Что изменится в хранении электронных документов?

Олег Наумов

Росархив

Статс-секретарь – заместитель руководителя

Уже скоро депутаты Госдумы рассмотрят проект закона, который изменит сроки и основные подходы к хранению электронных документов.  Олег Наумов, статс-секретарь — заместитель руководителя Росархива, рассказал Клубу ОЦО об основных законодательных нововведениях, а также о создании единой информационной платформы для хранения электронных архивных документов федеральных органов государственной власти, которую со временем смогут использовать и другие организации.

Ключевые законодательные изменения

Проект Федерального закона «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части регулирования вопросов конвертации электронных документов, их хранения, создания электронных и (или) материальных дубликатов документов» в настоящее время после долгого экспертного обсуждения направлен в Правительство РФ для внесения в установленном порядке в Государственную думу РФ. Хотелось бы обратить внимание на основные изменения, которые важно иметь в виду бизнесу.

1. В законодательстве закрепляется само понятие «электронный архивный документ». Хотя все представляют, чем отличается электронный документ от бумажного: в бумажном документе информация неразрывно связана с носителем, в электронном — носитель может меняться.  Вводится понятие «электронный дубликат», который будет обладать всеми правами бумажного подлинника. Если документ относится к тем, для которых можно сделать электронный дубликат, то бумажный оригинал может быть уничтожить через год после создания виртуальной копии. Создавать «электронный дубликат» можно на документы временного срока хранения и не входящие в состав документов Архивного фонда Российской Федерации.
2. Росархив наделяется полномочиями по подготовке перечня документов, подлинники которых должны храниться на бумажном носителе. Эти документы могут создаваться в системе электронного документооборота, но передаваться на постоянное хранение должны только в бумажном виде. Они должны соответствовать двум основным критериям: иметь непреходящую историческую ценность и быть постоянно востребованы именно как юридически значимые. Поэтому их проще хранить в бумажном виде, чем постоянно переутверждать их юридическую значимость. В настоящий момент основным инструментом подтверждения юридической значимости электронного документа является электронная подпись, которая действительна максимум в течение 3–5 лет. Это вполне удовлетворительно для текущего делопроизводства, но не когда идет речь о постоянном хранении документов.
3. Росархив наделяется полномочиями по ведению реестра видов документов. К каждому конкретному виду документа — приказ, распоряжение и т.д. — привязывается срок его хранения. Такой реестр — своеобразный Перечень типовых управленческих архивных документов, но не для бумажных, а для электронных документов — планируется использовать в том числе и как классификатор для всех систем ЭДО.
4. Росархив наделяется полномочиями по установлению дополнительных функциональных требований хранения электронных документов, при этом хранение смогут осуществлять не только государственные, но и специально аккредитованные коммерческие организации, индивидуальные предприниматели и др. Технические требования по хранению электронных документов будет вырабатывать Минцифры РФ.
5. Одно из существенных изменений, которое предлагается в законопроекте, — резкое сокращение сроков хранения электронных документов. Сейчас в законе прописаны сроки хранения для управленческой документации — 15 лет, электронные документы мы предлагаем хранить только 5 лет. Исторически было просчитано, что востребованность документов для решения управленческих вопросов приблизительно 10–15 лет, но нет необходимости загружать мощности в ведомственных центрах на этот период. Если какой-то документ нужен компании, то она может самостоятельно сохранить у себя его копию.

Место хранения электронных документов

Все правила хранения бумажных документов проверены временем, с электронными документами это сделать сложно, поскольку технологии меняются раз в 3–5 лет. Поэтому выполнить задачу архивов — обеспечить вечное хранение документов — в отношении электронных документов даже теоретически невозможно. К примеру, тот документ, который записан 20 лет назад на трехдюймовой дискете, сегодня невозможно прочитать. Однако хранить электронные документы нужно, поэтому в Концепции платформы Центра хранения электронных документов (ЦХЭД), которую разрабатывает Росархив совместно с Минцифрой и НИИ «Восход» (ФГБУ НИИ «Восход» — один из головных институтов в сфере системной интеграции по разработке и внедрению крупных федеральных и отраслевых (ведомственных) автоматизированных информационных систем. — Прим. ред.), заложена идея записи электронных документов на неизменяемых дисках. Мы гарантируем, что зафиксированная на них информация будет неизменна. Однако использовать документы будет крайне сложно. Поэтому по нашим традиционным архивным правилам мы предлагаем создавать на них электронный фонд пользования. Поскольку это копия документа, мы имеем полное право проводить его миграцию и конвертацию. При возникновении спорных вопросов относительно юридической значимости документа всегда можно всегда поднять его подлинник, провести с ним все те необходимые мероприятия, которые прописаны в журнале конвертации фонда пользования, и сравнить, соответствует ли копия подлиннику.

Еще одна проблема, которая возникает, — подтверждение юридической значимости документа. В делопроизводстве это электронная подпись. Но если предположить, что у нас порядка 300 млн дел входят в состав Архивного фонда Российской Федерации, а в каждом деле 150–200 листов, к тому же электронные документы плодятся быстрее, чем бумажные, то архив будет только тем и заниматься, что обновлять подписи. Поэтому предложен вариант создания доверенной среды хранения, когда технологическими, нормативными и организационными мерами гарантируется неизменность той информации, которая занесена на постоянное хранение в архив. Мы понимаем, что бумажные документы потихоньку будут уходить в прошлое, но мы никуда не денем тот массив, который у нас накоплен. Поэтому мы будем вынуждены хранить и электронные, и бумажные документы. А две разные технологии требуют двух разных подходов.

Надеемся, что эта информационная система — платформа ЦХЭД — будет создана к 2023 году, причем она разрабатывается в расчете на использование не только федеральными, региональными и муниципальными архивами, но в перспективе и коммерческими организациями.