Исторически сложилось так, что в большинстве российских ОЦО есть фронт-офисы, задача которых — облегчать взаимодействие ОЦО с бизнесом. Екатерина Юрченко, генеральный директор ГПМ Партнер, и Константин Стецык, директор БизПроКонсалт, рассказали Клубу ОЦО, зачем ОЦО создают фронт-офисы, можно ли уже на стадии запуска отказаться от них и почему по мере развития ОЦО фронт-офисы будут оптимизироваться.
Причины создания фронт-офисов
Многие ОЦО 5–10 лет назад создавались следующим образом: из предприятий во фронт-офис выводили бухгалтерию, которая выполняла полный цикл бухгалтерского учета. Затем постепенно этот функционал переводился в ОЦО в другую локацию, и таким образом дублирующие сотрудники со временем «вымывались» из фронт-офисов, а фронт-офис оставался передаточным звеном между ОЦО и бизнесом.
Выделим основные причины, почему фронт-офисы традиционно были необходимы в модели ОЦО.
1. Сохранение исторических кадров и экспертизы, преемственность знаний
Очень часто фронт-офисы создавались при крупных заводах на бизнес-площадках, чтобы быть связующим звеном между ОЦО и бизнесом с точки зрения передачи экспертизы и решения каких-то сложных вопросов, потому что отрывать функцию от бизнеса всегда болезненно, таким образом, фронт-офисы становились неким «подстраховочным пунктом». Главбухи бывших компаний могли занимать во фронт-офисах определенные позиции, чтобы «смягчить» создание ОЦО.
2. Минимизация социальных рисков, связанных с быстрым увольнением людей
3. Сопровождение налоговых проверок на местах
Ранее, когда налоговики приходили на производственные площадки, было важно, чтобы там находились эксперты, которые могли бы помочь работать с архивами на предприятиях, предоставить первичку налоговым органам, ответить на возникающие вопросы.
4. Связующее звено в коммуникациях между бизнесом и новым ОЦО
Фронт-офисы были уже не в бизнесе, но умели разговаривать на одном языке с теми, с кем работали долгие годы, их сотрудники знали, к кому нужно пойти с определенным вопросом, как эффективнее выстроить взаимодействие, какие требования у бизнеса, при этом очень многое строилось именно на личных отношениях. И благодаря этому ОЦО удавалось решать с бизнесом вопросы, возникающие в процессе оказания услуг.
5. Организация документооборота
В крупных производственных компаниях не всегда бизнес обучен документообороту, и поэтому сотрудники фронт-офиса выполняли роль неких кураторов, которые знали, как нужно оформить документы, куда их принести и сдать, отсканировать и заархивировать.
Таким образом, причины создания фронт-офисов на стадии запуска ОЦО вполне очевидны. Однако следует помнить о той ловушке, которая часто возникает на этапе формирования бизнес-кейса запуска ОЦО вместе с фронт-офисами. Компании, в которых есть крупные активы и крупные подразделения (в бухгалтерии завода может работать от 100 до 300 человек и более), могут сразу предусмотреть, что при выводе функции оставляют на всякий случай в бухгалтерии (во фронт-офисе) 10–15% от общей численности. Уволив остальных сотрудников централизуемого подразделения, компания получит экономию на затратах и очень хороший экономический эффект, поэтому она готова закрыть глаза на то, что определенное количество людей останется во фронт-офисах. Однако, как только эта модель согласовывается и принимается, тяжело сдвинуться дальше, отказавшись со временем от фронт-офисов и уволив оставшийся «резерв» сотрудников. Рассмотрим, в каких случаях уже на стадии запуска ОЦО можно отказаться от фронт-офиса.
Отказ от фронт-офисов на стадии запуска ОЦО
Импортозамещение в IТ: возможные проблемы
Дмитрий Басистый о том, каковы возможности полного импортозамещения ИТ-инфраструктуры и с какими проблемами можно при этом столкнуться.
Как ОЦО быть эффективными в кризис
Елена Троян, PwC, – о том, как ОЦО работать в новых условиях и чем центры могут помочь бизнесу
