Сообщество профессионалов выделенного сервиса
Стать резидентом Стать резидентом Вход
Автоматизация взыскания дебиторской задолженности
Статья 12.04.2023

Автоматизация взыскания дебиторской задолженности

Управление дебиторской задолженностью является одним из традиционных сервисов ОЦО. Сергей Галуза, заместитель генерального директора по правовым и кадровым вопросам АО «Газпром энергосбыт Тюмень», рассказал Клубу ОЦО, каким образом осуществляется управление и взыскание долгов в их Центре, а также как централизация и автоматизация этого функционала позволили повысить эффективность работы.
Создание Центра взыскания дебиторской задолженности

С 2005 года АО «Газпром энергосбыт Тюмень» является гарантирующим поставщиком электрической энергии, поставляет электрическую энергию юридическим и физическим лицам на территории ХМАО, ЯНАО, Тюменской области. Общество ведет постоянную судебную работу по возврату задолженности за поставленную и неоплаченную электроэнергию. С 2005 по 2019 год функционал по подаче заявлений в суд выполнялся децентрализовано. В каждом муниципальном образовании были юристы (в количестве от двух до пяти человек), которые занимались работой по взысканию задолженности с физических лиц. До внедрения единого IТ-продукта юристы проверяли вручную наличие задолженности, собирали документы, договоры, справки о задолженности. Они же делали расчеты исковых требований, рассчитывали проценты, платили госпошлину.

Такой разрозненный рабочий процесс требовал существенного контроля, необходима была объективная картина о должниках, понимание, как выстраивается работа с ними и взаимодействие с судебными приставами. 

В итоге было принято решение о создании единого Центра взыскания дебиторской задолженности, который будет осуществлять мониторинг задолженности по всем компаниям и направлять исковые заявления. ОЦО создано в двух областных центрах: в Тюмени и в Брянске на базе ООО «Газпром энергосбыт Брянск». Численность сотрудников ОЦО — 40 человек. При этом функционал по подаче заявлений в суд был автоматизирован, о чем подробнее расскажем далее.

Автоматизация сбора дебиторской задолженности

У нас внутри компании был разработан единый продукт на базе 1С, который позволяет массово подготавливать и направлять в суды заявления на выдачу судебных приказов. Система разработана нашими программистами и сама отслеживает должников и передает сведения в работу юристам Центра взыскания. Также автоматически проверяется наличие необходимых документов в электронном хранилище, составляется заявление в суд, определяется подсудность — в какой участок какого города направляется заявление и т.д.

Юристы, которые работают в Центре взыскания, теперь только проверяют комплект документов в суд исходя из качества документов. Таким образом, юристы лишь контролируют процесс формирования и отправки документов в суд, сроки прохождения документов в судах, направления службе судебных приставов.

Соответственно, использование автоматизированной системы позволило значительно повысить производительность подразделения: если изначально на одного юриста приходилось 75 исковых заявлений, то сейчас — 800 заявлений. Важно отметить, что повышение производительности произошло не только за счет автоматизации, но и за счет изменения схемы работы.

Благодаря интеграции с IТ-системой «Почты России» выстроен новый алгоритм работы с корреспонденцией: заявления в суд сразу сортируются по пакетам, и им присваивается штрихкод. Это серьезно сократило время, так как теперь не надо вручную заполнять конверты.

Внедрение системы с учетом тестирования заняло примерно 1,5 года.

Сложности при автоматизации

Поскольку система — это наша собственная разработка с нуля, то создание методологии и тестирование ее работы потребовали серьезных трудозатрат. Кроме того, в ходе автоматизации в связи с изменениями законодательства приходилось дорабатывать и актуализировать шаблоны заявлений. Над модулем системы, отвечающим за взыскание дебиторской задолженности, работает команда из 10 наших программистов. 

Ключевые показатели эффективности сотрудников Центра

У сотрудников Центра выделены три ключевых показателя эффективности (КПЭ): количество, качество и сроки выполнения задач.

Количество — это все задания, которые поступили в работу сотруднику в начале месяца и которые он должен отработать. Задание распределяется в программном комплексе по сотрудникам исходя из нормативов производительности. 

Качество — отсутствие возвратов из судов заявлений в связи с ошибкой, допущенной в заявлении либо в приложенных документах. 

Система сигнализирует о нарушении сроков выполнения задач, отчет о просрочке в разрезе задач и исполнителей автоматически направляется руководителю. 

Показатели премирования сотрудников складываются исходя из выполнения этих трех КПЭ, автоматически контролируемых системой.

