Как организована работа с электронными больничными в РЖД

К внедрению электронного листка нетрудоспособности в компании начали готовиться еще в прошлом году. Силами трех департаментов — Департамента управления персоналом, Департамента налоговой политики и методологии налогового учета и Департамента бухгалтерского учета — были разработаны регламент взаимодействия подразделений ОАО «РЖД» по обработке электронных больничных и программное обеспечение, позволяющее обмениваться сведениями с информационной системой Фонда социального страхования РФ (ФСС).

В декабре 2019 года электронные больничные прошли тестирование на пилотных полигонах «Желдоручета» и Главного вычислительного центра, включая их региональные структурные подразделения. С июля 2020 года новый сервис стал доступен всем сотрудникам компании на платформе Сервисного портала.
«Перевод кадрового документооборота в электронный формат на базе Сервисного портала — важное направление работы, — говорит начальник Департамента управления персоналом ОАО «РЖД» Сергей Саратов. — Цифровые сервисы существенно уменьшают риск ошибок в оформлении документов, позволяют экономить время, делают рабочую среду комфортнее. Кроме того, оформление документов онлайн позволяет снизить число социальных контактов, что очень важно в текущих условиях».

Цикл обработки электронного больничного

При обращении в медицинское учреждение заболевший работник теперь может выбрать, в каком формате получить больничный лист: как обычно, на бумаге, или в «цифре» (Клуб ОЦО уже писал, что Минздрав активно работает над внедрением электронных больничных). При оформлении электронного больничного на руки выдадут талон с номером листка нетрудоспособности. Этот номер работнику нужно ввести в специальную форму в разделе «Подать заявление» на Сервисном портале, тем самым он извещает работодателя о наличии электронного больничного и необходимости его оплаты.

На следующем этапе полученный из базы Фонда социального страхования электронный больничный обрабатывается в информационной системе работодателя, подписывается и передается в ФСС. Мгновенная передача данных обеспечивается за счет интеграции двух систем: Единой корпоративной автоматизированной системы управления трудовыми ресурсами РЖД и базой ФСС «Соцстрах».

С переходом на цифровую форму значительно сократилось время, требующееся на заполнение больничных листов и передачу данных в ФСС.
«При предоставлении бумажного больничного специалист по управлению персоналом должен заполнить данные в самом больничном и внести их вручную в информационную систему, потом больничный подписывает руководитель, и его отправляют в региональный общий центр обслуживания «Желдоручет», где требуется рассчитать пособие, также внести эти данные в больничный лист и информационную систему, поставить подпись главного бухгалтера.

В общей сложности оформление бумажного документа может занимать несколько дней, а электронный больничный может быть обработан за один день: почти все данные автоматически заполняются и напрямую уходят в ФСС, что в итоге сокращает срок выплаты работнику пособия по временной нетрудоспособности», — поясняет заместитель начальника департамента — начальник отдела кадрового администрирования Департамента управления персоналом ОАО «РЖД» Ольга Комарова.

Благодаря автоматизированному контролю практически исключена вероятность ошибок, и, следовательно, уменьшается количество ситуаций, требующих предоставления различных подтверждающих документов.
«В период пандемии в РЖД стали принимать и обрабатывать большое количество больничных листов. Согласно принятым Правительством Российской Федерации временным правилам, для вернувшихся из-за границы лиц и лиц старше 65 лет больничные листы оформлялись исключительно в электронном виде, а их оплата благодаря электронному взаимодействию ОАО “РЖД”, ФСС и медицинских организаций стала осуществляться до закрытия больничного листа.

Фактически при действующей системе взаимодействия становится невозможной необоснованная выплата пособий, что позволяет исключить претензии со стороны территориальных органов ФСС при проведении ими проверок ОАО “РЖД”», – отметила начальник Департамента налоговой политики и методологии налогового учета Елена Некрасова.

Еще одно преимущество электронного больничного — его нельзя потерять или повредить. Даже если утерян номер электронного документа, работник всегда может найти его вместе с данными о сумме назначенного пособия в личном кабинете получателя услуг на сайте ФСС.

На сегодняшний день в ОАО «Российские железные дороги» обработано почти 42 тыс. электронных листков нетрудоспособности.