Как ТМК ЦБУ автоматизировал СВК для налогового мониторинга

Гузалия Гареева

ТМК ЦБУ

Директор Дирекции учета и отчетности

Переход на налоговый мониторинг требует от компании не только описать систему внутреннего контроля, но и подтвердить, что контрольные процедуры выполняются в установленные сроки. К началу проекта в ТМК ЦБУ уже была выстроена система внутреннего контроля, однако переход на налоговый мониторинг потребовал автоматизировать контрольные процедуры, связав их с графиком закрытия и отчетностью для налоговых органов. Гузалия Гареева, директор Дирекции учета и отчетности ТМК ЦБУ, рассказала Клубу ОЦО, как развивалась система внутреннего контроля и какие изменения потребовались для перехода на налоговый мониторинг.

От описания процессов — к управляемой СВК

ТМК ЦБУ развивает систему внутреннего контроля с момента создания центра в 2021 году. На первом этапе команда описала более 200 схем бизнес-процессов и включила в них контрольные процедуры. Для каждой процедуры определили порядок выполнения и подтверждающие документы. Операционные ключевые показатели эффективности также связали с контрольными процедурами.

В 2023 году центр перешел к более управляемой модели. Для формирования карты рисков были проанализированы 220 бизнес-процессов с учетом специфики учетных систем клиентов: SAP ERP, SAP HCM, КИС и 1С и корпоративных информационных систем.

По итогам анализа в карту включили 29 рисков, связанных с ведением бухгалтерского учета, формированием бухгалтерской и налоговой отчетности (см. рисунок). На их основе разработали 770 контрольных процедур. Их классифицировали по способу проведения — ручные, ИТ-зависимые и автоматические — и по характеру воздействия: предупреждающие и выявляющие.

Для фиксации исполнения сотрудники заполняли чек-листы в  Excel. Подтверждающие документы — оборотно-сальдовые ведомости, отчеты из учетных систем, снимки экранов и другие материалы — сохраняли в папках на общем сетевом ресурсе.

Эта модель стандартизировала проведение контрольных процедур, но оставалась трудоемкой. Чек-листы заполнялись вручную и руководителям было сложно оперативно проверить весь объем, по результатам исполнения отсутствовала формализованная отчетность.

Налоговый мониторинг стал импульсом для автоматизации

Новый этап начался в 2025 году, когда предприятия основного клиента стали готовиться к переходу на налоговый мониторинг. Существующая СВК уже содержала необходимые методологические элементы, но не обеспечивала требуемой прозрачности и скорости контроля.

ТМК ЦБУ требовалась система, которая связывала бы риски, бизнес-процессы и контрольные процедуры, автоматически формировала задачи, учитывала сроки закрытия периода, хранила подтверждающие документы и готовила отчетность для ИФНС.

Готового продукта, полностью отвечавшего этим требованиям, на рынке не нашли. Поэтому было разработано собственное решение «Модуль Контур СВК». В ходе проекта карту рисков расширили вдвое за счет детализации по видам налогов, а матрицу контрольных процедур дополнили аналитикой для налогового мониторинга.

Как устроен Контур СВК

Система состоит из двух взаимосвязанных блоков: справочников и инструментов управления исполнением контрольных процедур.

Справочники содержат данные об обслуживаемых компаниях, подразделениях, сотрудниках, бизнес-процессах, операциях, рисках и контрольных процедурах.

Данные о сотрудниках, их ролях и организационной структуре загружаются из кадровых систем. Остальные справочники можно актуализировать с помощью шаблонов. 

Ключевой принцип решения — связь контрольной процедуры с конкретной операцией в графике закрытия. Для каждой операции определены срок, ответственное подразделение и набор соответствующих контролей.

На основе этих данных система ежемесячно создает более 7200 задач в разрезе компаний, подразделений и сотрудников. Для каждой задачи фиксируются срок, статус и перечень подтверждающих документов. При необходимости руководитель может переназначить ее другому сотруднику.

