Автоматизация без айтишников. Опыт Coca-Cola HBC Russia
Европейскую COCA-COLA HELLENIC BOTTLING COMPANY обслуживают два центра выделенного бизнес-сервиса — один в России, второй в Болгарии. В вопросах автоматизации оба центра развиваются в общем русле. «ОЦО-клуб» расспросил о деталях менеджера по совершенствованию бизнес-процессов в едином центре обслуживания Кока-Кола Хелленик Россия Светлану Надыгину.
Coca-Cola – один из лидеров пищевой промышленности России: на 10 производственных площадках трудится более 7 000 сотрудников, а сумма инвестиций в экономику страны превышает $ 5,7 млрд. Единый центр обслуживания в России работает всего c двумя клиентами, но по объему бизнеса – это треть общего глобального производства компании. В российском ЕЦО – около 200 сотрудников, которые обеспечивают около 300 процессов. Второй ЕЦО COCA-COLA HELLENIC BOTTLING COMPANY расположен в болгарской столице Софии. Направления деятельности обоих ЕЦО – управление дебиторской и кредиторской задолженностью и общий учет на основе ЭТМ СФО. Центры используют унифицированные базы данных, коды продукции и клиентов.
Основа для старта: обучение инновационному подходу
Движение к автоматизации бизнеса в Coca-Cola началось с развития инновационного мировоззрения у сотрудников. Два года, 2017 и 2018, прошли под знаком обучения персонала. В компании появились собственные тренинги по методологии Lean и культуре ведения проектов, в ходе которых участников учат генерировать идеи улучшений на рабочем месте и структурировать проектную деятельность в соответствии с технологиями компании. Проектная деятельность не только стала частью индивидуальных планов развития сотрудников, но и начала влиять на уровень оплаты труда:
«На фоне того, что 25% зарплаты в компании составляют бонусы, проектная деятельность была включена в KPI. И сотрудники приняли это с энтузиазмом: у них есть идеи, много проектов, участвовать интересно – так почему бы еще за это не получить галочку в бонусной части?»
По окончании тренингов и защиты проектов сотрудники получают подписанные руководством сертификаты. Есть и официальное награждение лучших, и возможность рассказать о своем проекте на общей ежеквартальной встрече.
«Признание результатов – это важно, но об этом часто забывают».
Автоматизация без айтишников
Результатом развития инновационного подхода стало обилие идей по улучшению процессов и взлет мотивации персонала. Но технические специалисты по стандартам компании не занимаются малыми автоматизациями бизнес-процессов, да и сами процессы знают только сотрудники, которые их выполняют – и компания начала инвестировать в тренинги повышения технической грамотности.
«Сотрудники очень это оценили, у нас уровень вовлеченности больше 92%. Нам не нужны айтишники — наши сотрудники хотят учиться, у нас очень большой лист ожидания тех, кто хочет попасть в эту программу».
Сегодня в ЕЦО проводят несколько видов тренингов по инструментам, формируют команды мастеров, которые учатся за пределами компании и потом делятся знаниями с коллегами. Кроме того, в распоряжении сотрудников есть печатные материалы по использованию инструментов автоматизации.
Подбор инструментов и направления внедрения RPA
В компании автоматизировано большое число процессов, но любые улучшения, связанные с SAP, тормозятся из-за того, что эта поддержка находится на аутсорсинге, требует соблюдения ряда согласовательных процедур и выделения серьезного бюджета. Продвинуть изменения в SAP получается в основном если они подходят для масштабирования на 24 страны, обслуживаемые ЕЦО в России и Болгарии.
«Фактически мы ограничены в реализации».
Поэтому в российском ЕЦО Coca-Cola активно используют инструменты, удобные для локального применения: и сложные формулы Excel, и макросы Excel VBA, и Microsoft Flow, а RPA разрабатывают на платформе UI Path Studio.
Инструменты для автоматизации выбираются в зависимости от масштаба и сложности задач.
Источник: Coca-Cola HBC Russia
«Если это что-то простенькое, то мы делаем формулу, это очень легко. Макросы используем, если задача несколько сложнее, но требует контроля человека по принципу «нажал кнопку – сделал». MS Flow – для настройки потоков между приложениями, плотной работы с SAP. RPA работает самостоятельно, без участия человека и не занимает компьютеры сотрудников, в отличие от макросов».
Роботизация в ЕЦО Coca-Cola началась в Болгарии, где изначально была создана команда разработчиков. Теперь разработчики есть и в России, и нужные задачи решаются на месте.
Источник: Coca-Cola HBC Russia
Роботы не только позволяют сократить затраты, но и обеспечивают защиту от человеческого фактора.
«У нас был случай, когда бухгалтер забыл загрузить курсы с сайта ЦБ, после чего потребовалось достаточно много времени для исправления ошибки. Роботизация – это не только тайминг, но и контроль».
Интересно, что мнения по регламенту работы роботов у болгарского и российского ЕЦО разные: если зарубежные коллеги считают, что работа окончена, когда робот передан в бизнес-юнит, то российские – пишут чек-листы для контроля качества работы.
Идеальный разработчик: найти и обучить
В болгарском ЕЦО Coca-Cola обучаться RPA разработке отправили бухгалтеров, которые умели писать макросы. Через три месяца обучения на внешнем тренинге и в онлайн-академии UiPath сотрудник написал первого робота.
В России поступили иначе: на должность разработчика взяли программиста со специализацией на бизнес-информатике. Получив образование в ВШЭ, этот человек владеет не только С++, но и методами анализа проектов и Lean. За те же три месяца он создал и запустил уже двух роботов, еще три находятся в разработке.
Роль аналитика в RPA проекте очень важна:
«Эксперт высокого уровня всегда в курсе групповых проектов и знает, какие задачи стоит решать на локальном уровне, а какие можно отложить, потому что на уровне компании скоро появятся нужные изменения в SAP. Он подскажет, какой процесс лучше использовать, поможет учесть все контроли. Но затягивать с просмотром процессов не нужно, нужно все делать быстро».
Но в идеале, советует эксперт, нужно отправлять разработчика работать в бухгалтерию на несколько дней в месяц. Эффект от самостоятельного освоения SAP разработчиком получается отличный.
Эффективность автоматизации: главное – сама идея
Цель, которую ставят в компании – это минимум два года стабильной работы автоматизированных процессов. Показатели эффективности складываются из цифр по разным инструментам, но самое главное, уверена Светлана Надыгина – это идея поиска непрерывных улучшений.
Источник: Coca-Cola HBC Russia
Пять инструментов лидера в период пандемии
Пандемия коронавируса проверяет на прочность бизнес-лидеров всего мира. Пять инструментов, которые вы можете взять на вооружение, помогут справиться с кризисом и пригодятся, когда он закончится.
Главные ошибки антикризисного управления
Кризис – время, когда испытанные шаблоны управления перестают работать. Лучших результатов добиваются те, кто не просто «тушит пожар», а предвосхищает новые вызовы и готовится к ним (хотя в стрессе это часто кажется невозможным).
