Аналитические отчеты для бизнеса: опыт ОЦО Tele2

Елена Зезюлина

ОЦО Tele2

Руководитель службы отчетности и экспертизы

В 2018 году в ОЦО Tele2 была централизована аналитическая функция, что стало важной ступенью развития многофункциональности Центра. Руководитель службы отчетности и экспертизы Елена Зезюлина рассказала Клубу ОЦО, как создавалось аналитическое подразделение, какие продукты оно предоставляет бизнесу и как выстроено взаимодействие с клиентами.

Предпосылки централизации аналитической функции

Быстрый рост объема документооборота и акцент на эффективности бизнеса послужили основной предпосылкой для централизации аналитической функции.  

Бизнесу необходимо было видеть динамику учетных показателей, управлять ими, ставить цели для подразделений, определять зону ответственности и предоставлять данные руководству в понятном и унифицированном виде. Мы столкнулись с тем, что наша учетная система SAP не всегда позволяет получать необходимую информацию в удобном для чтения виде либо требуются дорогостоящие доработки, чтобы можно было быстро и оперативно получать нужную нам информацию.  Ранее доработкой выгрузок из ERP-системы занимались сотрудники в регионах, но они получали разнородные данные, которые сложно было свести в единую картину. 

Именно эти задачи и должно было решить аналитическое подразделение. Было принято решение выделить отдельную структурную единицу, которая бы представляла собой единый методологический центр по расчету и предоставлению финансовых данных в унифицированном виде.

Основные направления деятельности аналитического направления

На сегодняшний день в аналитическом направлении работает 10 сотрудников. На этапе создания отдела мы набирали в него как финансовых менеджеров, сотрудников ОЦО из других подразделений, так и специалистов с рынка труда; главным требованием было отличное знание финансового учета и аналитические способности, что позволило привнести новое видение и новый опыт. Последующее развитие направления в части более глубокого и детального анализа показателей потребовало улучшения цифровых навыков. На сегодняшний день высокий уровень цифровизации является важным качеством подразделения. 

Все 6 лет работы мы очень динамично развивались: к 2024 году наше направление выпускает 74 аналитических отчета, тогда как в 2018 году их было всего 10. 

Основными направлениями деятельности аналитического отдела являются:

• подготовка бизнес-отчетности: контроль различных статей рабочего капитала, подготовка отчетов для профильных департаментов и учетной функции; 
• анализ данных;
• визуализация данных (создание презентаций, дашбордов в системе FineBI);
• проектная деятельность;
• обучение сотрудников.

Инструменты автоматизации

Мы используем разные ИТ-инструменты для создания аналитических отчетов от VBA, Power Query до FineBI.

С помощью этих инструментов мы выполняем наш основной функционал: автоматически выгружаем данные из различных источников, далее обрабатываем их, формируем отчеты, визуализируем их (либо на платформе FineBI, либо в формате Excel) и делаем рассылку клиентам с определенной периодичностью.  

Развитие компетенций сотрудников в области автоматизации достигается за счет как самостоятельного обучения, так и участия в обучающих проектах ОЦО.  

Отмечу, что мы стараемся искать те решения, которые позволят увеличить нашу эффективность. В качестве примера такого решения можно привести «Цифровой дублер» – этот инструмент позволяет нам высвободить время сотрудников благодаря тому, что тяжёлые выгрузки запускаются на запасном сервере. При этом сотрудник работает на своей рабочей станции и не тратит время на этот функционал. 

Мы стремимся внедрять новые платформы для визуализации наших отчетов. Так, в 2023 году внедрили отчетность по финансовым показателям на платформе FineBI, которая позволяет нам сокращать время на подготовку данных, а клиенту дает возможность выбора более удобного дашборда и получения интересной визуализации.

Взаимодействие с клиентами

По сути, нашими клиентами являются все службы группы компаний Tele2, от подразделений центральной функции корпоративного центра, контролирующих финансовые показатели, до профильных подразделений. Как выстроено наше взаимодействие?

Мы не требуем от наших клиентов строго формализованного технического задания с детальной проработкой всех подробностей. Клиент чаще всего понимает, какой результат он хочет получить, но при этом, как правило, не знает, как это может быть реализовано и какие могут возникнуть в ходе реализации вопросы. Мы получаем в работу запрос и обсуждаем с клиентом детали разработки: как будет выглядеть результат, какие должны быть в отчете аналитики. Итогом этого согласования является уже финальное техническое задание. 

Для клиентов мы создаем как унифицированные отчеты под общие процессы (они позволяют сравнивать результаты и видеть общую картину), так и уникальные продукты под конкретные потребности клиента. Примеры таких продуктов – отчеты по рабочему капиталу с индивидуальной визуализацией для статусных встреч с руководством, в том виде, как это хочет видеть руководитель макрорегиона.

Также мы оказываем помощь клиентам по созданию и доработке отчетов и по их автоматизации.Важно отметить, что внедрение дополнительной аналитики происходит без дорогостоящих доработок в учетной системе, благодаря синтезу данных из различных источников на уровне самого направления.

Работа с отчетами

В качестве примера отчетности, наиболее востребованной бизнесом, можно привести ряд отчетов по управлению рабочим капиталом, например отчеты по контролю дебиторской и кредиторской задолженности поставщиков и покупателей, отчет по контролю остатков на складах, по своевременности предоставления счетов-фактур и первичных документов и другие. 

Мы производим множество форматов отчетов, рассылаемых в разные направления, – от внутренних клиентов (внутри ОЦО) до пользователей в регионах. Кроме того, мы разрабатываем дашборды, которые гибко настраиваются по типам показателей: по регионам, по функциям, по типам просрочки и другим необходимым нашему клиенту аналитикам. При обнаружении неожиданных всплесков показателей сотрудники проводят дополнительный анализ, уведомляют о его результатах менеджеров по экспертной поддержке региона и далее проводится работа по решению проблемы, в связи с которой возникла эта динамика. 

В 2023 году в наши отчеты были введены относительные метрики. Это позволяет оценить и сравнить выполнение показателей рабочего капитала при разном масштабе сравниваемых регионов. То есть регион может понять по каждому показателю – много это или мало для него в сравнении с другими. Таким образом, наличие единых критериев и централизованное формирование отчетов мотивируют сотрудников на местах и специалистов учетной функции к улучшению показателей рабочего капитала.

Мы стараемся выполнять наши постоянные цели – рост оперативности и гибкости отчетов для пользователей, удобная визуализация и оптимизация источников данных, поскольку в отчетности используется большое количество выгрузок из разных систем.

Будущие достижения направления строятся на ежедневном улучшении компетенций и качеств сотрудников. Мы постоянно стремимся предоставлять более качественный цифровой сервис по нашим аналитическим отчетам.