Учет рабочего времени с помощью таймшитов. Опыт ЦКР

Роман Феткуллов

Центр Корпоративных Решений

Руководитель направления по визуализации и аналитическим решениям

С развитием удаленного и гибридного форматов работы персонала контроль загрузки сотрудников стал одной из наиболее актуальных задач для ОЦО. Роман Феткуллов, руководитель направления по визуализации и аналитическим решениям Центра корпоративных решений, рассказал Клубу ОЦО, как им удалось организовать процесс учета рабочего времени сотрудников с помощью IТ-решения Timetta и как это позволило не только оценить загрузку сотрудников, но и выявить непрофильные функции и возможности выполнения новых задач.

За последнее время Центр корпоративных решений значительно вырос как по числу клиентов, так и по количеству предоставляемых сервисов. Сегодня ЦКР принимает на обслуживание клиентов из новых индустрий и расширяет линейку сервисов (90+ услуг и 750+ подуслуг). Столь динамичное развитие потребовало более детального анализа эффективности работы персонала, оценки загруженности и формирования целевого набора задач.

Выбор сервиса для учета трудозатрат

ЦКР начал искать решение для учета трудозатрат, которое можно внедрить за относительно небольшой срок и в условиях ограниченных ресурсов. После исследования систем учета рабочего времени было выделено два подхода.

1. Самостоятельный учет. Сотрудник использует таймшиты или таблицы для контроля списка задач и фиксирует потраченное рабочее время. Этот подход развивает самоконтроль, но в нем много субъективной оценки.
2. Автоматический учет рабочего времени, когда система автоматически и незаметно для сотрудника фиксирует рабочее время. 

Второй подход позволяет получить лишь информацию о фактическом времени работы без детализации до конкретных операций, а такой вариант ЦКР не подходил. Поэтому решено было учитывать время с помощью таймшитов, для чего нужно было найти подходящее IТ-решение. Изучив рынок, ЦКР выбрал Timetta — российский облачный сервис для учета рабочего времени и контроля процессов в ОЦО. На выбор повлияли два основных фактора.

• Решение позволяет гибко организовать справочники клиентов, процессов и операций, на которые сотрудники будут списывать часы. Благодаря этому можно достоверно установить связь между временем, потраченным на операцию, и содержанием работы. 
• Выгрузка отчетов в корпоративные системы осуществляется достаточно просто.

Возможности IТ-решения по учету рабочего времени представлены на рисунке. 

Отметим, что на момент заключения договора Timetta работала в инфраструктуре Microsoft Azure, сейчас сервис поставляется из облака Yandex.Cloud и не зависит от иностранного ПО. 

Пилотный проект и внедрение 

Предполагалась, что выбранное IТ-решение позволит эффективно управлять человеческими ресурсами за счет глубокой детализации отчетности о проделанной работе. Чтобы проверить эту гипотезу, ЦКР запустил пилотный проект на небольшой группе сотрудников, а через полтора месяца после его успешной реализации было принято решение о поэтапном внедрении Timetta в остальных дирекциях компании.

Поначалу в центре столкнулись со сложностью — для сотрудников заполнение таймшитов стало дополнительным функционалом, необходимо было выделять 20–30 минут рабочего времени на их заполнение. Однако через месяц сотрудники адаптировались к новой системе и время на заполнение таймшитов сократилось до 10 минут в день.

Итоги проекта

С помощью таймшитов удалось сформировать целевой набор операций для транзакционных сотрудников, оценить распределение времени между задачами, определить нормативы на выполнение каждой операции.

При согласовании таймшитов руководители обращают внимание на содержание работ и следят, чтобы сотрудники выполняли целевой функционал. Данные из Timetta выгружаются на регулярной основе в корпоративную BI-систему, в которой сводятся с данными из других систем. На основе полученной информации принимаются ключевые решения, оцениваются потребности в расширении ресурсов и разрабатываются инициативы по улучшению операционной работы. В настоящее время к системе подключены более тысячи сотрудников из семи дирекций ЦКР.

Благодаря внедрению IТ-решения и внутренней экспертизе ЦКР удалось следующее.

Выявить прямой, вспомогательный и непрофильный функционал у сотрудников

Для прямого функционала создали реестр операций — это задачи, на которые у сотрудников должна уходить основная часть рабочего времени. Вспомогательный функционал — операции, которые не являются ключевыми для сотрудников, но должны выполняться на регулярной основе.

Непрофильный функционал — это те задачи, которые не должны выполняться сотрудниками. Мы просили подробно указывать сотрудников, чем именно они занимаются, что не относится к прямому и вспомогательному функционалу. Непрофильные задачи попадали в опцию «Чужое».

Сформировать целевой набор выполняемых задач в рамках развития функций компании

Для каждой группы сотрудников был сформирован целевой набор операций по итогам анализа результатов, полученных на предыдущем шаге.

Оценить динамику загрузки сотрудников

Собрав необходимую статистику, мы смогли проанализировать динамику загрузки персонала, что повлияло на качество планирования ресурсного обеспечения в периоды пиковых нагрузок.

Протестировать приемку нового функционала в дирекциях и оценить ресурсы на выполнение новых задач

Мы убедились в качестве Timetta на личном опыте и видим положительный эффект от внедрения, поэтому рекомендуем этот сервис нашим коллегам и партнерам.

Подробнее ознакомиться с функционалом Timetta и оценить возможность внедрения системы можно здесь.