Как внедрить автопроводки: опыт компании «Норильский Никель»

Анна Млоток

ПАО «ГМК «Норильский никель

Руководитель проектов Департамента бухгалтерского, налогового учёта и финансовой отчетности

Автоматизация бухгалтерского учета и переход к автопроводкам — это важный этап в повышении эффективности работы компании. В «Норильском Никеле» давно и активно внедряются цифровые решения, и один из значимых проектов последних лет — переход на автопроводки. Анна Млоток, руководитель проектов Департамента бухгалтерского, налогового учёта и финансовой отчётности ПАО ГМК «Норильский Никель», рассказала Клубу ОЦО, какие шаги и решения помогли компании осуществить этот проект, а в результате повысить производительность бухгалтерии и снизить трудоемкость учетных операций.

Для начала отметим, что под автопроводками в этой статье мы понимаем автоматическое отражение кредиторской задолженности.

На момент принятия решения о внедрении автопроводок в нашей компании уже был достигнут достаточно высокий уровень автоматизации и роботизации. Так, в бухгалтерии (в большинстве обществ группы «Норильский никель» бухгалтерский и налоговый учет ведет сервисная организация ООО «Норникель Спутник» – прим. автора) робот выполнял проверку работы бухгалтера кредиторской задолженности: бухгалтер проводил документы по созданным системой черновикам, а робот автоматически проводил контрольные процедуры. В случае если контрольная процедура не была пройдена, сообщал об этом бухгалтеру для дальнейшего принятия решения. К слову сказать, количество документов с не пройдёнными контрольными процедурами было невелико. Однако в случае выявления ошибки документ кредиторской задолженности необходимо было отсторнировать и провести заново уже полностью вручную, так как робот проводил постконтрольные процедуры. Поэтому мы приняли решение, что готовы к началу проекта по полностью автоматизированному отражению кредиторской задолженности – без участия бухгалтера, то есть к внедрению автопроводок с автоматическим проведением контрольных процедур до отражения кредиторской задолженности. 

Чтобы обеспечить плавный переход и снизить возможные риски, мы разработали стратегию поэтапного запуска проекта.

Внедрение автопроводок

Отражение в учете бухгалтерских операций у нас происходит в учётной системе SAP ERP. Внедрение автопроводок в нашей компании осуществлялось в несколько этапов.

Шаг 1. Определение безопасного пула операций

Прежде чем внедрять автопроводки, мы внимательно посмотрели на весь пул операций и отобрали те операции, с которых будем начинать этот проект. Основной акцент был сделан на типовых массовых операциях поставок товарно-материальных ценностей (далее – ТМЦ) в ЭДО. 

Мы проанализировали все документы типовых массовых поставок ТМЦ, определили документы, риски автопроведения которых минимальны (например, исключили документы по договорам, заключённым в валюте, отличной от российских рублей), и начали тестирование автопроводок именно с этого пула. При этом учитывалась не только сложность операции отражения кредиторской задолженности, но и общий уровень автоматизации процесса, к которому относится данная операция. Указание поставщиками кода товара из нашего номенклатурного справочника также сыграло важную роль — его наличие позволило автоматизировать контрольную процедуру по соответствию заказанного и поставленного товара и заранее сопоставить поступающую номенклатуру с данными нашей учетной системы.

Шаг 2. Опытно-промышленная эксплуатация

Далее мы перешли к опытно-промышленной эксплуатации, чтобы выявить возможные ошибки. На этом этапе бухгалтерия постепенно полностью переходила на автопроводки, убирая ручные проверки и создание черновиков. Рабочий процесс начали контролировать заложенные в SAP алгоритмы, что со временем позволило отказаться и от проверок со стороны роботов. Уверенность в надежности системы позволила завершить опытно-промышленный этап и перейти в промышленную эксплуатацию.

Шаг 3. Расширение применения автопроводок

Спустя полтора года мы расширили автопроводки на другие типы операций. Для этого были повторно проанализированы процессы и типы документов в компании. В частности, мы определили документы, процесс обработки которых до этапа отражения кредиторской задолженности был максимально автоматизирован. Из общего объема мы исключили операции, по которым применяется налоговое суждение, и таким образом сформировали новый контур низкорисковых операций, в который попали внутригрупповые операции по услугам с одной из наших сервисных компаний.

Сценарий автопроводки

На сегодняшний день бизнес-процесс обработки первичных учётных документов пилотной волны внедрения выглядит следующим образом:

1. Создание в учётной системе SAP ERP документа поступления товаров/приёмки услуг.
2. Подписание первичного учетного документа ПЭП в бизнес-подразделении. 
3. Подписание первичного учетного документа КЭП бухгалтером.
4. Автоматическое выполнение контрольных процедур на соответствие документа внутренним и регуляторным требованиям, а также заполнение данных в системном документе кредиторской задолженности на основании заложенного дерева принятия решений (например, определение даты проводки или кода НДС).
5. Автопроводка – автоматическое отражение кредиторской задолженности.

Бизнес-процесс обработки первичных учётных документов второй волны внедрения выглядит следующим образом:

1. Автоматическое создание в учётной системе SAP ERP документа поступления товаров/приёмки услуг.
2. Автоматическое выполнение контрольных процедур на соответствие документа внутренним и регуляторным требованиям, а также заполнение данных в системном документе кредиторской задолженности на основании заложенного дерева принятия решений (например, определение даты проводки или кода НДС).
3. Автопроводка – автоматическое отражение кредиторской задолженности.

Итоги и планы на будущее

Внедрение автопроводок позволило компании «Норильский Никель» значительно снизить трудозатраты и улучшить учетные процессы. 

Благодаря этому проекту трудоемкость отражения операций кредиторской задолженности в контуре автопроводок снизилась в 13,4 раза. Автопроводки уже используются для 25 обществ группы «Норильский никель», автоматизировано 14 контрольных процедур, что существенно повысило эффективность работы.

В дальнейшем мы планируем расширять функциональный охват использования автопроводок. При этом мы понимаем, что далее, кроме оценки рисков, нам также необходимо учитывать и прочие факторы во избежание ситуации, когда автоматизация может быть нерентабельна в силу совокупности факторов.

Предприятиям, только рассматривающим внедрение автопроводок, я рекомендую начинать с анализа процессов и рисков, а также выделения наименее рискованного пула операций с большим количеством документов, на котором будет «обкатываться» этот инструмент. И уже в следующей волне добавить обязательный критерий – высокий уровень автоматизации процесса. Такой подход позволит обеспечить плавное внедрение автопроводок и безопасную цифровую трансформацию.