Необходимо создать условия для перехода бизнеса на электронный документооборот

Федор Новиков

ФНС России

Начальник Управления электронного документооборота

Когда ЭДО станет обязательным, что мешает сейчас переходу на электронный формат и какие идеи заложены в Концепции развития электронного документооборота России? Об этом Клубу ОЦО рассказал Федор Новиков, начальник Управления электронного документооборота ФНС России.

— Федеральная налоговая служба стояла у истоков развития документооборота в стране. Три месяца назад в структуре ФНС было создано Управление электронного документооборота. Какие основные задачи стоят перед ним?

— Наша основная цель — создать такие условия, чтобы бизнесу было интересно переходить на использование электронных документов, по возможности исключить ситуацию, при которой приходится нести двойные расходы на поддержание двух видов документооборота.

Работу по переводу счетов-фактур в электронную форму ФНС России начала вместе с Министерством финансов еще в 2011 году. Приказ Минфина № 174-н описывает, каким образом в электронной форме передавать эти документы между хозяйствующими субъектами. На текущий момент это единственный нормативный акт, который регламентирует передачу юридически значимых документов между хозяйствующими субъектами.

Использование бизнесом электронных документов в своей деятельности впоследствии позволит упростить взаимодействие компаний с контролирующими органами, в том числе с ФНС России.

— Почему именно сейчас решили перейти к законодательным и технологическим изменениям для совершенствования документооборота между хозяйствующими субъектами РФ?

— ФНС России — один из бенефициаров перехода на электронный формат взаимодействия, но важно учитывать и потребности бизнеса. Мы понимаем, что у компаний огромное количество документов, и на текущий момент мы видим активный интерес со стороны рынка к увеличению числа документов, обмен которыми возможен в электронной форме. Перед тем как начинать работу над концепцией развития ЭДО, мы проанализировали цифры, полученные из наших аналитических систем и других ведомств. Исследования показали, что бизнес несет огромные затраты на ведение бумажных документов. На обработку, печать и отправление ежегодно тратится около 3,4 триллиона рублей. Количество документов, которое ходит между налогоплательщиками, колоссальное. Ориентировочно это 150 миллионов договоров с физлицами, 40 миллионов — с юридическими лицами и ИП, 1,8 миллиарда транспортных накладных, 4,5 миллиарда счетов-фактур. При этом доля электронных счетов-фактур сегодня находится в пределах 7–10%. Это говорит о том, что с 2011 года, почти за 10 лет, проникновение электронных документов идет не такими быстрыми темпами, как хотелось бы.

— Получается, что бизнес не торопится переходить на электронный документооборот?

— Не совсем так. Есть активные участники рынка. Это, как правило, крупные компании, которые самостоятельно внедряют электронный документооборот. Они сами придумывают решения, многие могут представить очень успешные реализации. Есть операторы электронного документооборота, для которых деятельность по распространению практики использования электронных документов является основной.

Но для бизнеса внедрение ЭДО — это инвестиция, которая должна окупаться. В крупных компаниях перевод внутреннего документооборота в электронную форму дает большую экономию и быстро окупается. Для небольших компаний это не так актуально, особенно если у налогоплательщика мало документов. Соответственно, затраты на переход в электронную форму становятся существенными по сравнению с возможной экономией. А в результате выигрыш от внедрения ЭДО даже для среднего бизнеса на стадии принятия решения о внедрении не так очевиден. Такая ситуация приводит к тому, что с одним контрагентом бизнес общается в бумажной форме, а с другим — в электронной форме, что не очень удобно и в первую очередь затратно для бизнеса, в том числе крупного.

Нельзя сбрасывать со счетов и несовершенство правового регулирования в сфере использования электронных документов. Комплексное устранение подобных ограничений мы постарались предусмотреть в концепции по развитию документооборота в целом.

— Когда вы предусматриваете полный отказ от бумаги и бланков? 

— У нас нет задачи в ближайшие два-три года сказать, что бизнес должен взаимодействовать только в электронной форме. Нет цели ломать существующую парадигму и убрать обычный вид документов. Однако мы учитываем эту перспективу при формировании подхода к реализации нашей концепции.

Что такое документ? В первую очередь это структурированная информация. Традиционно структурирование предполагает заполнение некоторых шаблонов, форм, бланков. Но когда мы переходим в электронную форму, в автоматизированную обработку, то правильнее начинать говорить об обмене информацией, а не об обмене документами. Потому что визуализация сведений в читаемой, привычной для нас форме уже не всегда требуется — достаточно структурировать информацию в машиночитаемый формат.

