Миграция нового бизнеса в ОЦО: ключевые шаги

Перевод на обслуживание в действующий ОЦО новых компаний, как правило, происходит по уже отработанному алгоритму и не вызывает особых сложностей. Однако миграция в ОЦО функционала компаний из новой отрасли, с которой у сервисного центра не было опыта работы, требует дополнительной нагрузки. Елена Жарикова, руководитель корпоративных проектов и направления методологии, рассказала Клубу ОЦО, как происходила миграция функций компаний транспортного холдинга в Центр корпоративных решений.

Особенности проекта

В 2018 году было принято решение о передаче в ОЦО функций бухгалтерского, налогового учета, IТ, страхования и кадрового администрирования ПАО «Первая грузовая компания», АО «Первая портовая компания» и АО «Судоходная компания “Волжское пароходство”».

Можно выделить три основные особенности проекта, которые повлияли на его конфигурацию и сроки.

• В миграции участвовали совершенно новые бизнесы, которые ранее не обслуживались в ОЦО, — компании отрасли водного транспорта и портов, в то время как у ОЦО (ЦКР) был опыт обслуживания металлургического бизнеса ПАО «НЛМК». Требовалось создать новый корпоративный шаблон, что предполагало существенные временные затраты, а также включение в проектную команду специалистов со знаниями специфики бизнеса, организации учета и ведения отчетности в отрасли.
• Компании транспортного холдинга одновременно с процессом миграции переходили на новую учетную систему SAPS/4 HANA, что усложняло проект и увеличивало сроки его реализации.
• В процессе миграции происходило слияние трех судоходных компаний (пароходств).

Проект в итоге занял около двух лет и состоял из трех основных этапов.

1. Разработка детального дизайна проекта миграции.
2. Внедрение.
3. Стабилизация.

Рассмотрим каждый этап более подробно.

Первый этап. Разработка детального дизайна проекта миграции

Декабрь 2018-го — март 2019 года

Как правило, для разработки дизайна проекта миграции компании привлекают внешних консультантов, поскольку необходимы специалисты, имеющие опыт создания ОЦО. При этом особенно важно обеспечить контроль за их работой. В нашем случае перед консультантами были поставлены следующие задачи.

• Разработка модели сквозных процессов.
• Унификация методологии по бухгалтерскому и налоговому учету, казначейству и кадровому администрированию.
• Расчет целевой численности, определение необходимой оргструктуры ОЦО и бизнес-функций компаний для проекта миграции.
• Разработка и описание модели управления и взаимодействия с ОЦО.
• Описание требований к IТ-архитектуре.
• Расчет экономического эффекта миграции.
• Разработка дорожной карты миграции.

К сожалению, на практике в самих компаниях часто не хватает специалистов, способных качественно принять работу консультантов, проверить корректность проведенных расчетов и разработанного технико-экономического обоснования проекта.

Нам пришлось детально проверять распределение всех процессов между ЦКР и бизнесом и полностью пересчитывать целевую численность, поскольку во время проекта произошли организационные изменения в холдинге: три компании объединились во время миграции. В результате проведенной проверки мы выяснили, что расчетные данные консультантов по FTE для бизнеса занижены, в них не были учтены выходные дни и отпуска, дополнительное время переработок, а также не точно определено время обработки документов. Некорректные расчеты консультантов по трудозатратам могут привести к неправильной оценке экономического эффекта миграции.

Второй этап. Внедрение

Апрель 2019-го — январь 2020 года

Сначала была проведена пилотная миграция функций двух компаний. Затем началось тиражирование пилота на все компании транспортного холдинга, участвующие в проекте.

Чтобы не останавливаться подробно на всех шагах этапа, отмечу лишь наиболее важные моменты, которые важны для успеха проекта и на которые нужно обратить внимание коллегам при переводе функций в ОЦО.

Четкое опишите, как изменятся бизнес-процессы

Необходимо точно определить бизнес-процессы, которые остаются в компании после завершения миграции функций в ОЦО.

