Как руководить командой на удаленке: китайский опыт

Китай первым вошел в эпидемию, первым вышел из нее, но самое главное – в сжатые сроки почти восстановил уровень деловой активности. Ключ к такой динамике – правильная организация работы в удаленных командах. Предлагаем вам сокращенную версию исследования McKinsey о секретах организации удаленной работы, которые помогают быстро вернуться к докризисным уровням производительности.

Управление удаленной командой – сложнейшая задача, особенно когда перевод на этот режим вынужденный и поспешный. Люди по-разному реагируют на изменения условий труда и внешние стрессы, а руководитель должен обеспечить эффективную работу, мотивацию и результаты. Опыт китайских компаний позволяет выделить восемь инструментов, которые облегчают руководство удаленными командами.

1.Создавайте малые группы

Удаленная работа чревата потерей фокуса и ясности, размыванием ролей и ответственности по конкретным вопросам. Если ваша команда оказалась в изоляции друг от друга, постарайтесь создать малые кросс-функциональные группы и определить для них четкую сферу обязанностей, заново определить подчинение и систему отчетности.

В малых группах легче создается обстановка товарищества и взаимной поддержки, в них легче интегрировать новичков, им проще браться за новые непривычные задачи.

Один из китайских ритейлеров одежды после вынужденного закрытия магазинов создал четыре команды сотрудников, которым поручил общение с клиентами, онлайн-рекламу и поиск новых инструментов удаленных продаж.

Крупнейшая в мире страховая группа Ping An Insurance в период карантина разбила обычные проектные команды на более компактные, чтобы обеспечить гибкость и быструю реакцию на меняющиеся условия.

2.Заряжайте энергией

Лидер должен стать энергетическим центром удаленной команды, заряжать своих людей энтузиазмом, помогать им быть эффективными. Как это сделать?

Показывайте, что вы осознаете сложности, с которыми сталкиваются сотрудники. Транслируйте ясное видение целей. Нацеливайте на результат. Культивируйте открытое, честное общение и конструктивное обсуждение проблем. Общайтесь с персоналом как можно чаще, выбирая неформальные каналы.

В компании Alibaba в период карантина ввели практику еженедельного личного онлайн общения сотрудников с лидерами, а также обмен новостными бюллетенями внутри команды: так сотрудники сообщали друг другу, чем занимались на прошлой неделе и что планируют делать на следующей. 

3.Позаботьтесь о сотрудниках

Работа из дома может оказаться сложнее, чем офисные будни – ведь в условиях удаленки многим приходится заботиться о близких, делать домашние дела, присматривать за детьми. Руководителям нужно с уважением отнестись к этим сложностям, к ощущению прессинга и изоляции, которое испытывают сотрудники.

Очень важно демонстрировать эмпатию, поддерживать эмоциональный контакт, развивать неформальные контакты в удаленной команде. В условиях удаленной работы особенно полезны разнообразные банки идей, серьезные и не очень соревнования, обмен историями успеха. Все это создает психологически безопасное пространство, в котором люди преодолевают негативные эмоции, поддерживают друг друга и вместе ищут решение насущных проблем.

Таким же – человечным и помогающим – должно быть общение с клиентами.

Клиентские менеджеры одного из китайских банков в период карантина инициировали видео встречи с клиентами из сегмента малого и среднего бизнеса, чтобы лучше понять их запросы и проблемы. Банк обучал своих сотрудников техникам общения, снабжал ссылками на релевантные ресурсы и статьи.

4.Вводите новые процедуры

Невозможность работать рядом приводит к перегруженности рабочего расписания на удаленке. Множество онлайн совещаний отнимают много времени и сил, мешают сосредоточиться на выполнении обычной работы.

Чтобы смягчить эти негативные факторы, заранее распланируйте график ежедневных и еженедельных совещаний и придерживайтесь его. При составлении этого графика постарайтесь учесть интересы всех членов команды. Будьте готовы разработать новые механизмы взаимодействия, четко расписать их и довести до сведения всех сотрудников.

В компании Alibaba во время карантина появился специальный сотрудник, который следит за графиком онлайновых встреч и управляет результатами. Сотрудники получили возможность оценивать прошедшую встречу по пятибалльной шкале и высказывать свои пожелания на будущее. 

5.Используйте разные каналы коммуникации

Видеоконференции лучше всего подходят для обсуждения сложных задач и для поддержания чувства общности в команде. Чаты удобны для решения простых вопросов и для синхронизации действий. Инструменты удаленного контроля полезны для поддержания процессов и отслеживания исполнения задач. Экспериментируйте, чтобы создать оптимальное сочетание этих приемов для вашей ситуации.

McKinsey предлагает придерживаться таких правил для проведения эффективной видеоконференции:

• составьте четкую повестку и назначьте модератора
• держите камеру включенной во все время встречи (при необходимости используйте функцию размытого фона)
• используйте демонстрацию экрана или виртуальные доски при мозговых штурмах или совместном редактировании проектов.

Большое число конференций и чатов может снижать работоспособность, поэтому важно давать людям возможность отключать оповещения и спокойно делать свое дело.

Иногда может хорошо работать сочетание инструментов: если вопрос оказывается слишком сложным для обсуждения в чате, участники переключаются в режим видеоконференции.

6.Используйте возможности технологий

Основа эффективного взаимодействия в удаленной команде – стабильное, быстрое и безопасное подключение к интернету и грамотная настройка инструментов домашнего офиса. Многие IT-директора расширяют доступ к корпоративному VPN, чтобы помочь сотрудникам сделать связь достаточно качественной. Помимо общедоступных приложений для совместной работы (Zoom, DingTalk или WeChat Work), некоторые компании внедряют собственные инструменты для общения, обмена документами и управления процессами.

Например, один из банков китайской «большой четверки» создал специальную мини-программу для WeChat, предназначенную для общения с имеющимися клиентами и привлечения новых, а также специальные инструменты доступа к банковским системам с персональных ноутбуков.

7.Не забывайте о безопасности

Удаленная работа требует повышенного внимания к информационной безопасности и верного баланса между доступом к системам и их защитой. Сотрудники должны понимать, как важно использовать только одобренные инструменты и не рисковать безопасностью данных. Кроме того, безопасная работа должна быть удобной, а значит, компании необходимо инвестировать в это направление.

Чтобы повысить уровень компьютерной безопасности, компания Ping An Insurance планомерно строит культуру конфиденциальности, а во время карантина сделала обязательными соответствующие тренинги и распределение доступов в строгом соответствии с рабочими задачами. Такая трехступенчатая система оправдывает себя на практике.

Alibaba использует собственную систему Alilang для управления безопасностью сетей и устройств.

8.Тестируйте и улучшайте

Готовность искать и исправлять ошибки, быстро тестировать и внедрять лучшие практики – мощный фактор долгосрочного успеха. Попробуйте сделать «работу над ошибками» постоянной – и вы убедитесь, что эффективность работы может быть очень высокой. Опыт Китая показывает, что удаленная команда, которой правильно управляют, может быть более мотивированной и продуктивной – ведь сотрудникам как минимум не приходится тратить время на дорогу в офис и обратно, а как максимум они могут, наконец, идеально сбалансировать работу и личную жизнь. 

Грандиозная торговая площадка Taobao была запущена удаленной командой программистов Alibaba во время эпидемии атипичной пневмонии (SARS) в 2003 году.