С 1 сентября 2024 года применение машиночитаемой доверенности (МЧД) для бизнеса станет обязательным. Поэтому опыт компаний, которые уже накопили определенный опыт применения МЧД, становится особенно актуальным. Владимир Поляков, руководитель проектов «ДМ-Тех», поделился с Клубом ОЦО опытом внедрения МЧД в своей компании и обратил внимание на те вызовы, с которыми пришлось столкнуться в ходе проекта и преимущества, которые получила компания благодаря проекту.
Особенности проекта
Для начала хотелось бы выделить три ключевые особенности реализации проекта по внедрению МЧД в нашей компании.
Реализация проекта для 3 операторов ЭДО и 3PL складов. Исторически сложилось так, что поскольку мы достаточно давно внедрили ЭДО, у нашей компании образовалось три крупных оператора ЭДО, с которыми мы работаем. Соответственно, все наши контрагенты условно поделены на три примерно равных части. При организации работы с МЧД мы учитывали тот фактор, что наши контрагенты работают в своих информационных средах, у них уже настроены интеграции внутри ИТ-систем, поэтому мы не стали никого принуждать к переходу на единого провайдера, а делали интеграцию сразу с тремя провайдерами.
Также у нас есть 3PL склады, самый крупный из них – это «Почта России». Для этих контрагентов мы выбирали отдельный подход, в том числе с точки зрения хранения машиночитаемой доверенности. Если в случае с операторами ЭДО мы используем единый блокчейн для хранения и передачи МЧД, то со складами мы договорились обмениваться МЧД напрямую и МЧД для них мы храним в наших информационных системах. Мы не заключаем допсоглашения со складами, а действуем на основании информационного письма, чего по оценкам наших юристов вполне достаточно.
Была реализована параллельная схема подписания документов, действующая до августа 2024 года. Для чего это было сделано? Понятно, что не все контрагенты были готовы перейти на МЧД. Поэтому для тех контрагентов, кто не был готов, мы реализовали параллельную схему, то есть возможность работы с КЭП сотрудника, выданного от юрлица. Впоследствии этих контрагентов мы также переводили на МЧД. Ну и, соответственно, основная схема, – это применение КЭП физического лица плюс МЧД юридического лица.
Клиентоориентированный подход к контрагентам. На мой взгляд, это один из ключевых факторов успеха проекта. У нас несколько тысяч контрагентов, и, наверное, самая большая наша заслуга состоит в том, что мы выстроили планомерную информационную работу со всеми контрагентами: это «письма счастья», разделы на сайтах, разделы в личном кабинете маркетплейса с информацией о том, что такое МЧД, как перейти на использование МЧД при работе с ДМ и т.д. Кроме того, мы предлагаем нашим контрагентам демо-стенды, организованные по каждому из наших провайдеров, чтобы они могли в тестовом режиме проверить, насколько просто и удобно работает обмен с МЧД. Мне кажется, что и с сентября 2024 года, когда применение МЧД станет обязательным, компаниям очень важно продолжать проводить постоянную информационную работу со всеми контрагентами, поскольку у многих еще не будет большой практики применения МЧД и неизбежно будут возникать вопросы, на которые нужно заранее подготовить ответы (возможно, сделать специальный раздел на портале для клиентов).
Дорожная карта проекта
Резюме
В заключение хотелось бы еще раз обратить внимание коллег на важность разъяснительной информационной работы как с контрагентами, так и внутри компании. Поскольку до обязательного перехода на МЧД осталось меньше месяца, то важно, чтобы и все службы компании, задействованные в процессе работы с МЧД, понимали, что это за инструмент и как он работает. К примеру, я регулярно провожу лекции для различных подразделений нашей компании на тему, что такое МЧД, для чего они нужны, чем они вам помогут, на что нужно обратить внимание при работе с ними и т.д. И, соответственно, в ходе этих лекций больше всего времени занимают ответы на вопросы, при которых мы выясняем узкие места, где у нас есть проблемы, и как их можно решить. Не нужно бояться нового для многих инструмента, важно видеть в нем не только сложности, но и плюсы. Внедрение МЧД дало нам возможность навести порядок не только в документообороте, но и во взаимодействии между различными подразделениями и с контрагентами, что не менее важно, чем автоматизация процесса.
Подробнее опыт компаний и ОЦО по внедрению МЧД обсудим на онлайн-завтраке Клуба ОЦО 6 сентября. Регистрируйтесь и присоединяйтесь!
Локализация вместо импортозамещения: IТ-ИНСТРУМЕНТЫ ДЛЯ РЕШЕНИЯ ЗАДАЧ ОЦО
Клуб ОЦО представляет большой обзор главных трендов цифровизации и применения IT-инструментов в российской индустрии бизнес-сервиса
Повышение операционной эффективности в условиях ограниченных ресурсов
Ольга Цыплакова, Страховой дом ВСК, – о том, как правильное моделирование и работа с командой позволяют повысить оперэффективность
