Сообщество профессионалов выделенного сервиса
Стать резидентом Вход
Организация электронного архива: опыт ГК «Миррико»
Статья

Организация электронного архива: опыт ГК «Миррико»

Вера Прунцова рассказала Клубу ОЦО о том, как группа компаний «Миррико» осуществила проект по внедрению электронного архива для долговременного хранения документов, с какими сложностями пришлось столкнуться в ходе этой работы и как они были решены, каким образом обеспечивается юридическая значимость хранимых в архиве электронных документов.

Предпосылки проекта

В рамках проекта по внедрению ЭДО перед компанией встал вопрос долговременного хранения документов — как электронных, так и бумажных. Мы понимали, что каждая IТ-система предприятия является источником той или иной документальной информации. Однако системы, которые уже существовали в компании, «учить» хранить документы долго и дорого, поэтому мы решили внедрить долговременный архив от нашего IТ-провайдера по ЭДО.

При создании долговременного архива планировалось реализовать следующие задачи.

  1. Занесение электронных документов в архивную систему в специальном формате долговременного хранения.
  2. Составление графика приема документов на архивное хранение.
  3. Передача и прием документов на архивное хранение.
  4. Обеспечение юридической силы документов в течение всего срока хранения.
  5. Выдача дел и документов из архива во временное пользование.
  6. Доступ в читальный зал с возможностью поиска по делам и документам, запроса прав доступа, архивных справок, выписок и копий.
  7. Уничтожение документов с истекшим сроком хранения, в том числе без возможности восстановления.


Кроме того, мы сформулировали ключевые требования к системе: централизованное хранение информации на срок свыше 10 лет, обеспечение сохранности и юридической значимости документа на протяжении всего срока хранения, воспроизведение электронного документа и его своевременное уничтожение. После этого начался процесс внедрения электронного хранилища.

Организация электронного хранилища в ГК «Миррико»

Контент доступен зарегистрированным пользователям!
Что изменится в хранении электронных документов?
Что изменится в хранении электронных документов?
#Тренды, #Цифровизация, #ЭДО

Олег Наумов, Росархив, о планируемых законодательных изменениях по хранению электронных документов, которые важны для бизнеса

Как обеспечить непрерывное обслуживание: опыт «ЛУКОЙЛ-МЦПБ»
Как обеспечить непрерывное обслуживание: опыт «ЛУКОЙЛ-МЦПБ»
#Лучший опыт, #Управление эффективностью

Артем Отрубянников – о том, какие инструменты помогли «ЛУКОЙЛ-МЦПБ» обеспечить качественное и бесперебойное обслуживание клиентов в 2020 году.

Похожие Статьи

Многофункциональные ОЦО: секреты управления и успешного функционирования
#Лучший опыт #Развитие ОЦО
Многофункциональные ОЦО: секреты управления и успешного функционирования

Руководители трех ведущих ОЦО - Андрей Клопотовский, Михаил Кондратьев и Александр Завражин – о том, какими навыками должен обладать руководитель и том, что идет на смену классической модели управления.

Методология подготовки Каталога услуг ОЦО
#Лучший опыт #Создание ОЦО
Методология подготовки Каталога услуг ОЦО

Екатерина Юрченко и Екатерина Костюнина (ГПМ Партнер) рассказывают о самых важных нюансах, которые необходимо учесть ОЦО при подготовке Каталога услуг.

ОСНОВНЫЕ ИЗМЕНЕНИЯ НА РЫНКЕ ЭДО В СЕНТЯБРЕ
#ЭДО
ОСНОВНЫЕ ИЗМЕНЕНИЯ НА РЫНКЕ ЭДО В СЕНТЯБРЕ

План мероприятий по цифровизации грузовых железнодорожных перевозок, реформирование законодательства об электронном документообороте и единый формат электронного договора от ФНС. Подробнее читайте в нашей подборке главных новостей ЭДО.

Структурированный подход к автоматизации ОЦО
#Лучший опыт #Цифровизация
Структурированный подход к автоматизации ОЦО

Борис Филиппов – о том, почему при автоматизации ОЦО принципиально важна роль аналитика и как эффективно поддерживать пользователей после запуска проекта.

Данный веб-сайт использует файлы cookie для того, чтобы сохранить данные на вашем компьютере. Если вы продолжаете работать с этим веб-сайтом, мы предполагаем, что вы соглашаетесь с использованием файлов cookie.