Сообщество профессионалов выделенного сервиса
Стать резидентом Вход
ОПЫТ: Роботизация оформления командировок
Статья 23.06.2021

ОПЫТ: Роботизация оформления командировок

Процесс оформления командировок, которые выполняют многие ОЦО, является достаточно трудоемким. Виктория Литорина, начальник управления по организации мероприятий и деловых поездок Центра корпоративных решений, рассказала Клубу ОЦО, как роботизация оформления командировок позволила оптимизировать этот процесс и повысить его эффективность.

Первый шаг в сторону оптимизации процесса командирования был сделан в нашем Центре еще в 2018 году (тогда это был НЛМК-Учетный центр. — Прим. ред.): мы разработали и разместили на внутреннем портале интерфейс для подачи и согласования заявок на командировки, что значительно упростило их оформление для сотрудников. Однако это не принесло существенного экономического эффекта.

Необходимо было оптимизировать весь процесс — от подачи заявки до ее оплаты бэк-офисом. К реализации задачи мы приступили в Центре корпоративных решений в середине 2019 года. 

Предпосылки и план проекта

На старте проекта была следующая ситуация:

  • децентрализованная функция командирования в трех холдингах;
  • разнообразные способы оплаты, множество поставщиков, бумажный документооборот;
  • отсутствие полноценной аналитики по расходам на бизнес-тревел;
  • бухгалтерский блок был встроен в управление по организации деловых поездок, а его сотрудники были практически «погребены» под стопками и мешками первичных документов и авансовых отчетов — долги на конец 2019 года по отражению авансовых отчетов и оплате агентствам исчислялись десятками миллионов рублей;
  • низкий уровень автоматизации процесса;
  • разный подход к определению лимитов на проживание;
  • два крупных международных агентства обслуживали московские представительства двух холдингов;
  • использовались разные платформы заказа услуг.

План работ включал в себя несколько этапов.

  1. Построение единой контрактной модели для всех компаний холдинга. Ожидаемый эффект — снижение стоимости услуг, уменьшение документооборота.
  2. Унификация процесса командирования для всех компаний холдинга. Ожидаемый эффект — повышение качества и скорости сервиса, снижение его стоимости.
  3. Тиражирование модели на все компании. Ожидаемый эффект — высвобождение ресурсов команд, ответственных за деловые поездки, на решение иных задач; снижение стоимости IТ-решений и внедрение лучших практик; дополнительные инструменты мотивации сотрудников.
  4. Развитие тревел-центра и оказываемых им услуг. Ожидаемый эффект — повышение качества сервиса, оказание дополнительных услуг.

Рассмотрим каждый из этапов более подробно.

Контент доступен зарегистрированным пользователям!
DELOITTE RUSSIA: ОСНОВНЫЕ ИЗМЕНЕНИЯ НА РЫНКЕ ЭДО В МАЕ
DELOITTE RUSSIA: ОСНОВНЫЕ ИЗМЕНЕНИЯ НА РЫНКЕ ЭДО В МАЕ
#ЭДО

Минтруда продлевает эксперимент по кадровому ЭДО, особенности применения акта о приеме МЦ в электронном виде, и два базовых законопроекта: о кадровом ЭДО и о конвертации бумажных документов в электронные и создании цифровых архивов. Читайте об этом в подборке самых важных нововведений в российском ЭДО от компании Deloitte Russia. Законопроект о конвертации бумажных документов в электронные […]

Как решать проблемы GBS, не теряя темпов роста
Как решать проблемы GBS, не теряя темпов роста
#Международный опыт, #Стратегия

Boston Consulting Group о том, на чем сосредоточиться лидеру GBS, чтобы сохранить темпы роста.

Похожие Статьи

Корпоративное ТВ в «Норникель – ОЦО»
#Лучший опыт #Развитие ОЦО
Корпоративное ТВ в «Норникель – ОЦО»

Как «Норникель-ОЦО» запустил свое ТВ и почему оно стало популярным среди сотрудников.

Автоматизация организации командировок в «РусГидро ОЦО»
#Лучший опыт #Цифровизация
Автоматизация организации командировок в «РусГидро ОЦО»

Как в «РусГидро ОЦО» за счет внедрения ИТ-решения для организации командировок удалось оптимизировать весь бизнес-процесс

Сотрудничество и гибкость — главные элементы успеха гибридного офиса
#удаленная работа #Цифровизация
Сотрудничество и гибкость — главные элементы успеха гибридного офиса

Директор пражского цифрового центра AbInBev Яромир Староба о том, какие трансформации претерпела компания во время пандемии и о проблеме возвращения людей в офис при внедрении гибридной модели.

Многофункциональные ОЦО: секреты управления и успешного функционирования
#Лучший опыт #Развитие ОЦО
Многофункциональные ОЦО: секреты управления и успешного функционирования

Руководители трех ведущих ОЦО - Андрей Клопотовский, Михаил Кондратьев и Александр Завражин – о том, какими навыками должен обладать руководитель и том, что идет на смену классической модели управления.

Данный веб-сайт использует файлы cookie для того, чтобы сохранить данные на вашем компьютере. Если вы продолжаете работать с этим веб-сайтом, мы предполагаем, что вы соглашаетесь с использованием файлов cookie.