Сообщество профессионалов выделенного сервиса
Стать резидентом Вход
Сквозные процессы в ОЦО

Внедрение модели сквозных процессов в ОЦО позволяет не только измерить процесс, но и повысить его контроль и управляемость. Какие сквозные процессы получили наибольшее распространение в ОЦО, почему такой подход облегчает прием на обслуживание новых клиентов и как определить владельца сквозного процесса, — читайте в материале Клуба ОЦО.

Сквозной процесс (E2E – End-to-end процесс) – это взаимосвязанный бизнес-процесс, в котором результат каждого шага является входящей информацией для последующих шагов.  Также существует определение, согласно которому сквозной процесс обязательно затрагивает несколько бизнес-подразделения компании. Однако этого критерия недостаточно.

Владимир Репин в книге «Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление» отмечает, что процесс можно считать сквозным (межфункциональным), если:

  • участниками процесса являются сотрудники различных структурных подразделений;
  • деятельность в рамках процесса рассматривается на уровне отделов или сотрудников (операционный уровень);
  • существует возможность организации контроля оперативной деятельности по процессу и полученных результатов одним руководителем;
  • результат процесса важен с точки зрения достижения целей организации в целом (или существенной ее части) либо удовлетворения потребностей внешнего потребителя;
  • существует возможность значительного улучшения деятельности (усиления эффектов синергии) за счет оптимизации межфункционального взаимодействия в рамках процесса.

Модель сквозных процессов получила широкое распространение в международных компаниях и сервисных центрах, и лишь относительно недавно начала активно внедряться в российских ОЦО. По мнению Нелли Мещеряковой, генерального директора Центра корпоративных решений, это связано главным образом с тем, что большинство российских ОЦО создавались под интересы головной компании. Стандартная бизнес-модель – есть материнская компания – корпоративный центр, под него выстраиваются все процессы, затем принимаются на обслуживание более мелкие клиенты.

В то же время многие международные сервисные центры часто имеют кросс-рыночные модели. А построить полноценный бизнес, когда ты должен каждый раз подстраиваться под нового клиента, затратно и для клиента, и для сервисного центра. Именно поэтому в международных центрах развита модель сквозных процессов. Если строить рыночную модель и пытаться обслуживать разноплановых клиентов, то другого пути просто нет, – считает Н.Мещерякова.

Как правило, главная цель внедрения модели сквозных процессов в ОЦО – повысить контроль и управляемость. Сначала каждый процесс описывается, для него определяются ключевые метрики и GPI (General Performance Indicator) – общий показатель эффективности, а также владелец процесса – либо со стороны клиента (бизнеса), либо со стороны сервисного центра. 

Таким образом, модель сквозных процессов обычно внедряется либо на уровне головной компании и затем каскадируется в ОЦО (обычно это опыт международных компаний), либо – в ОЦО, на определенном этапе развития сервисного центра, когда он готов к контролю и оптимизации не только собственной работы, но и бизнес-процессов заказчика.

Как правило, в ОЦО выполняется поддержка 4 больших блока сквозных процессов – P2P (закупки), O2C (продажи), R2R (учет и отчетность), H2R (управление персоналом). Рассмотрим содержание каждого процесса более подробно.

Сквозной процесс P2P

Сквозной процесс P2P – Procure-to-Pay – от запроса до оплаты – классический закупочный процесс. В него входят следующие этапы: заявка на товар/услугу, поиск поставщиков и их выбор, согласование условий оплаты, определение способа финансирования закупки, формирование заказа на закупку, поставка товаров/услуг, регистрация задолженности, оплата закупки, закрытие задолженности, контроль и анализ эффективности. Как правило, поддержка ОЦО P2P заключается в подготовке договоров с поставщиками, всей необходимой документации и контроле своевременности поставки и оплаты.

Также этот процесс может модифицироваться в S2P – Source-to-Pay – от источника до оплаты – усовершенствованная модель P2P – когда в нее добавляется поиск источника оплаты, что позволяет ужесточить внутренний контроль и повысить эффективность цепочки поставок и управления взаимоотношениями с поставщиками. Такую модель используют, к примеру, СИБУР-ЦОБ, Северсталь-ЦЕС. 

Сквозной процесс O2C

Процесс O2C – Order-to-Cash – от заказа до оплаты – включает планирование продаж, поиск покупателей, установление цены, согласование условий оплаты, управление торговым кредитом, получение заказа на покупку, поставку товаров и направление счета, получение платежа, закрытие задолженности, контроль и анализ эффективности.

Для поддержки этого сквозного процесса ОЦО готовит договоры и первичные документы, выставляет претензии, например, в случае сверхнормативного простоя транспорта, отражает в учете первичные документы по договорам логистики и хранения. 

Сквозной процесс H2R

Процесс H2R – Hire-to-Retire – от найма до увольнения (пенсии) – классический процесс управления персоналом, который включает найм сотрудников, кадровое администрирование, начисление зарплаты, расчет компенсаций и льгот, социальные программы, обучение и оценку сотрудников. Он активно внедряется в тех ОЦО, где централизован кадровый функционал, – ПИКТА, Северсталь-ЦЕС, Гринатом и других.

