Оксана Андреева, руководитель сектора развития СЭД компании «Магнит», рассказала Клубу ОЦО, как в компании проходило становление юридически значимого электронного документооборота, как им удалось стать пионерами внедрения электронной транспортной накладной и почему партнерские отношения с контрагентами являются наиболее продуктивными при переходе на ЭДО.
Система документооборота в компании «Магнит» выстраивалась в несколько этапов, на основе потребностей бизнеса в определенный момент времени. Когда бухгалтерский и налоговый учет крупной компании с разрозненной организационной структурой велся в различных филиалах, то еще не было потребности в единой системе ЭДО, которая бы обеспечивала и хранение, и обмен электронными документами по единым стандартам. Однако уже в это время возникла потребность в организации юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭДО) с поставщиками — это и стало первым этапом развития системы ЭДО в компании. Второй этап — создание ОЦО и решение о внедрении целевой системы ЭДО.
Становление ЮЗЭДО
В компании традиционно было очень много товарных операций, сопровождаемых огромным количеством бумажных документов, которые необходимо было минимизировать. Как только возникла возможность обмениваться с контрагентами заказами, товарными документами, УПД в электронном виде, то это сразу же было реализовано в компании.
Первые электронные документы в «Магните» были внедрены еще в 2008 году — логистические документы, которые позволяли оптимизировать взаимоотношения с контрагентами при заказе продукции и ее поставке (блок EDI — документы, которые не подписывались электронной подписью: заказ, подтверждение на заказ и т.п.).
После того как был успешно обкатан проект с EDI, было принято решение о переводе в электронный вид первичных документов. Это была не только наша внутренняя потребность, но и желание наших партнеров, которые хотели, чтобы коммерческая конфиденциальная информация как можно более надежно хранилась. ЭДО позволяет минимизировать риски утечки информации, существующие при обмене бумажными документами.
Блок товарных поставок по крупным распределительным центрам и гипермаркетам был переведен на ЮЗЭДО с 2017 года. Мы внедрили электронный УПД по формату, утвержденному ФНС, на сегодняшний день у нас на ЭДО переведены 98% поставок по распределительным центрам, свыше 80% — по гипермаркетам. Сейчас мы активно переводим на ЭДО все процессы по местным магазинам, стараясь достичь тех целевых показателей, которые уже получили по большим форматам.
Мотивация контрагентов
Мы поддерживаем практику партнерских отношений с нашими контрагентами, поэтому при внедрении ЮЗЭДО мы ни на кого не давили и не требовали перехода на ЭДО за один день. Очень важно было протестировать все процессы на практике, а также учесть опыт работы партнеров с тем или иным провайдером. Для нас важно было сделать это качественно.
Что нужно знать руководителю о программе благополучия сотрудников
Наталия Бекетова рассказывает, почему программы поддержки сотрудников становятся сегодня неотъемлемой частью корпоративной культуры компаний.
Чат-боты в Магните: быстро, недорого и эффективно
Александр Ткаченко рассказывает о запуске первого чат-бота «Магнита», об умениях будущих виртуальных помощников, и делится советами по внедрению ботов.
