ОЦО «Магнит»: активно развиваем цифровые сервисы

Ольга Прудникова

ОЦО Магнит

директор департамента управления финансовыми сервисами

(На дату публикации статьи)

Директор департамента управления финансовыми сервисами ОЦО Магнит Ольга Прудникова рассказала Клубу ОЦО о том, почему в уходящем году важными проектами Центра стало развитие технологий и стандартизация процессов, какие задачи в области управления персоналом были решены и какова роль ОЦО во внедрении новой корпоративной ERP-системы в 2022 году.

— Ольга, что из сделанного в 2021 году вашим ОЦО было самым важным?

— Мы с командой в конце прошлого года выделили основные направления для развития центра в 2021 году: процессы, люди, технологии. Этот выбор был обоснован тем, что ОЦО «Магнит» — это молодой ОЦО: только во второй половине 2020 года была завершена масштабная трансформация финансовой функции компании, большую часть сервисов пришлось переводить в ОЦО в дистанционном режиме; более половины сотрудников центра принимались на работу уже в период пандемии и ни разу не встречались очно со своими коллегами и руководителями; запущенная программа автоматизации и роботизации показала хорошие результаты, и в рамках второго этапа нужно было учесть наработанный опыт и максимально его улучшить. 

Поскольку ОЦО «Магнит» строился по принципу Lift&Shift, то есть все сервисы мигрировали в центр в формате «как есть», то на этапе стабилизации в 2021 году потребовалось преобразование технологий и инструментария, а также стандартизация процессов. Эта задача невозможна без глубокого и комплексного анализа всех областей работы центра, которые можно упростить, оптимизировать, ускорить или автоматизировать. 

В 2021 году бизнес компании продолжал активно расти, компания стала развивать цифровые сервисы. Со стороны ОЦО требовались экспертиза и участие в большинстве корпоративных проектов компании, так как именно мы являемся экспертами информационных систем компании. При этом нужно было максимально эффективно использовать имеющиеся ресурсы.

В 2021 году мы совместно с внутренним заказчиком выровняли ключевые бизнес-процессы и документооборот по ним, поддержали более 40 корпоративных проектов компании, внедрили запланированные инструменты из карты автоматизации и роботизации 2021 года, подготовили и настроили информационную учетную систему к внедрению законодательных изменений по комплаенс-проектам: маркировка, ФСБУ 25, ФСБУ 6/26, прямые выплаты в ФСС и т.д., — продолжили развитие системы электронного документооборота компании и внедрение системы управления сервисной моделью ОЦО. Все операционные задачи были выполнены в утвержденные и согласованные с заказчиком сроки. Центр приблизился к 99% исполнения SLA по основным очередям задач. У нас сохраняется высокая оценка уровня сервисов ОЦО, по результатам проведенных опросов пользователей услуг ОЦО. А еще мы провели огромную подготовительную работу к внедрению в 2022 году новой корпоративной системы управления ресурсами предприятия.

Отдельно хочу выделить выполненные задачи по ключевому блоку — управление персоналом. В 2021 году в ОЦО «Магнит» была запущена в новом формате система наставничества, ведь оно теперь происходит в онлайн-формате (мы по-прежнему работаем в дистанционном режиме по большинству сервисных направлений). Для быстрого и простого поиска необходимого инструктивного материала запущена «База знаний сотрудников ОЦО»; проведена комплексная оценка профессиональных и личных компетенций линейных руководителей и сформирована модульная программа развития менеджмента; разработаны карьерные треки, и проведена массовая оценка персонала в рамках задачи формирования кадрового резерва; сформирован кадровый резерв, и после его утверждения более 80% назначений на вышестоящие позиции проводятся из резервистов; организовано обучение всех сотрудников ОЦО работе в Excel на уровне продвинутого пользователя. 

— Каковы планы Центра на 2022 год? Какие направления работы будут для вас приоритетными?

— В 2022 году компания «Магнит» входит в активную фазу внедрения новой корпоративной ERP-системы SAP S/4HANA. Для компании такого масштаба это и вызов, и возможность стать более эффективной. А на ОЦО как на подразделение, поддерживающее учетную функцию, ложится большая ответственность за качественное и своевременное выполнение своего функционала.

Совместно с другими подразделениями компании и с проектной командой внедрения у нас очень жесткий график тестирования системы по ранее поставленным функциональным требованиям, подготовки миграции данных из одной корпоративной системы в другую, проверки результатов миграции и старта работы в новой системе. Мы не будем дублировать документы в двух системах, что требует качественной проработки на каждом из этапов внедрения. 

Несмотря на такие серьезные технологические изменения, ОЦО будет продолжать построение и развитие сервисной модели. Задача — не допустить снижения достигнутых показателей операционной эффективности и внутренней стабильности и не потерять доверие внутренних заказчиков. Считаю, что в 2022 году возрастет роль наших региональных представителей ОЦО как «входного окна» по возникающим вопросам взаимодействия.

Также важное направление — построение работы с сотрудниками для раскрытия их профессионального и карьерного потенциала, работа с вовлеченностью и растущей автономностью.

— Какие тренды для развития ОЦО кажутся вам наиболее интересными в среднесрочной перспективе?

— Стремительно меняющийся мир и вызовы современной жизни заставляют нашу отрасль постоянно развиваться и адаптировать персонал к новым условиям. Наверное, не буду оригинальной — основным трендом считаю переход от классического ОЦО к цифровому. Это несколько другая экосистема, в которой должны будут сочетаться: автоматизация и экспертиза, четкие сроки исполнения всего объема задач без жесткого контроля графика рабочего времени отдельных сотрудников, то есть фокус на результат, гибкий график и гибридный режим работы, интересные проекты и возможности развития сотрудников при определенной свободе выбора. 

Чтобы прийти к этому, требуется максимально выстроить сквозные процессы, а значит, сервисы Общих центров обслуживания будут расширяться, максимально переходить на электронный документооборот, а в последующем и в структурированный документооборот, автоматизировать и роботизировать рутинные процессы и транзакции. На уровне ОЦО будут формироваться центры экспертизы и поддержки бизнеса. Таким образом, роль ОЦО как бизнес-партнера будет возрастать.

Что касается персонала, то мы уже сейчас боремся за таланты, и эта тенденция будет продолжаться. Теперь сотрудника не заманить красивым офисом или яркими вывесками. Главной ценностью становится свобода выбора и интерес к выполняемому функционалу. На первый план выйдут методики взаимодействия с удаленными сотрудниками и инструменты, позволяющие менеджменту ОЦО получить необходимый результат, оставаясь при этом эффективными.

Подготовила Анна Чернецкая