Сообщество профессионалов выделенного сервиса
menu
ОПЫТ: внедрение электронного архива

ОПЫТ: внедрение электронного архива

#Цифровизация
#ЭДО
Сабина Королева

Сабина Королева

«ВТБ Лизинг»

Директор департамента поддержки бизнеса

«ВТБ Лизинг» — одна из крупнейших лизинговых компаний России, клиенты которой приобретают оборудование, спецтехнику, легковой и грузовой автомобильный транспорт. Особенность лизингового бизнеса — существенный поток документации, поэтому создание цифрового архива стало насущной потребностью компании. Как подошли к решению этого вопроса в «ВТБ Лизинг», читателям Клуба ОЦО рассказала Сабина Королева, директор департамента поддержки бизнеса. 

— Сабина, как вы работали с таким объемом документов до создания электронного архива?

— В компании не было единой информационной системы для хранения электронных образов документов по сделкам, и в файловой системе, где хранились сканы, скопилось более 4 миллионов файлов по более чем 180 тысячам сделок. Это файловое хранилище не было интегрировано с основными операционными системами. У «ВТБ Лизинг» 60 региональных подразделений, и все они направляли документы в централизованный архив, где их прием и обработка выполнялись в ручном режиме. Некоторые документы необходимо было обрабатывать очень оперативно, в течение нескольких часов, чтобы предоставить доступ к ним участвующим в сделке сторонам, но из-за ручного труда это было весьма затруднительно. Из-за человеческого фактора часто возникали ошибки.

Еще один сложный и трудозатратный момент — работа по запросам налоговых органов. Лизинговым компаниям возмещают НДС из бюджета, для чего приходится регулярно предоставлять в ФНС большие объемы документов — порядка 150 тысяч каждый месяц. Чтобы ответить на эти запросы, более 10 сотрудников работают в течение двух недель, вручную выгружая и формируя описи по налоговым запросам. Мы понимали, что при наличии системы цифрового архива выгрузка происходила бы автоматически по номерам запрашиваемых сделок и у нас был бы запас времени, чтобы запросить отсутствующие документы или обнаружить некорректно выгруженные.

— Какие задачи должна была решить система «Электронный архив»?

— Во-первых, сократить трудозатраты на обработку документов и увеличить скорость; фиксировать изменения статуса документов в системе, сократить время поиска документов на всех этапах — как в рамках сделки, так и по ее завершении. Например, при передаче на внешнее хранение либо при подборе по запросу проверяющих органов. Кроме того, очень важна была функция расширенного поиска информации по документам.

Во-вторых, это возможность для бизнеса получить доступ к подписанной документации по сделке после интеграции с CRM-системой.

Отмечу, что речи о сокращении численности персонала с введением электронного документооборота не было. Напротив, важно было сохранить исходную численность, учитывая растущие объемы сделок и количество документов.

— Какие программные комплексы вы рассматривали для создания системы?

— Вариантов было три: Directum, WssDocs и «1С — электронный документооборот». Выбрали последний, поскольку он уже использовался в компании; эта система была привычна для внутренних пользователей, не нужно было покупать дополнительное количество лицензий и т.д. 

Инструменты, с помощью которых осуществляется ввод документов в систему и контроль их движения, — поточное сканирование и штрихкодирование.

Поточный сканер мы и раньше использовали для ускорения процессов сканирования, а штрихкоды — только в ограниченном режиме, в системе канцелярии. Но сейчас они становятся сутью системы документооборота: ими маркируются все документы, выпускаемые компанией. На сторонние документы (это небольшая часть) штрихкод надо наклеивать, поэтому было приобретено необходимое количество принтеров и сканеров штрихкодов для подразделений, в том числе региональных.

— Каковы были наиболее существенные риски и проблемы при реализации этого проекта?

— Мы рассчитывали на использование встроенного модуля поточного сканирования в системе «1С: Документооборот». Но были сомнения в том, что он будет корректно работать с большими объемами документов и качественно распознавать штрихкоды. Если бы тестирование показало, что встроенный модуль работает некорректно, нам бы пришлось искать отдельное решение. Все они дорогостоящие, потому что калькуляция происходит по количеству страниц. При наших объемах задач — около 300 тысяч страниц в месяц — это серьезное увеличение бюджета. Кроме того, это специальное решение пришлось бы отдельно интегрировать с системой «1С: Документооборот». Так что поточное сканирование — это риск, влияющий как на срок реализации, так и на бюджет проекта.

Самое существенное влияние на проект оказали работы по миграции данных.

Изначально планировалось 4 миллиона файлов, которые находятся на сетевом ресурсе, просто перенести в систему, создав под каждый из них регистрационную карточку. Эта задача сама по себе оказалась непростой, так как при миграции данных нужно было сохранить структуру сделки, типизацию находящихся в ней документов и, по возможности, из названия файла извлечь полезную информацию, например номер документа.

Дополнительно нам пришлось обогащать созданные регистрационные карточки информацией из фронт-офисных систем и проводить синхронизацию этих карточек для возможности работы интеграции по историческим документам.

— Как изменилась ваша работа после ввода электронного архива?

— О результатах говорить рано. Систему мы внедрили только в этом году, но уже есть снижение расчетного времени на операцию и контроль (около 30%) — оно соответствует ожидаемому. Поставленная цель — обрабатывать документы в минимально возможные сроки и не делать этого в выходные дни — была достигнута. Важный фактор — рост уровня сервиса и удовлетворенности пользователей. Автоматизированный контроль движения документов существенно упрощает формирование актов приема-передачи.

Цифровизация позволяет снизить операционные риски и закладывает платформу для дальнейшего развития. Мы планируем полностью уходить от бумажного документооборота, и система электронного архива найдет свое место в будущем IT-ландшафте.

 

Изображение: DonDay