Самостоятельный переход на налоговый мониторинг: возможные проблемы

Как показывает практика, количество компаний, переходящих на режим налогового мониторинга, ежегодно растет. Если в компании есть ОЦО, то это помогает сконцентрировать экспертизу и создать команду проекта по вступлению в налоговый мониторинг в Центре, но не позволяет избежать сложностей в ходе трансформации. Эксперты компании «Деловые решения и технологии» (ДРТ) Юлия Орлова и Андрей Сотников рассказали Клубу ОЦО о том, какие проблемы предстоит решить компаниям и ОЦО, которые планируют самостоятельный переход на налоговый мониторинг.

Юлия Орлова

Деловые решения и технологии

Партнер, руководитель направления НМ

Андрей Сотников

Деловые решения и технологии

Партнер департамента управления рисками

Разработка собственного или внедрение стороннего продукта

Даже если в штате ОЦО есть технические и методологические специалисты, которые поддерживают работу и развитие внутренних систем, следует помнить, что у любой доработки или внедрения существует ряд особенностей, отличающих данный процесс от поддержки.

1. Разработка IТ-решения собственными силами требует привлечения колоссального числа технических специалистов, а также специалистов со стороны бизнеса (методологов). Выделение большого объема ресурсов связано с необходимостью самостоятельного изучения необходимых и достаточных функциональных возможностей Витрины данных, а также требований, предъявляемых к информационному взаимодействию, в том числе с АИС «Налог-3». Разрабатываемое IТ-решение должно соответствовать всем требованиям режима налогового мониторинга, что подразумевает автоматизацию налоговой функции, достаточный уровень раскрытия показателей налоговой отчетности по принципу drill-down, а также наличие системы хранения документов. Для успешной интеграции с АИС «Налог-3» IТ-функции ОЦО необходимо разработать и протестировать девять сценариев, по которым пошагово строится документооборот между компанией и налоговым органом. Учитывая объем требований для режима налогового мониторинга, при реализации проекта только силами ОЦО может возникнуть проблема нехватки компетенций и недостаточное взаимодействие между рабочими командами финансов и IТ. Команде ОЦО необходимо будет на постоянной основе отслеживать все законодательные инициативы в области налогового мониторинга, поскольку любое значимое изменение правил информационного взаимодействия с ФНС России потребует дополнительной доработки IТ-системы и последующей ее самостоятельной поддержки.
2. Внедрение специализированных автоматизированных решений внешних разработчиков упростит процесс вхождения в налоговый мониторинг и сократит срок запуска IТ-системы. Преимуществом общедоступных IТ-систем является то, что в них, как правило, учитываются все последние требования ФНС России и проводятся регулярные обновления. При этом возможно использование одного продукта всеми организациями группы компаний. Кроме того, некоторые компании предлагают специальные решения для ОЦО и холдингов. Однако при внедрении готового IТ-решения со стороны ОЦО, опять-таки, потребуется привлечение дополнительных специалистов для нормализации структуры хранения данных, автоматического заполнения новых атрибутов и других технических особенностей внедрения IТ-решений, а также знание технологий, на которых реализованы Витрина данных и модуль интеграции с АИС «Налог-3», и функциональных возможностей/ограничений продукта.

Кроме того, для комфортного внедрения собственного или стороннего продукта, а также минимизации рисков в ходе эксплуатации продукта, в том числе связанных с изменением законодательных требований, необходимо иметь в штате квалифицированного технического архитектора, который сможет спроектировать отказоустойчивую систему (комплекс систем), обогащенную необходимыми автоматическими контролями целостности данных, а также позволяющую вести раздельное отражение данных, в случае если одна Витрина данных будет использоваться для нескольких организаций.

Следует отметить, что совсем недавно Приказом ФНС России от 13 марта 2023 года № ЕД-7-23/163@ был утвержден новый порядок получения доступа налоговых органов к информационным системам участников налогового мониторинга в рамках интеграции с АИС «Налог-3». Положения данного Приказа должны быть учтены при создании архитектуры проектного решения и описании процесса информационного взаимодействия. 

