Как подготовиться к вступлению в режим налогового мониторинга

Количество компаний, которые переходят на режим налогового мониторинга, неуклонно растет. С 2023 года в этом режиме будут работать на 32% больше организаций по сравнению с текущим годом. Если ваша компания пока только изучает вопрос вхождения в режим налогового мониторинга, то необходимо понимать, как правильно подготовиться к такому переходу. Эксперты фирмы «Технологии Доверия» Элеонора Туманова и Екатерина Галко рассказали Клубу ОЦО о том, что важно учесть при подготовке к новому формату взаимодействия с налоговыми органами.

Элеонора Туманова

Технологии доверия

Директор, отдел эффективности налоговой функции

Екатерина Галко

Технологии доверия

Старший менеджер, отдел эффективности налоговой функции

Этапы подготовки к вступлению в режим налогового мониторинга

Наш опыт показывает, что процесс вступления в режим налогового мониторинга (НМ), как правило, разделяется на несколько этапов. На первой стадии проводится диагностика компании на предмет готовности к переходу на новый налоговый режим. Прежде всего это анализ процедур ведения налогового учета и подготовки отчетности, диагностика информационных систем и выбор способа информационного взаимодействия для НМ. Кроме того, необходимо оценить состояние системы внутреннего контроля (СВК) и системы управления рисками (СУР). Затем надлежит разработать общекорпоративный план-график перехода на режим налогового мониторинга, а также дорожную карту для ФНС России по подготовке такого перехода.

Следующий этап связан с подготовкой пакета документов для вступления в налоговый мониторинг, включая составление регламента информационного взаимодействия, описание налоговых рисков и контрольных процедур и СВК компании. Далее осуществляется проектирование и внедрение такого инструмента для онлайн-взаимодействия с налоговыми органами, как витрина данных, которая интегрируется с АИС «Налог-3». Также может проводиться доработка учетных систем налогоплательщиков. 

На финальном этапе подготовки к НМ главной целью становится совершенствование СВК в области налогообложения. При этом спектр задач может варьироваться в зависимости от качества и эффективности СВК, а те или иные компоненты актуализироваться как до вступления в НМ, так и после. До перехода в режим НМ компаниям как минимум следует провести тренинг по СВК для своих сотрудников с фокусом на особенностях и требованиях НМ, принципах организации и функционирования СВК и т. п. Может потребоваться разработка методологических документов по СВК для определения функций участников СВК, а также с целью формализации процессов, порядка и правил выполнения задач в части управления рисками и контрольными процедурами в соответствии с требованиями НМ.

Области, требующие особого внимания при вступлении в налоговый мониторинг

При принятии решения о переходе в режим налогового мониторинга особого внимания заслуживают четыре основные области, которые рассматриваются подробнее далее.

Раскрытие информации. Прежде всего в контексте нового режима увеличивается объем данных, передаваемых налоговому органу, и меняется способ взаимодействия с налоговиками. Требование к расшифровке показателей налоговой отчетности доминирует на всех уровнях налогового мониторинга, что закономерно влечет потребность в разработке и доработке IТ-инструмента для взаимодействия с налоговыми органами и интеграции с АИС «Налог-3». Важно отметить, что логика расшифровки показателей строится на принципе последовательной расшифровки — от декларации к регистрам и далее к первичным документам. На такой же логике базируется и интеграция с АИС «Налог-3».

Информационные системы. Автоматизация подготовки налоговой отчетности предполагает доработку ERP-систем, систем электронного документооборота и электронного архива. О требованиях, которым должны соответствовать IТ-системы, речь пойдет чуть позже.

Риски. Раскрытие информации о налоговых рисках предопределяет необходимость в выявлении и взвешенном анализе спорных методологических позиций.

Контрольные процедуры. Приведение СВК в соответствие с требованиями приказа ФНС России предусматривает доработку и регламентацию системы внутреннего контроля и ее автоматизацию.

Требования к IТ-системам и организации хранения документов

Для участников НМ с 2024 года будет недоступен такой способ взаимодействия с налоговыми органами, как телекоммуникационный канал связи (ТКС). У налоговиков остается возможность доступа к информационным системам и витринам данных компаний, что является наиболее распространенным вариантом коммуникации. Кроме того, добавляется еще один контур взаимодействия — с системой АИС «Налог-3». В свете этого при переходе на режим налогового мониторинга выбор IТ-системы организации должен строиться с учетом определенных критериев, которые подразделяются на функциональные и нефункциональные. 

