Переход на электронные трудовые книжки: самое важное от ПФР

Переход на электронные трудовые книжки: самое важное от ПФР

#HR-функции
#ЭДО
Наталья Белянцева

Наталья Белянцева

Пенсионный фонд РФ

Начальник департамента учета пенсионных прав застрахованных лиц

До 31 октября работодатели должны сообщить своим сотрудникам о возможности выбора формата трудовой книжки — бумажного или электронного. Как компаниям избежать ошибок при передаче данных в Пенсионный фонд и минимизировать трудозатраты? Об этом Клубу ОЦО рассказала Наталья Белянцева, начальник департамента организации персонифицированного учета пенсионных прав застрахованных лиц ПФР.  

— Наталья Алексеевна, с какими проблемами наиболее часто сталкиваются работодатели в связи с переходом на электронную трудовую книжку? 

— Наибольшие трудности у работодателей возникали с представлением «Сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица» (формы СЗВ-ТД) при сдаче в ПФР первого отчета. Однако все вопросы снимаются после тщательного изучения правил заполнения новой формы и выработке алгоритма действий при подаче необходимых сведений в электронном виде. На сегодняшний день большинство работодателей освоили порядок заполнения формы СЗВ-ТД, поэтому сложностей с подачей данных в ПФР у них не возникает. 

— Нужно ли первоначально заносить все данные трудовой книжки в отчет для ПФР? Если нет, то как при выходе работника на пенсию будут учитываться данные о его трудовом стаже до 2020 года? 

— В настоящее время работодатель не должен переводить в электронный вид всю историческую информацию из трудовых книжек работников. При представлении сведений о трудовой деятельности работника по форме СЗВ-ТД впервые в форму нужно внести информацию о последнем кадровом перемещении (мероприятии) у этого работодателя по состоянию на 1 января 2020 года. Источником сведений о трудовой деятельности до 31 декабря 2019 года является трудовая книжка. 

— Как минимизировать ошибки при переносе данных из бумажной трудовой книжки в Пенсионный фонд? 

— Перед представлением сведений в территориальный орган ПФР работодателям необходимо проверить все данные. Программы для подготовки и проверки отчетности размещены в свободном доступе на официальном сайте ПФР в разделе «Страхователям» в рубрике «Работодателям» — «Бесплатные программы, формы и протоколы». По результатам проверки сведений формируется протокол проверки, в котором могут быть выявлены ошибки работодателя. Использование бухгалтерских программ также позволяет минимизировать ошибки работодателей при заполнении формы СЗВ-ТД. 

Одновременно следует отметить, что в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса, если работник обнаружил неверную или неполную информацию в сведениях о своей трудовой деятельности, представленных работодателем в ПФР, то по его письменному заявлению работодатель обязан исправить или дополнить сведения и представить их в ПФР заново.

— Как поступить, если сотрудник против перехода на электронную трудовую книжку? Возможно ли одновременно вести электронную и бумажную трудовые книжки? 

— Для всех работников переход к новому электронному формату сведений о трудовой деятельности является добровольным. До 31 декабря 2020 года включительно сотрудникам необходимо подать письменное заявление работодателю в произвольной форме о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки. При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель не освобождается от обязанности представления сведений о трудовой деятельности в электронном виде. 

Единственным исключением станут те сотрудники, которые впервые устроятся на работу с 2021 года. Для них все сведения о работе изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки. 

Некоторые работодатели считают, что поскольку большинство работников не откажутся от бумажных ТК и из-за двойного документооборота увеличится штат специалистов кадровых служб. Каково ваше мнение по этому поводу и как кадровым службам минимизировать трудозатраты? 

— Использование бухгалтерских программ и бесплатного сервиса проверки сведений, о котором было сказано выше, позволит минимизировать трудозатраты. 

— Планируется ли вносить изменения в форму электронной трудовой книжки? 

— В настоящее время ПФР подготовлен проект постановления Правления ПФР «О внесении изменений в постановление Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 25 декабря 2019 года № 730п», которым предусматривается дополнение формы СЗВ-ТД информацией о территориальных условиях работы (данные о работниках Крайнего Севера или территорий, приравненных к районам Крайнего Севера, собираются ПФР для расчета соответствующих выплат). 

— Наталья Алексеевна, как работодатели или работники могут оперативно задать возникающие у них вопросы органам ПФР? 

— Консультацию по всем вопросам можно получить на личном приеме в клиентских службах ПФР, а также позвонив в территориальные органы ПФР по телефонам, указанным на официальном сайте Пенсионного фонда. Кроме того, на сайте ПФР размещен раздел «Вопросы-ответы по электронной трудовой книжке», где можно найти ответы на наиболее часто задаваемые вопросы. 

Материал подготовлен Анной Чернецкой

Иллюстрация: sterhluki.ru, mediacratia.ru