Сообщество профессионалов выделенного сервиса
Стать резидентом Вход
ЕСМ-система для взаимодействия ОЦО с фронт-офисами
Статья 27.05.2022

ЕСМ-система для взаимодействия ОЦО с фронт-офисами

Между ОЦО и фронт-офисами традиционно курсирует огромное количество документов, поэтому очень важно автоматизировать этот документооборот. Владимир Поляков, менеджер проекта ОЦО Sucden , рассказал Клубу ОЦО, каким образом внедрение ECM-системы позволило не только повысить эффективность взаимодействия ОЦО с фронт-офисами, но и ставить и контролировать текущие задачи для финансовой службы.

Суть трансформации бухгалтерской и финансовой служб

Решение топ-менеджмента о переходе компании Sucden (лидер мирового рынка по производству и поставке продуктов питания) на модель ОЦО с локацией в Москве было принято после реализации проекта внедрения единой ERP-системы и унификации бизнес-процессов в группе производственных компаний. Изначально на заводах Sucden все сотрудники финансовых служб выполняли типовые функции — от работы с документами до закрытия отчетных периодов. В новой модели функции бухгалтерского и налогового учета переходили в ОЦО. ОЦО сосредоточил на себе экспертизу, а также взаимоотношения с внешними органами и контрагентами в части ведения бухгалтерского и налогового учета.

Бухгалтерия на каждом отдельном заводе трансформировалась во фронт-офис. Его сотрудники отвечают за работу с первичными бухгалтерскими документами и документационное обеспечение процессов. Они взаимодействуют с функциональными подразделениями на заводе, осуществляющими снабжение, производство и т.д., функции и процессы которых также были трансформированы и унифицированы. Специфичные для каждой площадки функции выполняет финансовый контроллинг на заводе.

Требовалось настроить процессы и реализовать инструменты для работы с первичными документами и их передачу между производственными площадками и ОЦО.

Фронт-офис работает с документами на каждом отдельном заводе и должен передавать данные по этим документам и электронные скан-образы самих документов в ОЦО. Если у ОЦО в Москве есть запросы к предприятию, то он также может поставить соответствующую задачу (запрос на подбор документов или оформление пакета документов: печать, подписание и передачу). Стало понятно, что необходимо внедрить IТ-систему для обеспечения коммуникаций в двухстороннем порядке между ОЦО и функциональными подразделениями, а также настроить маршрутизацию документов на основе участков учeта.

Выбор IТ-системы

Поделюсь, каким образом мы определились с системой для реализации проекта внедрения. Поскольку нам требовалось создать архив финансово-первичной документации, то мы выбирали ECM-систему (Enterprise Content Management), которая позволит реализовать хранение документов.

Требования к ECM-системе
  • Покрытие бизнес-требований.
    Первым шагом мы описали процессы, которые требуется автоматизировать. Поэтому при выборе системы команда проекта могла оценить работоспособность программного обеспечения на реальном кейсе из практики бизнеса. 
  • Удобство администрирования системы и базы данных.
  • Гибкость в кастомизации системы.
    В нашем случае пользователи просили реализовать возможность выгрузки документов по контрагенту за выбранный период в сетевую папку. Такая нехитрая опция экономит время на подготовку документов по требованиям контролирующих органов.
    Из опыта можно отметить, что система, которая имеет широкие варианты настройки, в будущем позволит не «переписывать» уже внедренную функциональность, а перенастраивать ее — это существенно дешевле и быстрее в обслуживании и реализации.
  • Удобный пользовательский интерфейс.

В итоге мы выбрали ECM-систему, которая отвечала нашим требованиям, и внедрили ее с помощью компании — системного интегратора. 

Команда внедрения IТ-системы

Мы сформулировали пять ключевых требований к команде внедрения:

  1. Выполнение сроков и условий тендера.
  2. Технологичность подхода в составлении плана проекта (логическая последовательность, учет рисков и т.д.).
  3. Глубина погружения в особенности процессов Sucden.
  4. Перевод презентаций на английский и французский языки, возможность перекинуться «парой фраз» с докладчиком на презентациях.
  5. Аккуратность в работе с документами, прилежность в информационных материалах и переписках, минимум опечаток и ошибок, общая грамотность

В итоговый состав проектной команды вошли:

  • проектная команда от компании-интегратора: менеджер проекта, консультант, разработчик;
  • C-Team со стороны Sucden: менеджер проекта, спонсоры проекта, менеджер проекта ОЦО, координатор проектов, руководитель IТ;
  • пользователи на стороне бэк-офиса и фронт-офиса.

