Налоговый мониторинг и архив. Архив приходит первым!

Продолжаем раскрывать тему налогового мониторинга для компаний, которые только идут в него или хотят улучшить работу в нем. В прошлой статье мы говорили об основных требованиях со стороны ФНС и выяснили, что для сокращения нагрузки, временных затрат и эффективной работы в НМ необходима подготовка. В этом материале Антон Беренцев, директор направления «ELMA365 Налоговый мониторинг» компании ELMA, рассматривает требования к архивам для налогового мониторинга и почему с переходом на этот режим архивы становятся ключевым элементом в цепочке взаимодействия с ФНС.

Содержание
Требования к архиву: ожидание и реальность
Финансовый архив — ключ к взаимодействию
Подводим итоги

Требования к архиву: ожидание и реальность 

Для работы в налоговом мониторинге (далее — НМ) у компаний должен быть прочный IT-фундамент, включающий в себя ERP-систему, платформу взаимодействия с ФНС и архив. Если ваша компания хочет идти в налоговый мониторинг , то у вас уже точно есть ERP-система, в которой ведется и бухгалтерский, и налоговый учет. В свою очередь, требования к витринам и интеграции с АИС «Налог-3» изложены самой ФНС. А вот к архиву возникают вопросы. 

Четких требований к ведению архива как будто и нет: налоговая ничего прямо не говорит, а подзаконные акты про архивы эту тему не затрагивают. Это приводит к попыткам вести архив для НМ некорректными инструментами. 

Кто-то использует файловые хранилища — просто создают папку, и хорошо, если внутри существует хоть какая-то структура. Кто-то полагается на облачные хранилища, по сути, возлагая ответственность за хранение на провайдера. Но чаще всего компании пытаются «дотянуть» уже давно созданный архив для целей НМ.

Но работают ли эти подходы, если проанализировать косвенные требования из нормативных актов?

Будем отталкиваться от формальных критериев.

• Хранение документов должно осуществляться на территории РФ (ФСБУ 27/2021).
• Необходима детальная карточка по каждому типу документов в рамках НМ. 
• Связь витрины налогового мониторинга с документом (прил. 6, 7 РИВ, утв. Приказом ФНС России от 11.05.21 № ЕД-7-23/476@user_401604926643, ст. 105.26 НК РФ).
• Обязательна юридическая значимость (Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).
• Установлена связь с учетной системой, так как нужно автоматически заполнять данные по исходящим документам (Регламент взаимодействия через информационную систему организации при проведении налогового мониторинга).
• Разграничен доступ для компании и налогового органа. Инспектор должен видеть только проверенные и согласованные документы. 
• Где бы компания ни вела архив, платформа должна быть свободна от санкций.
• Обеспечена высокая скорость работы. 

Применимы ли описанные подходы к архиву для НМ? Ответ очевиден (см. таблицу).

Ограничения при различных IТ-решениях для архивов

Решение	Ограничения
Файловое хранилище	Нет связанных данных в карточке документа
	Низкая скорость поиска
	Нет возможности гибко управлять доступом к архиву
	Сложность поддержания классификации документов
Облачное хранение	Низкая скорость выгрузки и передачи в АИС «Налог-3» большого количества документов (сканы БНИ и электронные)
	Трудоемкость работы с документами: загрузить файлы к себе, передать на «облако», обратная выгрузка
	Серверы могут находиться за пределами РФ
Старый продукт	Сложности адаптации к постоянным изменениям и новым требованиям
	Архив мог быть создан на базе решений, которые находятся под угрозой санкций
	Отсутствие гибких систем поиска и фильтрации

Финансовый архив — ключ к взаимодействию с ФНС

Основная проблема ясна — косвенные требования к архиву присутствуют, но о них задумываются не все компании, поэтому выбирают неэффективные пути для построения архива. Как решить эту задачу?

Роль финансовых архивов меняется. С появлением НМ они перестают быть лишь финальной точкой работ с документами и становятся ключевым элементом в цепочке взаимодействия с ФНС. Принципы работы с архивом остаются всё теми же, что и для НМ в целом: готовность меняться, высокий уровень автоматизации и использование готовых блоков.

Как же должен выглядеть финансовый архив для НМ?

1. Основан на современных IT-подходах: BPMS, Low-code, микросервисах. Хороший технологический фундамент архива позволит компании масштабироваться, меняться, эволюционно используя наработки и создавая новое. Это поможет быстро подстраиваться под требования и изменения, оперативно закрывать возникшие потребности и вновь возвращаться к стратегически важным задачам.

