ТОП-3 показателей для оценки эффективности бэк-офисного функционала

Екатерина Юрченко

Дэкарт

Директор по стратегическому развитию

(На дату публикации статьи)

Многие компании, которые только задумываются о создании ОЦО либо централизации поддерживающего функционала, хотят оценить, насколько на сегодняшний день их бэк-офис эффективен. Все ищут один простой показатель, который поможет быстро ответить на вопрос: все ли у нас хорошо или все-таки нужно что-то менять? Екатерина Юрченко, основатель консалтинговой компании ДЭКАРТ и ведущий эксперт по повышению операционной эффективности функций бэк-офиса, делится своим опытом проведения подобной экспресс-оценки.

Чтобы понять, насколько эффективно выполняются бэк-офисные функции в любом бизнесе, – а именно эти вопросы задают, как правило, финансовые, генеральные директора и собственники бизнесов (в том числе планирующие создание ОЦО), для начала я рекомендую проанализировать три показателя:

коэффициент численности бэк-офиса к общей численности группы компаний;
коэффициент расходов на содержание бэк-офиса к выручке или расходам группы компаний;
коэффициент ФОТ бэк-офиса к общему ФОТ группы компаний.

Эти 3 показателя просто считаются и легко отследить их динамику, а самое главное – они понятны для топ-менеджмента.

Но если компания ставит перед собой задачу оценить не только изменение своей эффективности за период времени, но и сравниться с внешним миром, то сразу возникают вопросы:

на что ориентироваться в качестве лучших значений?
а так ли прозрачны и сопоставимы данные показатели по разным компаниям?
можно по ним сравниться с любой компанией или нужно только ориентироваться на свою отрасль?
и самое главное – можно ли через данные показатели оценить эффективность процессов?

Сегодня я постараюсь ответить на эти вопросы и помочь вам без лишних усилий все-таки сравниться с внешним миром. И для этого я предлагаю сделать шаг назад и включить в периметр своего анализа еще один, мой любимый, показатель – производительность специалистов по расчету заработной платы.

Количество расчетчиков как самый объективный показатель эффективной работы бухгалтерии

Почему я рекомендую начинать анализ эффективности бэк-офиса с оценки бухгалтерии, точнее, – с оценки расчетчиков?

Дело в том, что расчет зарплаты, – это самый изолированный процесс, и расчетчики, как правило, выделены в штатном расписании компании, – либо они находятся в отдельном отделе/группе, либо в штатном расписании есть отдельная единица – специалист по расчету зарплаты. Процессы бухгалтерии в общем, и процессы расчета заработной платы, в частности, регламентированы и достаточно сопоставимы между разными бизнесами. А формула расчета очень проста: нужно определить отношение количества расчетчиков, к общей численности сотрудников, для которых они считают зарплату.

Допустим, вы выяснили, что у вас в компании 10 расчетчиков. И далее вы смотрите численность группы (эти данные всегда есть) – допустим, 2000 сотрудников. Таким образом, мы можем получить значение — один расчетчик обсчитывает 200 сотрудников. Много это или мало? На самом деле очень мало.

Мы еще не выясняли, централизован функционал или нет, есть ОЦО в компании или нет… Но, так как я давно занимаюсь сравнительным анализом, то лично мне сразу виден потенциал. И действительно, по данным бенчмаркинга Клуба ОЦО, 1 сотрудник направления «Зарплата» обслуживает в среднем 1450 сотрудников. Понятно, что это лучшая практика компаний, у которых есть ОЦО, а это значит, что: функция централизована, стандартна и максимально автоматизирована. И, естественно, к этим значениям можно идти не один год. Но они однозначно являются ориентиром, к которому нужно стремиться.

Дальше можно уже углубиться в детали и узнать, насколько бухгалтерская функция, а также расчет зарплаты централизованы. Скорее всего, при такой производительности специалисты полностью децентрализованы (распределены по разным юридическим лицам компании), работают на разных системах. То есть при перестройке их работы и централизации функции можно будет поднять производительность примерно в 5 раз.