Функциональные критерии:

• соответствие всем основным нормативным требованиям ФНС России к информационным системам НМ;
• возможность автоматизации контрольных соотношений и процедур в части данных налоговых деклараций и регистров;
• интеграция с различными учетными системами, в том числе электронного хранения данных (ЭХД);
• интеграция с информационными системами налоговых органов (АИС «Налог-3»);
• поддержка перспективных требований ФНС России к участнику налогового мониторинга;
• наличие функциональности по СВК в части отчетности по рискам и КП;
• наличие функциональности по СВК в части документирования результатов выполнения КП;
• возможность заполнения в xml-формате регламентированной отчетности ФНС России по налоговому мониторингу;
• возможность обработки большого массива данных.

Нефункциональные критерии:

• регистрация программного обеспечения в Едином реестре российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных;
• стоимость витрины данных: параметры лицензирования и стоимость лицензии, стоимость поддержки вендором;
• необходимые доработки на стороне системы-источника для интеграции с витриной данных;
• стоимость поддержки витрины данных на стороне компании.

Хранение документов в IТ-системах должно быть организовано согласно правилам с ориентиром на предоставление первичных документов: раздельное сканирование и хранение электронных документов в формате PDF; наличие связи операции с электронным документом, а также отражение реквизитов данных документов, являющихся основанием для отражения операции в налоговом и бухгалтерском учете; формирование перечня видов документов в соответствии с требованиями к структуре справочника видов документов; автоматическая обработка запросов о представлении документов и автоматическая подготовка ответа на запрос. 

Процесс подготовки к представлению документов в рамках налогового мониторинга состоит из обследования действующего порядка хранения документов, доработки системы хранения документов и настройки интеграции с АИС «Налог-3». 

На этапе обследования необходимо определить объем документов, которые будут представляться в автоматическом режиме и по дозапросу (справочник налоговых органов содержит порядка 1000 различных документов), оценить достаточность реквизитов и сведений о документах в информационных системах и определить оптимальный способ/инструмент, позволяющий в автоматическом режиме формировать реестр документов по запросу инспектора.

На стадии доработки следует понять, будут ли использоваться действующие системы ЭХД или потребуется доработка или создание нового архива. Затем нужно провести нормализацию существующих справочников документов, определить, на стороне какой системы будет происходить классификация документов, создать новые справочники на стороне архива, учетной системы и витрины данных, выполнить мэппинг форм документов, используемых в компании, со справочником АИС «Налог-3» и решить, какие системные объекты, с которыми связаны документы, будут участвовать в формировании реестра документов и каким образом будет определяться аналитика строк деклараций, к которым относятся операции. Также потребуется провести мэппинг аналитики учетной системы с аналитикой запроса и ответа по сценариям предоставления документов, уточнить конкретные доработки в системах (ЭХД, учетная система, витрина данных) и, возможно, изменить бизнес-процессы компании по сканированию и хранению документов или использовать инструменты по подбору документов.

В рамках настройки интеграции с АИС «Налог-3» основные мероприятия заключаются в реализации электронных сервисов по сценариям взаимодействия, связанным с представлением документов в режиме налогового мониторинга, обеспечении возможности получения запросов от налогового инспектора и подготовке ответов напрямую через систему АИС «Налог-3», формировании в витрине данных реестра предоставляемых документов с учетом требований ФНС России к типологии и дополнительным запрашиваемым по сценарию параметрам. Кроме того, необходимо обеспечить хранение истории предоставляемых первичных учетных документов, которые будут передаваться по сценариям обмена документов между налоговым органом и налогоплательщиками через АИС «Налог-3», а также уникальность параметра «Идентификатор документа», который вводит ФНС России для целей интеграции электронного архива документов налогоплательщика с АИС «Налог-3».

Новые требования ФНС России по интеграции с АИС «Налог-3» и по представлению первичных документов в автоматическом режиме соответствуют общей тенденции цифровизации взаимодействия с государственными органами и позволят упростить процессы налогового контроля, в частности проведение встречных проверок со стороны налоговых органов. Для реализации подобного взаимодействия налогоплательщикам следует подготовить свои информационные системы. Как показывает практика, цифровизация и развитие автоматизации в области хранения и обмена первичными документами в целом идут на пользу компаниям и способствуют снижению трудозатрат и повышению качества данных. 

Компания «Технологии Доверия» (экс-PwC) предоставляет аудиторские и консультационные услуги компаниям разных отраслей. Офисы компании находятся в Москве, Санкт-Петербурге и еще в девяти городах, в них работают 3000 специалистов.