Итоги проекта

До централизации и автоматизации функционала в АО «Газпром энергосбыт Тюмень» формировалось в среднем около 3 тыс. судебных дел в месяц в отношении должников — физических лиц. После создания ОЦО ежемесячно обрабатывается более 15 тыс. судебных дел в отношении клиентов АО «Газпром энергосбыт Тюмень», ООО «Газпром энергосбыт Брянск» и 37 сторонних заказчиков, которые пользуются нашими услугами, — это управляющие и ресурсоснабжающие организации, региональные операторы по обращению с ТКО и т.д. Сторонние заказчики начинают более активно обращаться к нам в Центр и заключать договоры на работу с дебиторской задолженностью, так как видят наши результаты.

До централизации и автоматизации функционала по взысканию дебиторской задолженности в ОЦО 42 юриста отрабатывали клиентскую базу в 700 тыс. лицевых счетов. Сейчас 40 юристами отрабатывается клиентская база АО «Газпром энергосбыт Тюмень», ООО «Газпром энергосбыт Брянск» и сторонних заказчиков, составляющая суммарно более 1813 тыс. лицевых счетов.

Резюмируя, можно выделить следующие ключевые результаты централизации и автоматизации.

  1. Рост производительности по отдельным показателям более чем в два — четыре раза.
  2. Тиражирование технологии взыскания на иные коммунальные услуги, в том числе теплоснабжение, водоснабжение, водоотведение, твердые коммунальные отходы, содержание общедомового имущества, социальный наем.
  3. Сокращение затрат на ФОТ на 56,4%.
  4. Сокращение персонала на местах на 64%.
Рекомендации по работе с дебиторской задолженностью

Конечно же, работа с дебиторской задолженностью со стороны потребителей имеет свои особенности. Вместе с тем можно дать два универсальных совета по организации эффективной претензионно-исковой работы, которые будут актуальны для любого бизнеса.

1. Очень важный момент — качество ведения клиентской базы и надлежащим образом оформленные договоры с потребителями. Если компании пренебрегают документальным оформлением правоотношений, то это серьезно осложнит их работу по истребованию дебиторской задолженности.

2. Автоматизация работы по сбору дебиторской задолженности позволяет существенно повысить скорость и эффективность этого процесса.

Как организовать эффективную работу контакт-центра: опыт Гринатома
Как организовать эффективную работу контакт-центра: опыт Гринатома
#Лучший опыт, #Управление эффективностью, #Цифровизация

Станислав Перфильев, Гринатом, – о том, как единая точка входа обращений и цифровизация позволяют повысить эффективность контакт-центра

ДРТ: Главные изменения на рынке ЭДО
ДРТ: Главные изменения на рынке ЭДО
#ЭДО

Опубликован единый формат МЧД, ФНС утвердила полный пакет форматов электронных перевозочных документов, КЭДО планируют внедрить в федеральных органах исполнительной власти и другие новости ЭДО. Компания «Деловые решения и технологии» (бывший Делойт) подобрала для читателей Клуба ОЦО основные нововведения в ЭДО в марте 2023 года. На портале «Госуслуги» опубликован единый формат машиночитаемой доверенности (МЧД)  На странице […]

Похожие Статьи

Управленческая отчетность в ОЦО: практический опыт
#Развитие ОЦО #Финансы
Управленческая отчетность в ОЦО: практический опыт

Какие функции по подготовке управленческой отчетности наиболее часто выводятся в ОЦО и что является основным тормозом для их перевода

Потеря контроля над дочерними компаниями: влияние на МСФО-отчетность
#Трансформация бизнеса #Финансы
Потеря контроля над дочерними компаниями: влияние на МСФО-отчетность

Если инвестор утратил контроль над дочерней компанией, как это учесть в отчетности по МСФО. .

Электронный архив как источник добавленной стоимости для клиента
#Цифровизация #ЭДО
Электронный архив как источник добавленной стоимости для клиента

Елена Кондратьева, СЦ ФЕСКО, – о том, как благодаря созданию электронного архива бизнес получил существенные выгоды в работе.

Инструменты эффективного взаимодействия ОЦО с бизнесом
#Лучший опыт #Управление эффективностью
Инструменты эффективного взаимодействия ОЦО с бизнесом

Как ОЦО выстраивать коммуникацию с бизнесом, чтобы быть эффективными и какие инструменты работают на практике

Данный веб-сайт использует файлы cookie для того, чтобы сохранить данные на вашем компьютере. Если вы продолжаете работать с этим веб-сайтом, мы предполагаем, что вы соглашаетесь с использованием файлов cookie.