обучение сотрудников было организовано в виде мастер-классов по подразделениям. Обучал коллег IT разработчик. Предварительно отделы ОЦО собрали информацию по отчетам, которые регулярно формируются, и обучение впоследствии строилось на изучении конкретных алгоритмов. После такого краткого тренинга сотрудники смогли самостоятельно написать код — и до сих пор охотно это делают.
«Если раньше сотрудник ежемесячно тратил два часа на составление стандартного отчета, то сегодня он за те же два часа пишет проект для EasyMorph, и в следующий раз система создает его за пять минут. При этом число ошибок в отчетах сведено к нулю, и это без вовлечения IT».
Сегодня сотрудники могут без помощи IT-службы создавать проекты разного масштаба — от простых и незамысловатых до многоступенчатых и сложных. Помощь IT теперь требуется только изредка, если задача включает очень сложные алгоритмы — и она предоставляется в виде консультации.
Экономия рабочего времени на процессе сверки отчетов из трех источников составила 40% — с EasyMorph процесс занимает четыре часа вместо прежних десяти.
Capgemini использует полную версию EasyMorph, но для небольших проектов вполне подходит бесплатная демоверсия, ограниченная 20 шагами. EasyMorph удобен также для создания массовых персонифицированных рассылок: в стандартное информационное письмо с его помощью легко добавлять нужные параметры.
К следующему уровню, роботизации, в Capgemini приходят только после изучения всего рынка инструментов автоматизации и проверке систем заказчика по методу ESOAR.
«При качественной аналитике дорогие инструменты автоматизации могут и не понадобиться», — уверена Анжела Новикова.
Четыре главных этапа создания ОЦО
Успешный запуск, в первую очередь, зависит от готовности IT-систем компании. Рекомендации Ольги Прудниковой для тех, кто только задумывается о создании ОЦО
Как увидеть цифровое будущее ОЦО — советы эксперта Citibank
Бурное развитие цифровых технологий иногда обескураживает: какие инструменты выбрать? Рекомендации от эксперта Citibank по цифровым услугам для бизнеса.
