«Важно “продать” бизнесу идею о переводе сервиса в ОЦО»
Сервисный центр X5 Retail Group стал победителем конкурса «Лучший ОЦО-2020» в номинации «Новые сервисы». Наталья Гайнуллина, директор Многофункционального ОЦО X5 Retail Group, рассказала Клубу ОЦО, какие именно сервисы переводились на обслуживание в Центр в прошлом году и будут переводиться в этом, почему важна постоянная коммуникация с бизнесом и что самое сложное при переводе новых функций в ОЦО.
Новые сервисы, переведенные в ОЦО
В нашем сервисном центре три основных блока: «Финансовый центр», «HR-сервисы», «Закупки и логистика». В течение прошлого года мы активно принимали новые функции в каждый из блоков, а в 2021 году продолжим эту работу — до конца года составлен план по приему новых сервисов. Частично это будет тираж тех проектов, которые стартовали в прошлом году, частично — новые проекты.
Далее расскажу об основных сервисах, которые мы уже перевели либо переводим в наш центр.
Сопровождение процесса резервирования и оплат по эксплуатационным расходам. Резервирование средств производится в мидл-офисе и включает в себя заведение заказа на оплату по объектам сети, контроль полного согласования заказа и взаимодействие с бизнес-функцией проведения авансовых платежей и постоплаты. Фронт-офис отвечает за процессы получения и проверки документов на бумажном носителе, взаимодействие с контрагентами и контроль дебиторской задолженности. Централизация функционала дала порядка 12% экономии в год.
Сопровождение процесса заключения договоров. Сервис включает, в частности: формирование договоров и протоколов разногласий; активацию закупочных цен (спецификации); контроль сбора документов и проведения их в учете; сбор дебиторской задолженности; получение договорного комплекта; подписание, проставление печатей; проверка корректности полномочий подписанта; расчет премий/услуг/штрафов; выставление счетов; взаимодействие с бизнес-заказчиком и поставщиками. Тираж проекта осуществлялся в несколько волн и на сегодняшний день дал 23% экономии в год по данному сервису. Мы начали именно с договоров по коммерческой деятельности, поскольку это самый крупный участок, сейчас тиражируем проект на другие виды договоров.
Работа с претензиями. Досудебное урегулирование. Этот проект мы начинали также с коммерческого блока, сейчас уже тиражируем и расширяем его на другие виды претензий. Мы разрабатываем с юристами шаблоны претензий, ведем всю работу по подбору документов, направлению претензий контрагенту, ответы на вопросы контрагенту, первые переговоры, подготовку документов для отправки в суд и т.д.
Взаиморасчеты с наемными транспортными компаниями. Это сервис по блоку «Закупки и логистика» мы полностью забрали в 2020 году. В сервисном центре мы занимаемся созданием, расчетом и сверкой транспортировок; работой с бизнес-заказчиком и транспортными компаниями. Уже достигнут эффект 26% в год, главным образом за счет смены локации.
Финансовый контроль. Мы планируем забрать в ОЦО функционал финансового контроля из всех бизнес-единиц и подразделений компании: проверку соответствия заказов установленным лимитам и решениям по выбору контрагентов, согласование договоров, деблокирование карточек договоров в SAP ERP, деблокирование заказа/заявки/ведомости в SAP ERP и т.д. Мы начали перевод сервиса на обслуживание в центр в конце 2020 года, в этом году будем его тиражировать.
Оперативная и управленческая отчетность. У нас в центре уже готовилась бухгалтерская, налоговая, статистическая отчетность, а также централизованная оперативная отчетность. Теперь мы будем готовить для бизнеса и другие управленческие отчеты, которые могут быть специфичны для каждой торговой сети и бизнес-единицы, например более детальный анализ операционных расходов, оборотного капитала и т.д. До конца 2021 года планируется передать основную часть этого функционала, однако останутся отдельные подразделения, которые перейдут к нам на обслуживание и в 2022 году.
HR-блок. В 2019–2020 годах мы забирали по HR-блоку большой объем функционала — это не только кадровое делопроизводство, но и процессы из блока оплаты труда, например расчет премий. Планируем дальнейший тираж этих функций, а также расширение сервисов за счет перевода работы с договорами, оргменеджмента и других HR-процессов.
Контент доступен зарегистрированным пользователям!
Данные ОЦО: два способа повысить ценность для бизнеса
Готовы ли сервисные центры использовать данные для развития автоматизации и прогностической аналитики. Результаты глобального исследования SSON.
Партнерство с бизнесом. Шесть шагов на пути к взаимопониманию
Как действовать ОЦО, чтобы изменить модель взаимоотношений с бизнесом и стать полноправным бизнес-партнером.