Результаты выполнения попадают в единый журнал. В нем руководитель может увидеть статус процедур по сотруднику, подразделению или обслуживаемой компании, проверить подтверждающие документы и обратиться к данным прошлых периодов. Доступ к информации о выполнении контролей могут получать и представители клиентов.

Ежемесячный цикл контроля

Работа в автоматизированной СВК встроена в стандартный цикл закрытия отчетного периода.

До 28-го числа в системе создаются графики закрытия по каждой обслуживаемой организации. Они содержат последовательность операций, сроки и связанные с ними контрольные процедуры. Формирование полного комплекта графиков занимает в среднем 45 минут.

До 1-го числа на основе графиков автоматически создаются задачи сотрудникам. Для подразделения эта операция занимает 2–3 минуты.

Сотрудник видит перечень своих задач, сроки, описание необходимых действий и требования к подтверждающим документам. После выполнения процедуры он прикладывает соответствующие следы, а система фиксирует статус и дату исполнения. 

Руководитель отслеживает исполнение в режиме онлайн. Задачи можно фильтровать по сотруднику, компании, подразделению, статусу и наличию подтверждающих документов. Это позволяет своевременно выявлять и устранять  возникшие отклонения до завершения операций отчетного периода.

На основе накопленных данных в модуле «Контур СВК» автоматически формируется отчетность для налогового мониторинга.

Таким образом, данные, которые используются для текущего управления СВК, одновременно становятся основой отчетности для налоговых органов.

Что изменилось после внедрения

Для сотрудников главное изменение — в том, что все задачи, сроки и требования к подтверждающим документам собраны в одной системе. Больше не нужно отдельно отслеживать процедуры, заполнять Excel-чек-листы и искать следы исполнения в сетевых папках.

По результатам внутреннего опроса сотрудники отметили, что им стало проще сохранять подтверждающие документы, контролировать сроки и при необходимости возвращаться к данным прошлых периодов. Также существенно сократилось количество ошибок, выявляемых на этапе формирования отчетности.

Руководители получили возможность контролировать исполнение в режиме онлайн, а не после завершения периода. Система показывает невыполненные и просроченные задачи, позволяет проверить приложенные документы и при необходимости перераспределить работу.

Для клиентов СВК стала более прозрачной: представители обслуживаемых компаний могут видеть статус процедур. Сегодня по оценке ИФНС эффективность системы внутреннего контроля оценена на 4 балла из 5.

ТМК ЦБУ планирует повышать уровень автоматизации самих контрольных процедур и увеличивать долю цифровых следов, которые создаются без участия сотрудника. Еще одно направление — использование данных СВК для управления инцидентами. 

Модель уже выходит за пределы бухгалтерского и налогового учета. Контур СВК внедряется в кадровом сервисе, где часть контрольных процедур также автоматизирована. В дальнейшем центр планирует распространять решение на другие функциональные направления.

Что может быть полезно другим ОЦО

Опыт ТМК ЦБУ показывает, что автоматизация СВК должна опираться на уже описанные процессы, риски и контрольные процедуры. Иначе цифровое решение лишь перенесет существующие чек-листы в новый интерфейс.

Контроль важно связывать с конкретными операциями и сроками. Тогда они становятся частью процесса, а не отдельной отчетной активностью.

Задача, статус и подтверждающие документы должны находиться в одной системе. Это сокращает трудозатраты и позволяет в любой момент подтвердить выполнение процедуры.

Наконец, данные СВК можно использовать шире, чем того требуют налоговый мониторинг и обязательная отчетность. Они помогают видеть контрольную нагрузку, находить отклонения и выбирать направления для повышения операционной эффективности.

Зрелость СВК определяется не количеством описанных процедур, а возможностью в любой момент подтвердить, кто, когда и с каким результатом выполнил необходимый контроль.

О других направлениях работы ТМК ЦБУ вы сможете узнать в ходе референс-визита в Центр в Екатеринбурге, который состоится в рамках конференции 9-11 сентября. Регистрируйтесь и присоединяйтесь, чтобы узнать о лучшем опыте ваших коллег!