Сквозной процесс R2R

Процесс R2R – Record-to-Report – от проводки до отчетности – большей частью протекает в ОЦО. В рамках этого процесса ОЦО, как правило, ведет бухгалтерский учет, готовит бухгалтерскую, статистическую и налоговую отчетность, обеспечивает расчеты с бюджетом и ответы на запросы ФНС. Иногда в головной компании выполняется лишь консолидация отчетности, 

Управление сквозными процессами

К сквозным процессам, которые способен поддерживать ОЦО, можно также отнести:

A2R – Acquire-to-retire – от получения оборудования до его списания;

P2P – Plan-to-produce – от планирования до производства;

C2P – Concept-to-Product – от идеи до вывода продукта на рынок.

Однако недостаточно просто выделить и описать сквозные процессы, важно контролировать и оптимизировать их.

Константин Стецык, генеральный директор «БизПроКонсалт», обращает внимание, что самое важное – выявить узкие места в наиболее крупных процессах (которые как раз и являются сквозными), а затем устранять их. При этом он подчеркивает, что самые большие потери эффективности обычно возникают на кросс-стыках подразделений, где разделяются зоны ответственности. Так, сквозной процесс P2P может охватывать до семи различных подразделений ОЦО, а по функциональной оргструктуре эти подразделения подчиняются разным руководителям. В таких случаях искать потери важно с участием экспертов от всех участвующих подразделений. 

По опыту Людмилы Сорокиной, директора по качеству и операционной эффективности МФЦ «Полюс», сервисный центр находится, как правило, в середине сквозного процесса и видит весь процесс целиком – и свою часть, и часть бизнеса, и продукт, который выдается в управляющую компанию. «Мы можем оцифровать процесс и предоставить владельцу процесса данные о том, как протекают составные части этого сквозного процесса и что можно оптимизировать», – отмечает Л.Сорокина. Именно поэтому развитые ОЦО, как правило, не только внедряют модель сквозных процессов, но и берут на себя ответственность по их оптимизации.

Если в сервисном центре выстроены эффективные и унифицированные сквозные процессы, то это существенно облегчает прием на обслуживание новых клиентов. «Когда появляется новый клиент, мы говорим: вот этот процесс выстроен таким образом, мы предоставляем вам нашу сервисную модель сквозного процесса, – говорит Нелли Мещерякова. – Это позволяет нам оптимизировать расходы и получать эффект масштаба: мы не перестраиваем процессы для 80 существующих клиентов 80 раз, а фактически 1 раз прописываем шаблон процесса, который можем использовать для всех клиентов».

Автоматизация документооборота в Eurasian Resources Group
Автоматизация документооборота в Eurasian Resources Group
#Автоматизация, #Лучший опыт, #ЭДО

Все девять этапов внедрения системы WSS Docs на предприятиях группы ERG.

Оценка трудозатрат фронт-офисов. Исследование Клуба ОЦО
Оценка трудозатрат фронт-офисов. Исследование Клуба ОЦО
#Исследования, #Управление эффективностью

Приглашаем вас принять участие в новом бенчмарке, посвященном организации работ фронт-офисов ОЦО. Цель исследования — оценить трудозатраты представителей ОЦО на предприятии клиента при выполнении операций по различным процессам

Похожие Статьи

Новый руководитель ОЦО: строим работу с командой и с бизнесом
#Создание ОЦО #Управление эффективностью
Новый руководитель ОЦО: строим работу с командой и с бизнесом

Татьяна Матвиенко – о том, почему новому руководителю ОЦО важно в первую очередь оценить потенциал команды, бизнес-процессы и уровень ИТ.

Оценка трудозатрат фронт-офисов. Исследование Клуба ОЦО
#Исследования #Управление эффективностью
Оценка трудозатрат фронт-офисов. Исследование Клуба ОЦО

Приглашаем вас принять участие в новом бенчмарке, посвященном организации работ фронт-офисов ОЦО. Цель исследования — оценить трудозатраты представителей ОЦО на предприятии клиента при выполнении операций по различным процессам

Создание закупочного ОЦО: практический опыт
#Закупки #Управление эффективностью
Создание закупочного ОЦО: практический опыт

Наталия Савинцева рассказала Клубу ОЦО о том, как «Ростелеком» централизовал закупочный функционал и как оценивает эффективность работы закупочного центра.

Опыт: Как ОЦО Tele2 внедряет сервисную модель
#Лучший опыт #Развитие ОЦО
Опыт: Как ОЦО Tele2 внедряет сервисную модель

Алексей Романов объясняет, из каких элементов состоит сервисная модель ОЦО Tele2 и чем она интересна бизнесу.

Данный веб-сайт использует файлы cookie для того, чтобы сохранить данные на вашем компьютере. Если вы продолжаете работать с этим веб-сайтом, мы предполагаем, что вы соглашаетесь с использованием файлов cookie.