Процесс внедрения ЕСМ-системы от момента обследования и описания бизнес-процессов до этапа промышленной эксплуатации занял около года. Также очень важно было обучить пользователей работе с системой, на этом вопросе остановимся подробнее.

Обучение пользователей

Первый цикл обучения мы проводили совместно с проектной командой интегратора. Обучение нацелили сразу на сотрудников ОЦО и фронт-офиса на первом заводе, который переходил на модель ОЦО. Мы создали условия, максимально приближенные к реальным. Бэк-офис работал в одном помещении, фронт-офис — в другом, между ними была телефонная связь, возможность переписки в корпоративных мессенджерах и общая бизнес-задача, которую требовалось решить. Они попробовали проделать операционные процедуры самостоятельно и уже затем могли задать прикладные вопросы консультантам со стороны интегратора и поделиться впечатлениями друг с другом.

В процессе обучения всем сотрудникам стали понятны новые механизмы работы, появилась уверенность в работоспособности новой модели. Изменения постепенно были приняты. На общих встречах, когда мы говорили о том, как будет строиться процесс, на что обратить внимание, «как есть» и «как будет», сотрудники и пользователи системы получали ответы на свои вопросы, видели решения проблем, которые нередко были лишь блоками в их голове.

Результаты внедрения

Внедренная IТ-система поддерживает процесс передачи документов из фронт-офисов на заводах в ОЦО и обратно. 100% документов маршрутизируются в единой системе. Дополнительно сотрудники используют ECM-систему как инструмент для постановки и контроля задач. Поручение, задача и даже поездка в налоговую — все регистрируется в системе. Здесь же собран архив первичной документации. После обработки документа в системе он попадает в ERP-систему, где к каждой группе связанных проводок прикрепляется скан-образ первичного документа. Подобная автоматизация и организация процесса подготовили компанию к участию в налоговом мониторинге.

Благодаря внедрению ЕСМ-системы ОЦО и финансовый отдел стали единственным направлением в группе Sucden, которое быстро и без потери эффективности процессов перешел на удаленку во время пандемии, поскольку были готовы с точки зрения инфраструктуры и процессов взаимодействия внутри организации.

Иллюстрация — iba.by

Внедрение ЭДО: опыт Гринатома
Внедрение ЭДО: опыт Гринатома
#Лучший опыт, #ЭДО

Ольга Олейник, начальник управления по учету торговых операций Центра обслуживания по бухгалтерскому и налоговому учету Гринатома, рассказала Клубу ОЦО о том, как в Центре пришли к необходимости внедрения юридически значимого ЭДО, с чего начали этот процесс и что было самым сложным, а также каковы основные экономические эффекты от проекта для ОЦО. Предпосылки и этапы внедрения […]

Какие задачи решает Process Mining
Какие задачи решает Process Mining
#Управление эффективностью, #Цифровизация

Как используют Process mining в международных центрах и мнения отечественных экспертов.

Похожие Статьи

Опыт: запуск ЦБУ ТМК-СИНАРА
#Лучший опыт #Создание ОЦО
Опыт: запуск ЦБУ ТМК-СИНАРА

Денис Шипицын – о выборе функционала и пилотных компаний на стадии запуска ЦБУ ТМК-Синара, а также о конкурсе среди сотрудников при формировании команды ОЦО.

Какие задачи решает Process Mining
#Управление эффективностью #Цифровизация
Какие задачи решает Process Mining

Как используют Process mining в международных центрах и мнения отечественных экспертов.

Учет рабочего времени с помощью таймшитов. Опыт ЦКР
#Лучший опыт #Управление эффективностью #Цифровизация
Учет рабочего времени с помощью таймшитов. Опыт ЦКР

Как в ЦКР с помощью решения Timetta организовали эффективный контроль загрузки сотрудников

Мобильное приложение КАМАЗ: опыт внедрения
#Развитие ОЦО #Цифровизация
Мобильное приложение КАМАЗ: опыт внедрения

Лариса Зубрилова, ЦОБ КАМАЗа, – о том, как собственное мобильное приложение позволило не только ускорить получение HR-сервисов, но и улучшить коммуникации.

Данный веб-сайт использует файлы cookie для того, чтобы сохранить данные на вашем компьютере. Если вы продолжаете работать с этим веб-сайтом, мы предполагаем, что вы соглашаетесь с использованием файлов cookie.