Специфика системы внутреннего контроля в ОЦО

Помимо проектирования, разработки и/или настройки IТ-системы, перед вступлением в налоговый мониторинг важно оценить состояние системы внутреннего контроля компании, которая планирует вступать в налоговый мониторинг и обслуживается в ОЦО, по пяти компонентам: 

• организация контрольной среды; 
• наличие системы управления рисками; 
• выполнение контрольных процедур; 
• информирование и коммуникация о системе внутреннего контроля;
• проведение мониторинга средств контроля. 

Если в головной организации не формализованы единые корпоративные процессы в области внутреннего контроля, то при внедрении процессов внутреннего контроля силами ОЦО следует разделить ответственность и полномочия сотрудников, обеспечивающих функционирование, мониторинг, оценку организации и совершенствование системы внутреннего контроля. Для целей налогового мониторинга команде ОЦО необходимо провести идентификацию и оценку налоговых рисков на основе анализа условий осуществления финансово-хозяйственной деятельности компании. При этом специалистам ОЦО придется формализовать как риски в процессах, выполняемых в ОЦО, так и риски доучетных процессов, которые выполняются на стороне обслуживаемой компании, но являются релевантными для раскрытия в рамках налогового мониторинга. 

Полнота и точность оценки рисков силами ОЦО зависит от наличия в ОЦО экспертной функции по методологии налогообложения (например, в виде центра экспертизы по налоговому учету). В некоторых ОЦО сосредоточены только базовые транзакционные функции, предполагающие выполнение стандартных рутинных задач, им необходимо будет доукомплектовать команду проекта специалистами с более высоким уровнем экспертизы. 

Далее ОЦО надлежит определить контрольные процедуры бизнес-процессов, направленные на снижение выявленных рисков. Необходимо будет формально описать, что делают специалисты ОЦО или специалисты, осуществляющие доучетные процессы, для проверки/верификации документов или системных данных (в течение месяца или в рамках закрытия периода). Описание контрольных действий можно выполнить как на основе интервью, так и на базе инструкций специалистов. При этом одним из ключевых приоритетов является понятность и детальность описания контрольного действия, то есть механизма проверки, показывающего налоговому инспектору, каким образом исполнитель снижает вероятность реализации риска. Также при описании контрольных процедур максимальное внимание уделяется автоматизированным контрольным процедурам, а именно системным проверкам; алгоритмам, работающим в активном режиме (то есть или блокирующим ручные ошибки, или осуществляющим автоматические расчеты, сравнения данных), что в целом повышает уровень технической зрелости бизнес-процессов и системы учета компании. 

Документирование контрольных процедур на уровне ОЦО, а также подготовка иной отчетности по СВК осуществляются с применением специальных отчетных форм, установленных в приказах ФНС России. Использование автоматизированных решений для налогового мониторинга снизит трудозатраты на подготовку документов, сократит количество ручных ошибок, а также позволит автоматизировать процесс тестирования контрольных процедур.

Повышение эффективности работы ОЦО в рамках налогового мониторинга 

Возможность вовлечения ОЦО в процесс вступления компании в режим налогового мониторинга и дальнейшая поддержка с его стороны взаимодействия с налоговым органом зависят от объема функций, переданных в ОЦО, и степени автоматизации. 

По нашему мнению, как минимум для диагностики готовности компании к переходу на налоговый мониторинг, планирования трансформационного процесса, внедрения решений в области автоматизации контролей целесообразно привлекать профессиональных методологов и опытных поставщиков IТ-решений Это позволит существенно сократить время, затраченное штатными специалистами на разработку собственного решения, и снизит риски ошибок при планировании. 

Бесспорно, трансформация взаимодействия с государственным органом послужит своего рода проверкой качества работы ОЦО. Но при всей сложности трансформационного периода после перехода на проектную эксплуатацию систем и процессов налоговый мониторинг существенно сократит административную нагрузку на бизнес, сделает процесс взаимодействия с налоговым органом более предсказуемым и позволит существенно снизить штрафные санкции.