Сообщество профессионалов выделенного сервиса
Стать резидентом Вход
«Мы расширяем охват бизнеса существующими сервисами»
Статья

«Мы расширяем охват бизнеса существующими сервисами»

Клуб ОЦО продолжает подводить итоги непростого 2020 года. Ольга Холодова, старший директор по учету и сервисным операциям компании «Балтика», считает, что главным для ОЦО в уходящем году стала успешная практика удаленной работы, развитие электронного документооборота, а также дифференцированное определение трудоемкости операций.

— Ольга, что из сделанного вашим центром в 2020 году стало наиболее значимым?

— Думаю, что пандемия поставила перед всеми одну задачу, с которой мы успешно справились: организация перехода на хоум-офис, возможность удаленно решать все задачи без падения производительности. 

Сегодня у нас в офисе работают только те, кто обрабатывает бумажные документы, отправляет почту, связан с таможенным оформлением грузов. У нас установлено дежурство среди сотрудников, которые должны быть в офисе, чтобы распечатать контракты, отдать их на подпись, собрать необходимые подписи. А если бы все документы были переведены в электронный вид, то в этом не было бы необходимости, поэтому наша основная задача на будущее — минимизировать количество документов в бумажном виде. 

2020 год доказал даже сомневающимся сотрудникам, что удаленно можно успешно выполнять свои рабочие функции. Конечно, для нас стало большим плюсом, что мы нетипичный ОЦО, у нас очень низкая текучка, многие сотрудники работают очень давно и хорошо друг друга знают. Благодаря этому у нас не возникает сложностей в управлении удаленными командами. Наверное, новую команду строить проще, общаясь лично, но думаю, что и этот вопрос решаем.

Накопленный опыт делает возможным в будущем как использование преимуществ удаленной работы, так и определение оптимального соотношения сотрудников в офисе и удаленно.

— Планируете ли вы расширение сервисов для бизнеса?

— В основном мы расширяем охват бизнеса существующими сервисами. На сегодняшний день в моем подчинении находится следующий функционал: бухгалтерский учет, расчет и начисление зарплаты, управление контрактами, архивирование документов, технический секретариат, канцелярия, таможенное обслуживание. В настоящее время управление контрактов постепенно забирает к себе контракты на обслуживание из разных служб, пока еще не все переведены к нам.

— Какие направления автоматизации и цифровизации вы развиваете в центре?

— Мы проанализировали и провели пилот по распознаванию документов. Результатом пилота явилось еще одно подтверждение того, что развитие ЭДО по первичным документам (как внешним, так и внутренним) более перспективно, нежели внедрение распознавания первичных документов. Внедрили электронный авансовый отчет, продолжаем развитие ЭДО с покупателями и поставщиками.

Что касается модной темы роботизации, то роботов мы пока не используем, считаем, что инструменты автоматизации лучше решают поставленные задачи. Наша ERP-система позволяет автоматизировать те или иные процессы более комплексно, чем внедрение роботов на отдельных участках.

— Какие направления для повышения эффективности работы центра являются для вас приоритетными на ближайшее время?

— Сейчас мы занимаемся дифференцированным определением трудоемкости различных видов операций, выполняемых в ОЦО. Поясню, что имею в виду, на примере работы отдела управления контрактами. У нас есть разные виды контрактов, на обработку каждого из них требуется определенное время. Сначала мы определяли время на обработку типовых и нетиповых контрактов, допсоглашений и т. д. Затем мы стали рассматривать контракты более детализированно и определять трудоемкость обработки каждого из них, чтобы понять, сколько сотрудников в будущем нам понадобится на ту или иную работу. Аналогичную методику мы планируем применять и в бухгалтерии. Цель такого нормирования — повысить эффективность наших сервисов.

— Изменись ли требования бизнеса к центру на фоне пандемии?

— Требования не изменились, и, судя по отсутствию негативной обратной связи, мы успешно их выполняем.

— Ольга, и наш традиционный вопрос: каким вы видите ОЦО будущего? Могли бы спрогнозировать, как изменится работа вашего центра через пять лет?

— Надеемся на продолжение развития наших сервисов для компаний группы в других странах. Конечно, предполагаем, что за пять лет все рутинные (и не только) процессы будут автоматизированы и в большинстве своем будут обходиться без участия человека. Однако это не означает, что человек не будет нужен в ОЦО. Он должен будет настроить процессы, для того чтобы они могли правильно выполняться в IТ-системе. Под влиянием автоматизации многие профессии трансформируются, безусловно, это затронет и бухгалтерскую профессию, в которой будет меньше рутинной и больше экспертной работы.

Беседовала Анна Чернецкая

Налоговый мониторинг: то, что нельзя предотвратить, нужно возглавить
Налоговый мониторинг: то, что нельзя предотвратить, нужно возглавить
#Лучший опыт #Финансы

Как «Аэрофлот» в четыре раза снизил количество запрашиваемых налоговиками документов и сократил сроки камеральных проверок с трех лет до девяти месяцев.

Корпоративный университет ТМК2U как модель кадрового ОЦО
Корпоративный университет ТМК2U как модель кадрового ОЦО
#HR #Лучший опыт #Создание ОЦО

Мария Ворсина рассказывает о централизации экспертных функций по управлению персоналом в рамках Корпоративного университета ТМК2U.

Похожие Статьи

Запуск ОЦО: советы профессионалов
Запуск ОЦО: советы профессионалов
#Лучший опыт #Создание ОЦО

Руководители ОЦО рассказывают на что обратить внимание при создании ОЦО.

Создание целевой системы ЭДО в «Магните»
Создание целевой системы ЭДО в «Магните»
#Лучший опыт #ЭДО

Ольга Прудников о том, как добиться лучших результатов при внедрении ЭДО.

Опыт:  Сервис «Stop Covid» для Группы компаний «Полюс»
Опыт: Сервис «Stop Covid» для Группы компаний «Полюс»
#Лучший опыт #Развитие ОЦО

Как МФЦ «Полюс» пришел к внедрению цифровых паспортов вахтовых сотрудников ГОКов.

Опыт: Проект по внедрению ЭДО в МКС
Опыт: Проект по внедрению ЭДО в МКС
#Лучший опыт #ЭДО

Как МКС развивает внешний и внутренний ЭДО и внедряет мобильную электронную подпись.

Данный веб-сайт использует файлы cookie для того, чтобы сохранить данные на вашем компьютере. Если вы продолжаете работать с этим веб-сайтом, мы предполагаем, что вы соглашаетесь с использованием файлов cookie.