Данное видео доступно для просмотра
только резидентам корпоративных компаний.
Если ваша компания имеет корпоративный доступ,
пожалуйста, авторизуйтесь через личный кабинет.
Электронный архив: кейс «Интер РАО — Управление сервисами»
8 июня 2023 года Клуб ОЦО провел вебинар на тему «Электронный архив: кейс «Интер РАО — Управление сервисами».
В рамках вебинара мы представим опыт «Интер РАО-Управление сервисами» по созданию электронного архива договоров и первичных учетных документов.
Руководитель ОЦО Майя Евдокимова и методолог по организации учетных процессов Финансово-экономического центра ПАО «Интер РАО» Ольга Леонова поделились опытом по следующим вопросам:
- Как выбирали ИТ-платформу и много ли времени потребовалось на ее доработку;
- Каким образом шло взаимодействие головного офиса и ОЦО в ходе проекта по внедрению электронного архива, как тестировали систему; кто входил в команду проекта;
- Как изменилось взаимодействие между головным офисом и ОЦО после внедрения электронного архива;
- Как проводили обучение сотрудников работе с электронным архивом, сталкивались ли с проблемой сопротивления персонала;
- Каким образом формируется SLA-отчётность по потокам и срокам обработки документов, кто контролирует выполнение SLA;
- Как удалось реализовать систему электронного архива в столь короткие сроки — 4 месяца.
Спикеры также ответили на вопросы слушателей.
Таймкоды:
3:37 — Предпосылки создания электронного архива
6:35 — Как происходит маршрутизация пакетов документов.
10:59 — О типах пакетов документов.
13:38 — Как и почему происходит возврат документов на исправление.
16:28 — Как производится замена копии документа на оригинал.
19:54 — Как контролируется обработка пакетов.
21:27 — Как учитывается OLA.
30:57 — Как производится учет нетиповых операций.
33:02 — В чем заключается бизнес-процесс для электронного документа в СЭД.
33:46 — Что происходит с документами, у которых нет штрих-кода.
35:11 — Сколько существует видов пакетов документов.
36:15 — Требуются ли инициатору заявки дополнительные объяснения причины отклонения.
37:58 — К кому поступает доработанная заявка — к тому же сотруднику или к другому специалисту.
39:12 — Как соблюдаются сроки обработки при нетиповых операциях.
39:40 — Кто проверяет электронный документ в системе ЭДО — сотрудник ОЦО или инициатор.
40:08 — Используются ли при сканировании документов информаты, например, в киосках самообслуживания.
40:55 — Отражен ли процесс уничтожения первичных документов в новой системе.
42:44 — Бизнес-процесс для электронного документа в СЭД (продолжение).
45:45 — Какие факторы ограничивают развитие электронных архивов.
47:50 — Каковы преимущества электронного архива «Интер РАО».
49:56 — О текущем состоянии и перспективах системы ТТС ЭА.
51:24 — Как «Интер РАО» удалось внедрить ТТС ЭА столь быстро.
52:44 — В чем готовые решения оказались неполными.
55:09 — Какие типы первичных документов переведены в электронный вид.
55:47 — Почему для документов используется слово «пакет».
57:12 — Есть ли практика уничтожения документов с электронной подписью, если срок хранения истек.
59:22 — Сколько провайдеров ЭДО задействует «Интер РАО».
1:00:27 — Как определяется корректный маршрут пакета документов.
1:03:39 — Производится ли проверка документа в процессе маршрутизации, например, бухгалтером.
1:06:24 — Оформляется ли в «Интер РАО» уничтожение документов.
1:08:36 — ТТС ЭА и ЭДО построены на одной платформе или это две интегрированные системы.
