Налоговый мониторинг в ОЦО: как сохранить контроль над данными и снизить операционную нагрузку

Практика работы общих центров обслуживания (ОЦО) существует около 20 лет. За это время подразделения освоили различные инструменты цифровизации. По итогам исследования, которое провели специалисты Клуба ОЦО, самые популярные в работе — это сервисы ЭДО, решения для планирования ресурсов (ERP) и роботизации бизнес-процессов (RPA). За счет чего еще можно оптимизировать задачи бухгалтерских ОЦО эксперты компании Directum рассказывают в статье.

Та же работа с ФНС, но эффективнее

Как известно, налоговый мониторинг (НМ) — это форма контроля, когда бухгалтерия предоставляет проверяющим удаленный доступ к своим информационным системам. С помощью него ведомство может увидеть достоверность начислений и налоговую базу налогоплательщика, предоставить мотивированное мнение по спорным ситуациям (видам начисления и отражения налогов). Благодаря этому:

• упрощается взаимодействие с налоговой;
• нет камеральных и выездных проверок по налогам, зафиксированных в соглашении с ФНС;
• повышается доверие к компаниям со стороны государства и контрагентов;
• есть возможность оперативно устранить ошибки и избежать штрафов благодаря мотивированному мнению;
• НДС можно возместить в ускоренном порядке.

Факторы, которые тормозят переход на НМ

Для удобного взаимодействия с ФНС нужны цифровые решения. Финансовые директора и руководители налоговых подразделений понимают выгоды от перехода на налоговый мониторинг, но могут возникать опасения.

1. Потеря контроля. Налоговая получит доступ ко всем данным, включая те, которые корректировались по соглашению с контрагентом. Станет сложнее управлять своей позицией по спорным вопросам.
2. Ошибка бухгалтера может привести к штрафам. Когда специалист готовит ответ на требование, он может еще раз все перепроверить. Налоговый мониторинг подразумевает прямой доступ — инспектор может увидеть то, что бухгалтер не обнаружил или не успел исправить.
3. Разрозненность данных. Информацию собирают из разных систем, потребуется организация масштабного проекта по выстраиванию и внедрению ИТ-инфраструктуры и неведении порядка в СВК, учетной политике и внутренних процессах.
4. Зависимость от ИТ-систем. Есть опасения, сможет ли решение поддерживать виды документов, которые вводит ФНС, и будет ли система адаптироваться к новым требованиям законодательства.
5. Неочевидные плюсы. Руководители ОЦО не видят выгоды в денежном выражении, но именно им придется нести ответственность за инвестиции, потраченные в рамках реализации проекта. Переход на налоговый мониторинг воспринимается как рискованный и дорогой проект.

Перемены – это всегда сложно. Смена привычных процессов может вызывать опасения, но давайте «есть слона по частям» и декомпозируем задачу перехода на отдельные этапы реализации проекта.

Постепенные шаги к удаленному взаимодействию с ФНС

1. Оцените готовность компании

С 2024 года порог вступления в налоговый мониторинг стал ниже. Сегодня участники должны иметь суммовые критерии: не менее 800 млн рублей для выручки и активов и не менее 80 млн рублей для суммы уплаченных налогов (см. рис. 2).

Наличие системы внутреннего контроля (СВК) поможет сохранить управляемость при удаленном взаимодействии с ФНС. Если настроить контроль за совершаемыми фактами хозяйственной жизни, правильностью исчисления, полнотой и своевременностью уплаты налогов и сборов, ОЦО сможет:

• грамотно выстроить операционную деятельность и эффективно использовать ресурсы;
• работать в соответствии требованиям налогового законодательства;
• обеспечить достоверность бухгалтерской и налоговой отчетности;
• соблюдать внутренние политики и процедуры;
• снизить риски по штрафам.

Налоговая анализирует данные о бухучете организации в онлайн режиме через систему ФНС России АИС «Налог-3». Интеграция с сервисом возможна через витрину данных — специализированное решение для сбора и обработки информации. Это снижает необходимость налоговой дозапрашивать информацию. В витрину передаются сведения из разных систем организации, а далее отражаются в АИС «Налог-3», где инспектор с помощью функции раскрытия деклараций (drill down) может просмотреть отчетность и «провалиться» в первичные документы (см. рис. 3). Витрина данных работает как управляемый шлюз, а не открытая дверь. ОЦО самостоятельно настраивает контуры выгрузки, проверяет сведения до отправки и фиксирует версии регистров. Инспектор видит заранее согласованные контрольные точки.