Так, у нас было определено, что ввод информации в учетную систему, передача первичных документов во фронт-офис ЦКР, подготовка управленческих отчетов, проведение инвентаризации остаются функционалом компаний. Сотрудники компаний — специалисты бизнеса вносят необходимые данные в 1С ERPи SAP.

ЦКР отвечает за закрытие периода, начисление и уплату налогов, формирование бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности, кадровое администрирование и расчет заработной платы, казначейство, страхование, электронный архив, контакт-центр, IТ-поддержку и другие процессы компаний транспортного холдинга.

Для обеспечения непрерывности бизнес-процессов в период миграции мы предприняли следующие мероприятия.

• Подготовлены пошаговые инструкции сотрудникам компаний транспортного холдинга, содержащие новые схемы процессов и детальное описание шагов.
• Внесены необходимые изменения в действующие в обществах приказы и другие локальные нормативные акты.
• Скорректированы должностные инструкции сотрудников компаний — специалистов бизнеса, если новые процессы затрагивали их обязанности.
• Сотрудники ознакомлены с регламентом взаимодействия с ЦКР — графиком документооборота.
• Определена ответственность сотрудников компаний и контрольные процедуры.
• Размещены регламенты, инструкции и дополнительная информация для общего доступа на корпоративном портале: подробные схемы бизнес-процессов, обучающие видеоматериалы, информация о возможностях обучения работе в новых системах и контактные данные.
• ЦКР подготовлены презентации для проектной команды и сотрудников компаний с указанием фронт-офиса, телефонов горячей линии ЦКР, контактами и фотографиями специалистов ЦКР, отвечающих за взаимодействие с бизнесом.

Постоянно поддерживайте коммуникации с сотрудниками компаний — специалистами бизнеса

Одна из важнейших функций специалистов проектной команды, владеющих навыками управления изменениями, — максимальное информирование сотрудников из бизнеса об изменениях бизнес-процессов при миграции функций.

Совместно с ЦКР проектная команда организовывала выездные и дистанционные встречи с компаниями транспортного холдинга, участвующими в миграции, для обучения сотрудников компаний работе в новых условиях, разъяснений и ответов на многочисленные вопросы.

Внедряйте контрольные процедуры, позволяющие оценить процессы

Необходимо заранее определить все контрольные точки в процессах, которые позволят понять, выполняются требования по процессу или нет, и если не выполняются, то какие коррективы необходимы.

Также мы разработали матрицу рисков и контрольных процедур, которую дорабатывали уже на стадии стабилизации процессов.

Оперативно получайте обратную связь от бизнеса

Для проектов, предполагающих миграцию новых бизнесов, очень важно в процессе настройки информационных систем и описания процессных процедур регулярно проводить «контрольные замеры», позволяющие уточнить корректность описания процессов с учетом особенностей бизнеса и настройки систем. Это могут быть скайп-встречи для обсуждения деталей процессов с последующим согласованием протоколов, письменные запросы или другие мероприятия.

Третий этап. Стабилизация

Февраль — декабрь 2020 года

Результаты проекта миграции функций оценивались на основании выполнения следующих критериев стабилизации.

• Регламенты взаимодействия — графики документооборота с ЦКР — описывают все процессы, подлежащие миграции, с указанием конкретных ответственных лиц или подразделений.
• Количество ошибок не превышает минимальный уровень, согласованный ЦКР и транспортным холдингом. А именно: по реализации (фактурированию) и по начислению зарплаты ошибок не допускается; по закупочным процедурам — не более 25% от количества операций в отчетном периоде.
• Все документы, согласно комплектности, вносятся в электронный архив.
• Сроки закрытия отчетного периода соответствуют графику закрытия.
• IT-системы внедрены и переданы на поддержку в ЦКР.

В целом, несмотря на все сложности, связанные как с переводом функций принципиально новых бизнесов в ЦКР и с внедрением новых корпоративных систем, так и с удаленной работой сотрудников в период пандемии, проект миграции был завершен в намеченные сроки — в конце 2020 года.