В компании AB InBev Efes развитие электронного документооборота является одним из приоритетных направлений цифровизации. Владимир Демкин, директор по информационным технологиям и организации бизнесa-процессов AB InBev Efes, рассказал Клубу ОЦО о четырех элементах развития пространства ЭДО в компании.
В нашей компании существует термин «пространство электронного документооборота», который касается инициатив как внутри компании, так и при взаимодействии с нашими партнерами.
Первым элементом пространства является система согласования договоров (и любой организационно-распорядительной документации) на базе решения SAP OpenText. Это решение нам позволяет автоматизировать работу с договорами с момента инициации до их финального утверждения. Настроена тесная интеграция с учетной системой SAP в части обмена мастер-данными, параметрами контракта и т.д. Более 600 маршрутов согласования выстраиваются автоматически в зависимости от параметров контракта. Используется порядка 170 стандартных форм с ускоренной процедурой прохождения согласования. После согласования договора в системе всеми участниками формируется финальная PDF-версия с надпечатками на каждом листе для последующего подписания вручную или цифровой подписью. Разработанная логика параллельного согласования позволила значительно сократить сроки прохождения документов.
Вторым элементом стало создание центра сканирования на базе ОЦО. Здесь были применены одновременно принципы децентрализации и централизации. Вся входящая и внутренняя бумажная документация сканируется децентрализованно на местах, прикрепляется к пакету документов в SAP и в электронном виде отправляется в Общий центр обслуживания, где уже централизованно верифицируется специалистами и проводится в системе. Таким образом оптимизируются время и ресурсы, затрачиваемые на обработку. Оригиналы документов остаются на местах. Там документы складываются в короба, маркируются штрихкодами и отправляются на хранение в архив. Так мы получаем полную прозрачность процесса обработки электронных версий документов, а также надежный и быстрый доступ к бумажным оригиналам.
Третьим элементом является электронный обмен документами с внешними партнерами. Часто электронный формат обмена информацией становится требованием клиентов, без выполнения которого производитель просто потеряет возможность с ними работать. На текущий момент мы перевели абсолютное большинство наших ключевых клиентов на электронное создание заказов и отслеживание их статусов (EDI), а также массово переходим на электронный обмен сопроводительной документацией, актами приемки-передачи и самыми разнообразными актами сверок.
Несмотря на огромный объем проделанной работы, данное направление и по сей день является одним из приоритетных и активно развивающихся.
Четвертым элементом являются различные порталы для наших партнеров. Например, портал для клиентов является хорошей иллюстрацией комплексного подхода к автоматизации процессов end-to-end. Клиенты могут самостоятельно размещать заявки на продукцию, работать с селф-сервисом по регистрации претензий, а также получать автоматизированную аналитику: отчеты по долгам, скидкам, сверкам и т.д.
Все это в комплексе влияет на успешное выполнение SLA и производителя, и его партнера, а также позволяет оперативно понять причины его несоблюдения.
Трансформация операционной функции «Сбера»
Светлана Слободенюк рассказала, как поэтапная централизация и стандартизация процессов позволили создать эффективный Операционный центр «Сбера».
Опыт: Как МФЦ «Полюс» выстраивает эффективные бизнес-процессы
Людмила Сорокина рассказала, какие показатели эффективности бизнес-процессов мониторит МФЦ «Полюс» и как связаны KPI и SLA.
