Отдел финдисциплины как основа эффективного взаимодействия с бизнесом

Роман Савельев

«МФЦ Полюс»

Начальник отдела контроля финансовой дисциплины

Качественная работа ОЦО невозможна без конструктивного взаимодействия и слаженной работы с бизнесом. Именно поэтому в «МФЦ Полюс» одним из фокусов 2022 года стало повышение эффективности процессов и коммуникаций между ОЦО и бизнесом. Роман Савельев, начальник отдела контроля финансовой дисциплины «МФЦ Полюс», рассказал, как в сервисном центре были выявлены самые «болевые точки» во взаимоотношениях с бизнесом и что было сделано для их устранения.

Проблемы со сроками и ритмичностью предоставления документов

После того как функция бухгалтерского учета была выведена в ОЦО, она была оптимизирована и разделена на два направления. Первое направление — это непосредственно учет, который централизованно ведут сотрудники ОЦО в back-office «МФЦ Полюс». Второе направление — это своеобразный «мост» в бизнес, который представлен бизнес-партнером. На бизнес-партнера возложено обеспечение качественного учета и комфорта заказчика. Бизнес-партнер находится в бизнес-единице и взаимодействует как с бизнес-заказчиком, так и с МФЦ (рис. 1).

Несмотря на устоявшуюся систему работы ОЦО, у нас, как и у многих, возникали сложности со сроками и ритмичностью предоставления документов. Часто предоставляются неполные комплекты документов, что приостанавливает их загрузку в системы. Иногда такие комплекты и вовсе отклоняются на доработку, а значит, не могут быть своевременно отражены в учете. Эти проблемы систематически поднимались на встречах с руководством с предоставлением статистики, но, как показывает практика, такие вопросы не всегда доводятся до рядовых сотрудников-исполнителей, то есть до тех, кто работает с документами и на ком лежит ответственность за их качественное предоставление.

Выявление трех направлений для оптимизации и создание отдела финдисциплины

Для решения общих проблем на ежегодное функциональное совещание по подведению итогов были приглашены не только руководители функций и направлений, но и бизнес-партнеры и рядовые сотрудники. На этой встрече участники совместно определили «болевые точки», которые вызывают наибольшие проблемы во взаимодействии: организация документооборота, 100%-ная сверка ВГО и 100%-ное возмещение НДС.

В итоге были выявлены те направления, по которым возникает больше всего вопросов как при взаимодействии ОЦО с бизнесом, так и внутри самого сервисного центра: документооборот, договорная работа и инвентаризация. Необходимо было организовать своевременное подписание документов и оптимизацию текущих процессов, под эту задачу был сформирован отдел финансовой дисциплины, отвечающий за три названных блока (рис. 2).