Сообщество профессионалов выделенного сервиса
Стать резидентом Вход
ОПЫТ: Роботизация оформления командировок
Статья

ОПЫТ: Роботизация оформления командировок

Процесс оформления командировок, которые выполняют многие ОЦО, является достаточно трудоемким. Виктория Литорина, начальник управления по организации мероприятий и деловых поездок Центра корпоративных решений, рассказала Клубу ОЦО, как роботизация оформления командировок позволила оптимизировать этот процесс и повысить его эффективность.

Первый шаг в сторону оптимизации процесса командирования был сделан в нашем Центре еще в 2018 году (тогда это был НЛМК-Учетный центр. — Прим. ред.): мы разработали и разместили на внутреннем портале интерфейс для подачи и согласования заявок на командировки, что значительно упростило их оформление для сотрудников. Однако это не принесло существенного экономического эффекта.

Необходимо было оптимизировать весь процесс — от подачи заявки до ее оплаты бэк-офисом. К реализации задачи мы приступили в Центре корпоративных решений в середине 2019 года. 

Предпосылки и план проекта

На старте проекта была следующая ситуация:

  • децентрализованная функция командирования в трех холдингах;
  • разнообразные способы оплаты, множество поставщиков, бумажный документооборот;
  • отсутствие полноценной аналитики по расходам на бизнес-тревел;
  • бухгалтерский блок был встроен в управление по организации деловых поездок, а его сотрудники были практически «погребены» под стопками и мешками первичных документов и авансовых отчетов — долги на конец 2019 года по отражению авансовых отчетов и оплате агентствам исчислялись десятками миллионов рублей;
  • низкий уровень автоматизации процесса;
  • разный подход к определению лимитов на проживание;
  • два крупных международных агентства обслуживали московские представительства двух холдингов;
  • использовались разные платформы заказа услуг.

План работ включал в себя несколько этапов.

  1. Построение единой контрактной модели для всех компаний холдинга. Ожидаемый эффект — снижение стоимости услуг, уменьшение документооборота.
  2. Унификация процесса командирования для всех компаний холдинга. Ожидаемый эффект — повышение качества и скорости сервиса, снижение его стоимости.
  3. Тиражирование модели на все компании. Ожидаемый эффект — высвобождение ресурсов команд, ответственных за деловые поездки, на решение иных задач; снижение стоимости IТ-решений и внедрение лучших практик; дополнительные инструменты мотивации сотрудников.
  4. Развитие тревел-центра и оказываемых им услуг. Ожидаемый эффект — повышение качества сервиса, оказание дополнительных услуг.

Рассмотрим каждый из этапов более подробно.

Контент доступен зарегистрированным пользователям!
Создание закупочного ОЦО: практический опыт
Создание закупочного ОЦО: практический опыт
#Закупки #Управление эффективностью

Наталия Савинцева рассказала Клубу ОЦО о том, как «Ростелеком» централизовал закупочный функционал и как оценивает эффективность работы закупочного центра.

Как решать проблемы GBS, не теряя темпов роста
Как решать проблемы GBS, не теряя темпов роста
#Международный опыт #Стратегия

Boston Consulting Group о том, на чем сосредоточиться лидеру GBS, чтобы сохранить темпы роста.

Похожие Статьи

Опыт: Проект «SMART-сервис» в Черкизово-ОЦО
Опыт: Проект «SMART-сервис» в Черкизово-ОЦО
#Лучший опыт #Развитие ОЦО

Почему Черкизово-ОЦО отказалось от понятия клиентоориентированность и что означает SMART-сервис рассказала Ирина Антохова

Запуск ОЦО: советы профессионалов
Запуск ОЦО: советы профессионалов
#Лучший опыт #Создание ОЦО

Руководители ОЦО рассказывают на что обратить внимание при создании ОЦО.

Создание целевой системы ЭДО в «Магните»
Создание целевой системы ЭДО в «Магните»
#Лучший опыт #ЭДО

Ольга Прудников о том, как добиться лучших результатов при внедрении ЭДО.

Опыт:  Сервис «Stop Covid» для Группы компаний «Полюс»
Опыт: Сервис «Stop Covid» для Группы компаний «Полюс»
#Лучший опыт #Развитие ОЦО

Как МФЦ «Полюс» пришел к внедрению цифровых паспортов вахтовых сотрудников ГОКов.

Данный веб-сайт использует файлы cookie для того, чтобы сохранить данные на вашем компьютере. Если вы продолжаете работать с этим веб-сайтом, мы предполагаем, что вы соглашаетесь с использованием файлов cookie.