2. Организуйте хранение документов

Переходить на удаленное взаимодействие с ФНС удобнее с уже организованным архивом. Он обеспечивает порядок в документах организации и ее филиалов, сохраняет данные от удаления, а оригиналы защищает от случайного изменения сотрудниками за счет разграничения прав доступа.

Интеллектуальная обработка снимает ручную нагрузку при подготовке ответов, а версионность и защита от изменений страхуют от внутренних расхождений между юрлицами группы. Современные вендорские решения строятся на открытых API и регулярно обновляются под изменения требований ФНС.

Например, готовое решение по организации архива для налогового мониторинга Directum СЭД+ закрывает все задачи при подаче отчетности в удаленном формате (см. рис. 4):

• Финансовый архив интегрируется с витринами данных и учетными системами. Так, благодаря интеграции витрины Kept и архива Directum СЭД+, регулятор получает доступ к бухгалтерской и налоговой отчетности, при этом не нарушается конфиденциальность корпоративных данных.
• Интеллектуальная обработка документов ускоряет внесение реквизитов и исключает ошибки по невнимательности.
• Документы, полученные или отправленные контрагенту через сервис обмена, например Контур.Диадок или СБИС, автоматически поступают в архив, где легко проконтролировать их статус.
• Вся информация компании хранится в едином месте с сохранением юридической значимости, можно дополнительно защитить документы и настроить к ним права доступа.
• Документы легко объединить по комплектам, а поиск по заданным критериям занимает считанные минуты.

Для ОЦО это означает, что внедрение налогового мониторинга не превращается в революцию, а становится логичным шагом после наведения порядка в процессах.

3. Подготовьте документы для вступления в налоговый мониторинг

После подготовки технической части необходимо собрать документы для вступления в налоговый мониторинг. Во-первых, нужно разработать дорожную карту. В ней должны быть отмечены основные вехи по переходу в режим налогового мониторинга, а также отражен проект информационного взаимодействия, где будет описана структура раскрытия информации, какие системы при этом используются, как ведется СВК. Дорожная карта трансформирует абстрактные выгоды в измеримые вехи: сокращение числа выездных проверок, фиксация налоговой позиции, снижение трудозатрат на подготовку отчетности.

Вторым шагом на этом этапе необходимо подать заявление до 1 сентября текущего года о присоединении к налоговому мониторингу. Для этого потребуется подготовить:

• регламент информационного взаимодействия;
• сведения о взаимозависимых лицах;
• учетную политику для целей налогообложения организации.

Третий шаг —  подать заявление в ФНС и в течение 1-2 месяцев ожидать ответа, решение должно быть принято до 1 ноября.

От налоговой может прийти отказ, если организация не соответствует вышеперечисленным критериям, компания подала неполный список документов или ПО не соответствует требованиям ФНС. Чтобы не упустить важные детали в подготовке, можно обратиться за помощью к опытному вендору. ИТ-компания которая имеет успешные кейсы внедрения, даст готовые шаблоны регламентов, тестовые контуры для отработки сценариев ФНС и обучение сотрудников под новые компетенции.

Цифровые решения, которые могут быть полезны ОЦО

На базе решений Directum построена работа ОЦО в ряде крупных холдингов. Подключение к налоговому мониторингу реализовали в Трубной Металлургической Компании (ТМК). Специально для Общего центра обслуживания запустили модуль для работы с запросами от ФНС, в котором для пользователей отражаются все необходимые показатели для обработки требований налоговой, а также есть возможность готовить и отправлять ответы на полученные запросы.

В нефтесервисной компании «Миррико» организован финансовый архив документов. Обработка, согласование и подписание ПУД протекают здесь в едином информационном пространстве. А угледобывающая компания «Сибантрацит» для обработки комплектов входящих первичных документов ОЦО использует интеллектуальную поставку системы. Так сотрудники освобождаются от ручного заполнения данных и их сверки с исходником.

Участие вендора, имеющего опыт запуска налогового мониторинга в ОЦО, помогает заранее учесть типовые требования инспекций и снять часть внутренних опасений: от качества данных до сложности интеграций. Для центра обслуживания — это способ пройти через изменения с минимальными рисками для текущих операций, сохранить контроль над процессами и управлять степенью «прозрачности» для ФНС.

Без автоматизации процессов в ОЦО, особенно в области налогового мониторинга, сегодня не получится эффективно взаимодействовать с контролирующими органами. Переход на новый вид предоставления отчетности требует значительной подготовительной работы, но результат оправдывает вложенные усилия.