То есть вопрос сроков отказа от бумаги по каждому документу напрямую зависит от того, насколько быстро и удачно удастся определить машиночитаемый формат такого документа. И это совсем не тривиальная задача, потому что требуется учесть все возможные бизнес-сценарии формирования документа.

Кроме того, необходимо рассматривать не только сам документ, а в целом его жизненный цикл — от момента создания до уничтожения. На всем пути документа существуют стадии и нюансы, которые при переходе в новый формат потребуют правильного нормативного регулирования, разъяснений и технологических решений. Пока бесшовность использования электронных документов на разных этапах отсутствует, а это приводит к тому, что их применение в повседневной деятельности хозяйствующих субъектов затруднено.

— Как устранить эти проблемы?

— Мы понимаем, что в концепции, которую мы разрабатываем, нужно комплексно подойти к вопросу внедрения электронного документооборота в хозяйствующие субъекты. При разработке этого документа мы постарались учесть различные направления использования электронных документов и инструментов, позволяющих с ними работать. Это работа с электронной подписью, создание новых электронных документов, обеспечение архивного хранения, перевод бумажного документа в электронную форму, работа с внутренними документами, кадровыми документами и т. д.

Еще одна важная задача — стремиться к выходу на международный уровень. В настоящее время законопроект, который положит начало этому процессу, уже принят. В ближайшее время должны выйти подзаконные нормативные акты, которые установят требования к такому институту, как «доверенная третья сторона».

— Какие еще барьеры препятствуют переходу бизнеса на электронный документооборот?

— Первое (и я уже говорил об этом) — неразвитость регуляторной среды. Отсутствуют единые правила и требования. Например, в документах ФНС России и Минфина России юридические статусы операторов разные, это могут быть абсолютно разные компании. К операторам, которые находятся в Налоговом кодексе и представляют отчетность, у нас есть требования, установленные приказом, зарегистрированным в Минюсте. К операторам, зарегистрированным по приказу Минфина № 174н, никаких нормативных требований нет. Поэтому возникают такие вопросы, как отсутствие межоператорского взаимодействия. Изначально думали, что рынок сам это будет регулировать. Однако за 10 лет оказалось, что это удается не всем. Только очень крупные налогоплательщики могут повлиять на своих операторов, чтобы они наладили взаимоотношения друг с другом.

Кроме того, на рынке присутствуют небезосновательные опасения при применении электронных документов. В первую очередь это относится к электронной подписи. Законодательство в отношении электронной подписи поменялось, федеральный закон вступил в силу с 1 июля 2020 года, но не в полной мере. Основные положения, меняющие порядок выдачи электронной подписи, вступят в силу с 1 января 2022 года.

У ЭДО пока ограничены сферы применения и отсутствует доверие. Есть привычки документооборота и нежелание контрагентов. Многие считают, что в бумажные документы проще внести изменения, что они надежнее. Так что нужно принципиально менять подход. И тут перед ФНС России стоит большая задача планомерно разъяснять налогоплательщикам то, каким образом им в той или иной ситуации правильно формировать документы, правильно их корректировать и хранить. От этого мы никуда не уйдем.

Кроме того, есть еще вопросы, связанные с хранением электронных документов, подтверждением их юридической значимости, представлением в контролирующие органы и т. д.

Повторюсь, необходимо создать условия, которые позволят максимально бесшовно с меньшими вопросами и затратами компаниям использовать ЭДО.

— Что ФНС России делает для того, чтобы привлечь бизнес в электронный документооборот?

— Чтобы показать компаниям экономическую привлекательность использования электронных документов, сейчас разрабатывается калькулятор, который позволит компании в первом приближении получить ответ на вопрос: через какой срок окупятся затраты на ЭДО в их конкретном случае. Небольшим компаниям это позволит понять и оценить их возможности перехода на документооборот в новом формате. Расчет приближен к реальности и базируется на опыте других компаний.

Кроме влияния на экономику конкретных компаний важно оценить макроэкономический эффект перехода на электронные документы, посмотреть, как он отразится на ВВП страны. Но это уже будет происходить с привлечением научного сообщества.

— Учитываете ли вы мнение компаний при создании концепции развития ЭДО?

— Да, конечно, вся наша работа проходит при плотном взаимодействии с бизнесом. С нами постоянно взаимодействуют представители порядка 60 компаний из различных отраслей. Они активно участвуют в обсуждении — у нас создано более десяти различных тематических рабочих групп. Мы вместе с ними пытаемся нащупать золотую середину между тем, что планируется сделать, что уже реализовано и что есть в законодательной базе. Планируется использование существующих в компаниях наработок и их масштабирование.

Изображение: Мой Бизнес