2. Содержит готовый функционал для всего, что не является уникальным для компании: 

• интеграцию с корпоративной информационной системой (КИС) в части справочников, исходящих документов, публикации отчетности;
• поддержку всех типов ЭЦП и криптопровайдеров;
• встроенные и обновляющиеся классификаторы ФНС;
• управление доступом, в том числе отметку документов, которые готовы к публикации в витрине для ФНС;
• интеграцию с налоговой витриной; 
• интеграцию с операторами ЮЗ ЭДО для обработки входящих и исходящих документов;
• оцифровку документов на бумажных носителях информации (OCR).

3. Максимальная автоматизация процессов:

• выборки документов для АИС «Налог-3»;
• заполнения карточки документа (на основе информации из XML, после OCR-распознавания и с учетом данных из ERP);
• контроля корректности и полноты данных при заполнении карточки документа;
• проверки и связи документов в пакеты.

4. Вычислительная инфраструктура должна быть на территории РФ.

5. Свобода от санкционных и вендорских ограничений.

6. Сопровождение по обновлениям законодательства: 

• обязательные справочники и контроли;
• актуализация форм и форматов документов для осуществления налогового мониторинга;
• новые требования в ЮЗ ЭДО и работе АИС «Налог-3». 

Подводим итоги

Финансовый архив становится ключевым элементом фундамента взаимодействия с налоговым органом. Он должен соответствовать изменяющимся требованиям НМ и внешним факторам, продиктованным нынешней нестабильной ситуацией в мире. Старые подходы и экономия на построении отдельного архива для НМ лишь увеличат расходы и усложнят работу в будущем. В следующей статье продолжим раскрывать тему, поговорим о системе внутреннего контроля в рамках налогового мониторинга.

Комментарий эксперта из консалтинга

При реализации проектов по сопровождению компании при вступлении в налоговый мониторинг консалтинговые компании сталкиваются с невероятным количеством методологических и технических особенностей. Юлия Орлова, партнер, руководитель направления налогового мониторинга, Деловые решения и технологии, обращает внимание на основные особенности, которые нужно иметь в виду для комфортной работы в будущем в режиме налогового мониторинга.

К методологическим и техническим особенностям, с которыми мы встречались при сопровождении компаний по вступлению в НМ, можно отнести следующие важные вопросы, связанные с хранением документов:

• невозможность архива передавать данные с фильтрацией по параметрам в запросе;
• неготовность архива отслеживать изменения в составе документов и выступать инициатором обмена;
• недостаточный реквизитный состав для полноценного взаимодействия в рамках налогового мониторинга, в том числе отсутствие ссылок на документ-основание;
• несистематизированное хранение документов как с точки зрения отсутствия разделения документов на отдельные файлы, так и с точки зрения отсутствия возможности полноценно классифицировать документ. Как следствие, невозможность однозначно сопоставить операцию и ПУД (пример: хранение акта и счета-фактуры в едином файле).

Эти и другие особенности приводят к необходимости изменения процессов заведения и хранения документов в архиве. Также такие особенности наряду с техническими ограничениями могут привести к созданию «обходных» алгоритмов, которые позволяют нормализовать данные, но при этом не могут быть универсальными с учетом изменчивости среды налогового мониторинга.

Налоговый мониторинг продолжает оставаться развивающимся направлением: помимо постоянного изменения справочника СПВДОК, изменениям подвергаются сервисы интеграции с АИС «Налог-3». Как известно, в последнее время со стороны ФНС России было выпущено несколько коммуникаций по обновлению сервисов интеграции. В частности, был добавлен сценарий получения сведений по договорам и контрагентам организации — участника налогового мониторинга, согласно которому необходимо передавать информацию о действующих договорах с запрашиваемым контрагентом. Помимо стандартных реквизитов, которые присутствуют в большинстве архивов, должны передаваться дополнительные реквизиты с набором предопределенных значений, такие как категория контрагента, категория сделки, данные о порядке определения цены сделки, возможность привлечения субподрядчика и пр.

Как вы можете заметить, для ведения данных реквизитов может потребоваться серьезная доработка архива с учетом методологических особенностей хранения документов. Таким образом, для комфортного пребывания в налоговом мониторинге и быстрой адаптации к текущим и будущим изменениям крайне важна гибкость настройки архива, а также возможности использования готовых компонентов.