Уровень развития КЭДО в России: основные выводы

Специалисты международной компании Deloitte провели исследование «Уровень кадрового электронного оборота в России — 2021: масштаб внедрения». Среди компаний, которые приняли участие в исследовании, 53% — российские и 47% — с иностранным капиталом, работающие в России. Рассмотрим, каковы основные причины внедрения КЭДО, какие кадровые процессы чаще всего переводятся в электронный вид, а также с какими трудностями сталкиваются компании при переходе на КЭДО.

Согласно данным исследования, 75% опрошенных компаний уже используют КЭДО или находятся в стадии внедрения, тогда как 19% планируют начать внедрение КЭДО в ближайшие два года. 

Что касается отраслей компаний, которые внедряют кадровый ЭДО, то чаще других КЭДО используют компании, осуществляющие деятельность в сферах телекоммуникации, медиа и технологий (26%), представители нефтегазовой и энергетической промышленности и финансовые институты (19%), а также компании розничной и оптовой торговли (15%).

Причины и длительность процесса внедрения КЭДО

Как отмечают аналитики Deloitte, ключевой причиной для перехода компаний на КЭДО стала задача поддержания эффективного удаленного взаимодействия с сотрудниками. Этот параметр указали 43% респондентов. На втором месте — существенная экономия ресурсов (26%).

При этом в 76% опрошенных компаний инициатором внедрения КЭДО был департамент управления персоналом, в 33% — руководство компании, по 13% — финансовый и IТ-департаменты.

Среди компаний, завершивших внедрение КЭДО, у больше половины (56%) этот процесс занял менее года, у 36% — от года до трех лет и только у 8% — более трех лет. 

Переход компаний на КЭДО регламентируется у участников исследования следующими основными документами:

• соглашения с работниками о применении электронных подписей (63%);
• положение по ЭДО (53%).

При этом у 28% респондентов ЭДО в компании на настоящий момент не регламентирован, 12% используют регламент по ЭДО, а 4% прописывают порядок ведения КЭДО в должностных инструкциях сотрудников. Важно отметить, что результаты исследования получены до принятия Федерального закона от 22 ноября 2021 года № 377-ФЗ, регламентирующего КЭДО. 

Кадровые процессы, переводимые на КЭДО

Среди кадровых процессов, которые переведены на ЭДО, наибольшее количество респондентов назвали следующие: 

• предоставление отпуска (81% опрошенных перевели эту процедуру в электронный вид);
• направление в командировку (73%);
• ознакомление с локальными правовыми актами (69%);
• информирование работника о составных частях зарплаты (46%).

79% компаний смогли полностью автоматизировать хотя бы один кадровый процесс. По сравнению с результатами исследований 2020 года основные четыре кадровых процесса не изменились, изменился только порядок позиций в рейтинге. 

Аналитики Deloitte отмечают, что закон, регламентирующий взаимодействие дистанционного работника и работодателя, стал определенным триггером. После его принятия работодатели стали смелее переводить в ЭДО и другие кадровые процессы не только в отношении дистанционных работников.

Процент перевода в КЭДО таких процессов, как информирование работника о составных частях заработной платы, постепенно снижается, а ознакомление с ЛНА, напротив, с каждым годом увеличивается.

Важный вопрос — какие документы, переведенные в электронный вид, продолжают дублироваться на бумаге. Согласно опросу, 67% респондентов оформляют документы только в электронном виде, в то время как 21% опрошенных частично дублируют электронные документы на бумаге, а 12% — полностью дублируют все электронные документы на бумаге.

По данным Deloitte, большинство компаний дублируют в бумажном виде такие электронные кадровые документы, как авансовые отчеты, приказы о приеме, переводе, отпуске, личные заявления сотрудников, трудовые договоры и дополнительные соглашения, ознакомление с ЛНА и документы по охране труда.

65% респондентов, дублирующих электронные кадровые документы бумажными версиями, планируют полностью перейти на цифровой формат в ближайшем будущем. 

Использование разных типов электронных подписей при КЭДО

Возможность подписания документов электронной подписью имеется для всех работников у 54% опрошенных компаний, в то время как у 30% такая возможность есть лишь для некоторых категорий работников, а у 16% — пока нет. 

Большинство компаний, которые перешли на КЭДО (67%), используют для электронного документооборота простую электронную подпись (ПЭП), при этом 46% опрошенных используют исключительно этот вид подписи.

Вместе с тем 35% опрошенных используют неквалифицированную электронную подпись (НЭП) и 29% — квалифицированную электронную подпись (КЭП). При этом по сравнению с 2020 годом в два раза больше компаний стали использовать НЭП при подписании электронных документов. 14% респондентов ответили, что используют комбинацию двух видов подписей на одном документе.

Трудности при внедрении КЭДО

Среди трудностей, с которыми сталкивались компании при переходе на кадровый ЭДО, большинство участников опроса выделили недостаточную прозрачность законодательства и риски (55%), трудоемкость процесса (46%) и финансовые издержки (42%).

Уже второй год подряд сохраняется топ-3 сложностей при переходе на электронное взаимодействие между работником и работодателем.

При этом в Deloitte подчеркивают, что несовершенство законодательного регулирования является самой часто встречающейся сложностью при переходе в КЭДО на протяжении трех последних лет. В 2021 году респонденты стали отмечать такое препятствие, как отсутствие готовых решений на рынке. 

Трудоемкость и длительность процесса перехода на КЭДО только для 23% респондентов оказались весомым сдерживающим фактором при внедрении электронного взаимодействия. 

Респондентами также были отмечены такие трудности, как отсутствие квалифицированных специалистов, обработка большого массива информации для описания процессов ЭДО, отсутствие практического опыта ведения ЭДО, а также оформление и внедрение электронных подписей.

Подводя итоги исследования, аналитики Deloitte выделяют три важные цифры:

• для 34% компаний кадровый документооборот — это первая область, переведенная в электронный формат;
• 67% компаний отказались от дублирования электронных документов на бумаге полностью или частично;
• У 56% компаний процесс внедрения КЭДО занял менее одного года.

В целом, как показало исследование, кадровый электронный документооборот становится все более важным инструментом для российского бизнеса, и его значимость и области применения будут только расти.