Наверное, у вас возникает логичный вопрос – если в компании расчетчики работают настолько неэффективно, означает ли это, что у всех остальных сотрудников бухгалтерии также недостаточно высокая производительность? Исходя из моего опыта, скорее всего, это именно так. Расчет зарплаты, как я уже отмечала выше, – это самый простой процесс, на котором можно быстро провести оценку. Если анализировать другие участки бухгалтерии, то ситуация там может отличаться, но скорее всего несущественно и потенциал для оптимизации будет сопоставим.

Почему я считаю, что его можно экстраполировать на всю бухгалтерию? Потому что расчетчики, как правило, подчиняются тому же самому руководителю, что и остальные сотрудники бухгалтерии, – главному бухгалтеру. И крайне сложно представить, что все участки бухгалтерского учета управляются по разным принципам. Чаще всего единый руководитель (главный бухгалтер), диктует единые стандарты работы всем своим подчиненным.

Естественно, в нашем примере производительность не поднимется за 1 день в 5 раз – с 200 до 1000 человек на одного расчетчика, это сложно. Однако пошагово поднять эффективность и оптимизировать процессы бухгалтерской функции на 30-50%, согласитесь, абсолютно реально? А это уже немало. Очень часто компании решаются всего на 10-20%.

Коэффициент численности бухгалтерии к общей численности головной компании

Давайте теперь вернемся к базовому показателю отношения общей численности бэк-офиса к общему количеству сотрудников компании. По той же логике можно взять любую функцию, например, бухгалтерию, и соотнести ее с общим количеством сотрудников компании.

Конечно же, численность бухгалтерии зависит еще и от вида деятельности компании (отрасли бизнеса). И, хотя бухгалтерский учет очень регламентирован, все же отраслевые особенности влияют на учетные процессы. Поэтому при сравнении отношения численности бухгалтерии к общей численности компании я рекомендую сравнивать собственный показатель со значениями компаний из сопоставимых отраслей.

Но даже если нет возможности сравниться по своей отрасли, из опыта поделюсь диапазонами, на которые можно ориентироваться. Например, в группе компаний – 5000 сотрудников, при этом бухгалтерия составляет 500 человек (коэффициент 0,1 или 10%). Для меня это точно завышенная цифра. В среднем в такой компании должно быть от 100 до 200 бухгалтеров в зависимости от потенциала оптимизации (коэффициент 0,02-0,04 или 2-4%). Сразу оговорюсь, это не лучшая практика, скорее ориентир для дальнейшего исследования. Но если ваши значения намного превышают обозначенный диапазон – значит точно нужно разбираться.

Затраты на бэк-офис в целом

Как я уже говорила, для топ-менеджмента финансовые коэффициенты обычно очень понятны. Поэтому отношение расходов на бэк-офис к общим расходам компании или к общей выручке компании, это доступный и удобный коэффициент, чтобы понять, насколько затраты на этот блок оправданы с экономической точки зрения. Расходы на бэк-офис обычно на 80% состоят из расходов на персонал. Соответственно, через анализ численности и затрат бэк-офиса можно очень верхнеуровнево оценить и эффективность процессов.

Сразу обращу внимание на важный момент, – важно определиться, что именно в компании относится к бэк-офисному функционалу, поскольку в зависимости от вида деятельности и особенностей оргструктуры компании понятие бэк-офиса может существенно отличаться. Понятно, что бухгалтерия и кадровая служба, – это всегда бэк-офис, но дальше могут быть нюансы. Поэтому для начала нужно:

а) договориться внутри компании, что мы будем рассматривать в качестве бэк-офисного функционала;

б) сравниваться по численности и затратам бэк-офисного функционала с компаниями аналогичных отраслей.

Здесь, опять-таки, отраслевая специфика играет существенную роль, то есть если, например, сравнивать ритейл с производственной компанией, то очевидно, что у них разный набор и численность бэк-офисных подразделений. В ритейле может быть больше отдел маркетинга или, например, исследование инноваций. Поэтому возможна разная структура трудозатрат между функциями бэк-офиса в зависимости от вида бизнеса.

Но если вы уже устали от всех этих нюансов – идите и просто проверьте производительность расчетчиков, она вас наведет на интересные мысли в любом случае!

Оперативно сравнить свои показатели работы с показателями других компаний можно на платформе автоматизированного бенчмаркинга Клуба ОЦО Метрики эффективности