ОПЫТ: карантин выявил зоны необходимых изменений

Елена Логвинович

Независимый эксперт

Сохранить эффективность процессов, сэкономить за счет перевода сотрудников на удаленный режим работы и даже усилить процессы непрерывных улучшений во время карантина – в Центре поддержки бизнеса Алкогольной Сибирской группы убедились, что это реально.

Ключевой момент в деятельности Центра в период пандемии – то, что нам удалось сохранить доступность сервисов центра в прежнем объеме и обеспечивать прежнюю эффективность по основным процессам. Мы наблюдаем определенный прирост объемов документопотока. При этом показатели по основным сервисам не имеют отрицательной динамики, а по отдельным направлениям даже есть определенные улучшения.

Будущее удаленной работы

Перспектива удаленной работы сотрудников – это новая возможность для экономии в ОЦО, которую мы сегодня ясно видим.

По сути, сейчас мы научились работать в удаленном формате, не теряя эффективности в основных процессах. В первые две недели мы беспокоились, что эффективность в ряде функций снизится, поскольку, например, в офисе бухгалтеры использовали два экрана, а дома – один. Но, проработав уже больше месяца, мы убедились, что этого не произошло: удаленный режим переформатировал работу каждого, люди научились с одним экраном работать с тем же уровнем производительности. Не исключено, что одной из причин этого стало отсутствие потерь рабочего времени на звонки, обсуждения и прочие отвлекающие моменты, которые неизбежны при офисном режиме. 

Понятно, что всех сотрудников не выведешь на удаленный режим, поскольку есть функции, требующие присутствия в офисе: например, получение и отправка входящей и исходящей документации, архивирование бумажных документов, верификация их потоков. Сотрудники, которые работают с бумажными документами, и сейчас по графику трудятся в офисе. Но 92% сотрудников центра на сегодня работает в удаленном режиме: частично на рабочих ноутбуках, частично – на домашних компьютерах.

Уверена, что в будущем количество рабочих мест в офисе можно оптимизировать за счет организации так называемых «shared desks». Даже тех сотрудников, которым функционал позволяет работать дистанционно, оставлять в таком режиме навсегда – рискованно. Во-первых, могут быть технические сбои, время на устранение которых повлияет на сроки и качество выполнения задач. Во-вторых, общение «с глазу на глаз» позволяет не терять ощущение единой команды, корпоративной культуры и прочее, что сложно поддерживать при постоянной удаленной работе.

Мы рассматриваем возможность организации гибкого графика работы сотрудников, например, две недели дома, две недели в офисе. Такой подход способствует поддержанию вовлеченности сотрудников, их живому общению. Основной эффект, конечно же, будет достигнут благодаря экономии на аренде помещений и содержании офиса. 

Расширение внутреннего и внешнего ЭДО

Сложившаяся ситуация заставляет максимально ускорить количество документов, проходящих через ЭДО, и увеличить их удельный вес в общем объеме документооборота. Мы планируем подписать соглашения об электронном обмене документами и начать работу с 30% наших поставщиков и 30% основных покупателей до июля 2020 г. Сегодня мы активно ведем переговоры с нашими партнерами, убеждая в преимуществах перехода на ЭДО, который позволит частично оптимизировать процесс регистрации и контроля входящих документов. 

Пересмотр бизнес-процессов

Любой форс-мажор заставляет нас пересмотреть бизнес-процессы еще раз на предмет необходимых улучшений. Несмотря на удаленный формат работы, мы именно сейчас запустили проект Lean – ведь в это сложное время нам необходимо быть максимально эффективными и заботиться об устранении потерь. Карантин, как лакмусовая бумажка, выявил зоны необходимых изменений.

Миграция новых функций

Мы продолжаем миграцию ряда функций в ОЦО. Сами по себе кризис и пандемия не остановили дальнейшее развитие и оптимизацию процессов и структуры компании. Мы запускаем новые проекты и движемся дальше, чтобы освободить бизнес-подразделения от рутинных операций и помочь им сфокусироваться на основных функциях и задачах.

Сейчас мы принимаем два дополнительных функционала в ОЦО – это позволит оптимизировать процесс получения и внесения функциональных мастер-данных в системы и стандартизировать контроли этих данных, а также подготовиться к следующему шагу — автоматизации получения данных о нашей продукции с полок продаж.

Все встречи с сотрудниками приходится проводить в режиме Sкype-конференций, что, с одной стороны, усложняет задачу руководителя (не всегда есть возможность видеть глаза сотрудника), а с другой – мобилизует навыки эффективного проведения совещаний, постановки задач и своевременности контролей выполнения. 

Первые выводы по итогам дистанционной работы

На сегодняшний день мы сделали два важных вывода по результатам дистанционной работы.

Первый вывод: полезно еще раз пересмотреть систему контролей ОЦО и разработать Dash board показателей с целью автоматического сбора и получения информации. Существующая система документооборота предусматривает автоматическое распределение задач на транзакционного сотрудника, сложностей с контролем тоже нет, но сейчас как никогда важно оперативно реагировать на ситуацию.

Второй вывод: в ОЦО должен быть детально прописанный и согласованный с бизнесом план обеспечения бизнес-процессов (ВСР, Business Continuity Plan), который позволит при наступлении форс-мажорной ситуации оперативно начать осуществлять сервис по новому, уже разработанному и согласованному с бизнесом алгоритму.