Эффективность функции закупок. Результаты исследования

Организация выплат по счетам контрагента и ведение договоров — наиболее распространенные сервисы, оказываемые центрами по функции «Закупки и снабжение». Клуб ОЦО провел исследование, посвященное эффективности централизации управления материально-техническим обеспечением в компаниях и работе закупочной функции в ОЦО.

Как известно, ключевые цели централизации функции закупок — унификация процесса по всей компании, экономия за счет эффекта масштаба, повышение прозрачности затрат, ускорение прохождения договоров с контрагентами благодаря правильно выстроенной работе. Централизация закупок в ОЦО позволяет бизнесу повысить стабильность и предсказуемость закупочных процессов, получить значительную операционную экономию и оптимизировать рабочий капитал. 

По словам Наталии Савинцевой, директора Центра закупочных сервисов «Ростелекома», на старте проекта по централизации закупочного функционала нужно определить метрики, по которым предстоит оценивать эффективность работы ОЦО.

Исследование, проведенное Клубом ОЦО, позволило не только выявить метрики, по которым ОЦО оценивают эффективность централизации функции «Закупки и снабжение», но и систематизировать данные об организационной структуре центров и поддерживаемом функционале в сфере закупок и снабжения. Также было проведено сравнение результатов работы закупочной функции до и после ее переноса в ОЦО и используемых IT-инструментов.

В исследовании функции закупок приняли участие 11 крупных развитых ОЦО, обслуживающих отраслевых лидеров экономики. Центры предоставляли информацию по 32 показателям.

Согласно исследованию Клуба ОЦО, большинство опрошенных компаний централизуют в ОЦО такие процессы, как организация выплат по счетам контрагента, договорная работа, а также организация доставки и формирования входящей поставки.

Среди метрик и показателей эффективности, которые регулярно отслеживают ОЦО, чаще всего были названы: соблюдение нормативных сроков заключения договоров и спецификаций; выполнение поставок точно в срок и соблюдение нормативных сроков отражения счетов-фактур.

Роботизация в процессах закупок внедрена у 73% опрошенных ОЦО. 9% находятся в стадии внедрения технологии RPA. Компании подробно ответили, какие именно закупочные процессы были роботизированы.

Наконец, при оценке выгод, которые были получены от централизации закупочной функции, более 90% опрошенных компаний назвали увеличение эффективности за счет стандартизации и унификации процессов.

В исследовании рассмотрены такие данные, как сроки окупаемости ОЦО, изменение FTE после централизации функции. Также участники исследования ответили на вопросы, каковы у них следующие показатели: среднемесячное количество договоров и спецификаций на одного сотрудника; средний срок выдачи тендерного решения в ОЦО; среднемесячное количество заявок на закупку ТМЦ и услуг на одного сотрудника; текущий уровень сервиса для заказчика и т.д. (всего 8 метрик).

Полный перечень метрик можно посмотреть тут.