Цифровизация документооборота: законодательные планы

Дмитрий Тер-Степанов

АНО «Цифровая экономика»

Заместитель генерального директора, директор по направлению «Нормативное регулирование»

С 1 января 2022 года вступили в силу изменения в Трудовом кодексе РФ, позволяющие вести большинство кадровых документов в электронном виде. Дмитрий Тер-Степанов, заместитель генерального директора, директор по направлению «Нормативное регулирование» АНО «Цифровая экономика», выступая на конференции MSB Events «Кадровый ЭДО», обратил внимание на те законодательные изменения по ЭДО, которые еще предстоит принять в будущем.

Приказы на увольнение в электронном виде

Самой важной проблемой в части кадрового ЭДО, на которой мы сосредоточились, является возможность увольнения работников в электронном виде, которая пока не закреплена в ТК РФ. Мы считаем, что это большая проблема, которую мы обсуждали на разных уровнях, в том числе в рабочей группе с участием Минтруда.

Любой трудовой путь начинается с приема на работу и заканчивается процессом увольнения. С учетом того, что сегодня уволить человека можно только с помощью бумажной процедуры, у нас практически не будет сотрудников, которых мы можем полностью перевести на ЭДО. Это не дает бизнесу возможности полноценно работать с документами работников из других регионов. Мы понимаем, что внедряли КЭДО не только ради сокращения расходов, но и чтобы можно было брать на работу сотрудников, находящихся в других регионах, в других странах. Увольнение в бумажном виде не позволяет полностью реализовать инновационные подходы к документообороту, и мы будем работать в этом направлении.

В связи с этим возникает еще один важный момент — защита прав работников. Мы понимаем, что отсутствие возможности увольнения сотрудников в электронном виде может привести к тому, что компании вместо трудового договора предпочтут заключать с сотрудниками некий эрзац трудового договора (договоры ГПХ и другие), что создает риски для обеих сторон: и для работодателя, и для работника.

Мы над этой проблемой уже работаем. Мы просили Дмитрия Николаевича Чернышенко (председатель наблюдательного совета АНО «Цифровая экономика», зам. председателя правительства России. — Прим. ред.) поднять этот вопрос, соответствующее поручение было ему дано 11 марта. Таким образом, правительство не прекращает работу по реформированию законодательства в части, связанной с возможностью перевода на ЭДО приказов об увольнении. Дискуссия продолжается. Как только мы найдем взаимоприемлемое решение, мы рассчитываем, что сразу внесем изменения в Трудовой кодекс. Считаем, что сможем завершить эту работу в течение текущего года.

Согласие о переходе работников на электронное подписание и применение электронных подписей в электронном виде

Был такой запрос, но пока нужно посмотреть вместе, как будут реализовываться на практике уже принятые изменения в Трудовой кодекс в части электронного кадрового документооборота. И только затем будем планировать изменения в закон 2.0, куда этот вопрос также можно внести. Хотя компании уже могут прорабатывать этот вопрос и начинать обсуждать его с Минтрудом, мне кажется, это хорошая идея.

Документы по охране труда

Перевод в электронный вид документов по охране труда тоже, скорее всего, будет рассмотрен во втором пакете изменений трудового законодательства. По моей оценке, это вопрос ближайших нескольких лет. Можно выйти с этим и другими предложениями в АНО «Цифровая экономика», мы возьмем все вопросы на дальнейшую проработку. 

Изменения в законодательство по электронному архиву

Это тема относится не столько к кадровому ЭДО, сколько к электронному документообороту в целом. По электронным архивам самое важное — это, конечно, возможность решения вопроса долгосрочного хранения документов. Мы все понимаем, что статусы тех документов, которые были подписаны даже в доверенной среде или квалифицированной электронной подписью, через несколько лет после окончания срока действия электронной подписи или срока окончания действия закрытых ключей становятся двойственными. 

При этом есть целый набор документов, которые требуют постоянного хранения либо длительного хранения (до 50 лет), и в тот промежуток времени, когда сертификаты прекратили свое действие, такие документы остаются в «серой» зоне. Законопроект позволяет убрать эту «серую» зону, то есть создать такую систему, при которой мы точно будем уверены, что любые документы, которые мы в электронном виде создали, смогут храниться определенное количество времени без ограничений.

Второй важный момент — появляется возможность конвертации. Мы все знаем, что в больших компаниях хранение бумажных документов требует существенных расходов. После принятия закона об электронных архивах будет возможность сканировать, конвертировать и переводить в электронный вид бумажные документы. И через какое-то время эту «бумагу» можно будет уничтожить, что даст возможность существенно сократить расходы на хранение. Мы считаем, что это один из важных документов в текущей ситуации для бизнеса. 

17 февраля 2022 года профильный комитет Госдумы уже одобрил рассмотрение в первом чтении соответствующего законопроекта об электронном документообороте, и мы включили его в календарь рассмотрения Госдумы на ближайшее время.