Как улучшить учетные процессы в ОЦО

Екатерина Куликова

VK Tech

Руководитель направления методологии B2G платформенных сервисов

Бухгалтерский и налоговый учет — это те функции, которые выполняют подавляющее большинство ОЦО. При этом при автоматизации учетных процессов у сервисных центров могут возникать различные проблемы. Екатерина Куликова, руководитель направления методологии B2G платформенных сервисов VK Tech, рассказала Клубу ОЦО, как с помощью современного российского IТ-решения можно упорядочить и автоматизировать учет и отчетность.

Особенности учетных процессов в ОЦО

Сегодняшние ОЦО очень разные, есть зрелые Центры, и есть те, которые находятся на начальном этапе своего развития, одни ОЦО работают только с внутренними заказчиками, другие же как с внутренними, так и с внешними клиентами, но и те и другие заказчики, как правило, приходят со своей учетной системой, методологией учета, с чем вынуждены в дальнейшем считаться сервисные центры.

Очень часто клиенты используют различные IТ-системы, при этом требуется много времени и сил на их поддержку, каждая из систем имеет свои ограничения, из-за чего для целей бухгалтерского и налогового учета часть расчетов ведется вне системы.

В целом можно выделить следующие основные сложности, возникающие при автоматизации учетных процессов в ОЦО:

• многообразие и ограничения учетных информационных систем;
• отсутствие плановых, натуральных данных в системах — данные сложно привести в единый вид;
• налоговые расчеты вне учетных систем, например в Excel;
• распределенная ответственность между исполнителями;
• анализ показателей в разрозненных системах усложняет контроль за данными, их моделирование и прогнозирование. 

Названные проблемы серьезно осложняют оптимизацию учетных процессов в ОЦО. Именно поэтому Общим центрам обслуживания может быть полезен единый сервис для автоматизации расчетов и подготовки отчетности VK Data Symphony.

Автоматизация учетных процессов в VK Data Symphony

VK Data Symphony применяют для автоматизации расчетов и подготовки отчетности. Программа собирает данные из внешних и внутренних источников, например ERP-системы, в одном месте и автоматически запускает шаблоны сценариев работы с показателями. На рисунке подробно рассмотрены принципы работы сервиса и его возможности (рис. 1).

Подробнее хотелось бы остановиться на финансовых и налоговых сценариях применения IТ-решения.

Применение IТ-решения в процессах расчета налогов ОЦО

Налоговые расчеты вне систем обычно производятся в Excel. Все этапы подготовки налоговой декларации могут занимать существенное время — в зависимости от размера и деятельности компании. Так, только на предварительную подготовку всех регистров или расчет финансовых показателей можно потратить неделю. В крупной компании с несколькими филиалами у каждого из филиалов данные для декларации готовят разные сотрудники. Затем данные из всех филиалов нужно будет объединить, провести вычисления и перенести все показатели в налоговую декларацию. Это довольно трудозатратный процесс, при котором возникает высокий риск ошибок. 

С помощью рассматриваемого IТ-сервиса можно структурировать бизнес-процесс расчета налогов, разделить его на расчет каждого регистра, а затем связать процессы в последовательную либо параллельную логическую цепочку. Также можно подобрать подходящий режим управления расчетом — либо автоматические шаги, либо ручной запуск алгоритмов и мониторинг процессов. Также можно улучшить сами форматы выходных налоговых расчетов (регистров), если есть какие-то ограничения системы. Для дополнительного контроля на каждом этапе доступны сверочные отчеты. Таким образом, сотрудники и руководители могут контролировать статус расчетов и отслеживать ошибки в режиме реального времени. 

Финансовые сценарии применения IТ-решения

ОЦО может с помощью рассматриваемого решения выполнить следующие задачи:

• автоматизация контрольных и сверочных точек при закрытии месяца;
• автоматизация консолидированной отчетности по разным стандартам; трансформация отчетности; специфические расчеты по требованиям ФСБУ, например аренда;
• любые расчеты для управленческих целей, например отчет по расчетам с исполнителями на аутсорсе, факторный анализ показателей;
• расчет и контроль «производственных» налогов, например акцизов, НДПИ; автоматизация расчета налоговых регистров по налогу на прибыль и не только;
• автоматизация подготовки отраслевой отчетности, например отчетность по требованиям ГОЗ.

Преимущества применения IТ-решения

Основные преимущества IТ-решения представлены на рис. 2. 

В результате применения рассмотренного IТ-сервиса компания получает возможность оптимизации процессов, повышает качество отчетности, обеспечивает контроли, а также сокращает время на обработку и расчет отчетности.