«Мы расширяем охват бизнеса существующими сервисами»

Ольга Холодова

«Балтика»

Старший директор по учету и сервисным операциям

Клуб ОЦО продолжает подводить итоги непростого 2020 года. Ольга Холодова, старший директор по учету и сервисным операциям компании «Балтика», считает, что главным для ОЦО в уходящем году стала успешная практика удаленной работы, развитие электронного документооборота, а также дифференцированное определение трудоемкости операций.

— Ольга, что из сделанного вашим центром в 2020 году стало наиболее значимым?

— Думаю, что пандемия поставила перед всеми одну задачу, с которой мы успешно справились: организация перехода на хоум-офис, возможность удаленно решать все задачи без падения производительности. 

Сегодня у нас в офисе работают только те, кто обрабатывает бумажные документы, отправляет почту, связан с таможенным оформлением грузов. У нас установлено дежурство среди сотрудников, которые должны быть в офисе, чтобы распечатать контракты, отдать их на подпись, собрать необходимые подписи. А если бы все документы были переведены в электронный вид, то в этом не было бы необходимости, поэтому наша основная задача на будущее — минимизировать количество документов в бумажном виде. 

2020 год доказал даже сомневающимся сотрудникам, что удаленно можно успешно выполнять свои рабочие функции. Конечно, для нас стало большим плюсом, что мы нетипичный ОЦО, у нас очень низкая текучка, многие сотрудники работают очень давно и хорошо друг друга знают. Благодаря этому у нас не возникает сложностей в управлении удаленными командами. Наверное, новую команду строить проще, общаясь лично, но думаю, что и этот вопрос решаем.

Накопленный опыт делает возможным в будущем как использование преимуществ удаленной работы, так и определение оптимального соотношения сотрудников в офисе и удаленно.

— Планируете ли вы расширение сервисов для бизнеса?

— В основном мы расширяем охват бизнеса существующими сервисами. На сегодняшний день в моем подчинении находится следующий функционал: бухгалтерский учет, расчет и начисление зарплаты, управление контрактами, архивирование документов, технический секретариат, канцелярия, таможенное обслуживание. В настоящее время управление контрактов постепенно забирает к себе контракты на обслуживание из разных служб, пока еще не все переведены к нам.

— Какие направления автоматизации и цифровизации вы развиваете в центре?

— Мы проанализировали и провели пилот по распознаванию документов. Результатом пилота явилось еще одно подтверждение того, что развитие ЭДО по первичным документам (как внешним, так и внутренним) более перспективно, нежели внедрение распознавания первичных документов. Внедрили электронный авансовый отчет, продолжаем развитие ЭДО с покупателями и поставщиками.

Что касается модной темы роботизации, то роботов мы пока не используем, считаем, что инструменты автоматизации лучше решают поставленные задачи. Наша ERP-система позволяет автоматизировать те или иные процессы более комплексно, чем внедрение роботов на отдельных участках.

— Какие направления для повышения эффективности работы центра являются для вас приоритетными на ближайшее время?

— Сейчас мы занимаемся дифференцированным определением трудоемкости различных видов операций, выполняемых в ОЦО. Поясню, что имею в виду, на примере работы отдела управления контрактами. У нас есть разные виды контрактов, на обработку каждого из них требуется определенное время. Сначала мы определяли время на обработку типовых и нетиповых контрактов, допсоглашений и т. д. Затем мы стали рассматривать контракты более детализированно и определять трудоемкость обработки каждого из них, чтобы понять, сколько сотрудников в будущем нам понадобится на ту или иную работу. Аналогичную методику мы планируем применять и в бухгалтерии. Цель такого нормирования — повысить эффективность наших сервисов.

— Изменись ли требования бизнеса к центру на фоне пандемии?

— Требования не изменились, и, судя по отсутствию негативной обратной связи, мы успешно их выполняем.

— Ольга, и наш традиционный вопрос: каким вы видите ОЦО будущего? Могли бы спрогнозировать, как изменится работа вашего центра через пять лет?

— Надеемся на продолжение развития наших сервисов для компаний группы в других странах. Конечно, предполагаем, что за пять лет все рутинные (и не только) процессы будут автоматизированы и в большинстве своем будут обходиться без участия человека. Однако это не означает, что человек не будет нужен в ОЦО. Он должен будет настроить процессы, для того чтобы они могли правильно выполняться в IТ-системе. Под влиянием автоматизации многие профессии трансформируются, безусловно, это затронет и бухгалтерскую профессию, в которой будет меньше рутинной и больше экспертной работы.

Беседовала Анна Чернецкая