ОПЫТ: Роботизация оформления командировок

Виктория Литорина

Центр корпоративных решений

Начальник управления по организации мероприятий и деловых поездок

Процесс оформления командировок, которые выполняют многие ОЦО, является достаточно трудоемким. Виктория Литорина, начальник управления по организации мероприятий и деловых поездок Центра корпоративных решений, рассказала Клубу ОЦО, как роботизация оформления командировок позволила оптимизировать этот процесс и повысить его эффективность.

Первый шаг в сторону оптимизации процесса командирования был сделан в нашем Центре еще в 2018 году (тогда это был НЛМК-Учетный центр. — Прим. ред.): мы разработали и разместили на внутреннем портале интерфейс для подачи и согласования заявок на командировки, что значительно упростило их оформление для сотрудников. Однако это не принесло существенного экономического эффекта.

Необходимо было оптимизировать весь процесс — от подачи заявки до ее оплаты бэк-офисом. К реализации задачи мы приступили в Центре корпоративных решений в середине 2019 года. 

Предпосылки и план проекта

На старте проекта была следующая ситуация:

• децентрализованная функция командирования в трех холдингах;
• разнообразные способы оплаты, множество поставщиков, бумажный документооборот;
• отсутствие полноценной аналитики по расходам на бизнес-тревел;
• бухгалтерский блок был встроен в управление по организации деловых поездок, а его сотрудники были практически «погребены» под стопками и мешками первичных документов и авансовых отчетов — долги на конец 2019 года по отражению авансовых отчетов и оплате агентствам исчислялись десятками миллионов рублей;
• низкий уровень автоматизации процесса;
• разный подход к определению лимитов на проживание;
• два крупных международных агентства обслуживали московские представительства двух холдингов;
• использовались разные платформы заказа услуг.

План работ включал в себя несколько этапов.

1. Построение единой контрактной модели для всех компаний холдинга. Ожидаемый эффект — снижение стоимости услуг, уменьшение документооборота.
2. Унификация процесса командирования для всех компаний холдинга. Ожидаемый эффект — повышение качества и скорости сервиса, снижение его стоимости.
3. Тиражирование модели на все компании. Ожидаемый эффект — высвобождение ресурсов команд, ответственных за деловые поездки, на решение иных задач; снижение стоимости IТ-решений и внедрение лучших практик; дополнительные инструменты мотивации сотрудников.
4. Развитие тревел-центра и оказываемых им услуг. Ожидаемый эффект — повышение качества сервиса, оказание дополнительных услуг.

Рассмотрим каждый из этапов более подробно.