Кадровый ЭДО в «Северсталь-ЦЕС»
Статья

Кадровый ЭДО в «Северсталь-ЦЕС»

Центр единого сервиса (ЦЕС) «Северсталь» находится в Ярославле. Численность сотрудников — порядка тысячи человек: это персонал бэк-офиса и представители на предприятиях клиентов. Какие инструменты кадрового ЭДО используют в центре и какие из них стали особенно актуальны во время локдауна, Клубу ОЦО рассказал руководитель Сервисного центра по обслуживанию персонала Алексей Покидов.

Кадровый ЭДО в «Северстали»

— Кадровый электронный документооборот у нас появился в момент создания ЦЕС, когда возникла необходимость отправлять с предприятий клиентов документы в бэк-офис в Ярославль и получать обратно готовые приказы, трудовые договоры и прочие бумаги, — рассказывает Алексей Покидов. — Документооборот у нас организован на платформе SAP. Обмен документами между площадками и ЦЕС обеспечивается с помощью модуля в SAP — Doc Flow.
Личный кабинет сотрудников также создан на базе SAP. Помимо кадровых сервисов здесь же находится достаточно большой блок инструментов Talent Management (обучение и развитие) и Performance Management (оценка сотрудников, связанная с квартальным и годовым премированием).
Личный кабинет доступен как из интранета/интернета, так и через мобильное приложение.

Кроме платформы SAP, которая обслуживает подавляющее большинство сотрудников, свыше 15 000 сотрудников внешних и внутренних клиентов обслуживаются через 1С. Мы начали разработку личного кабинета для 1С, поскольку не нашли готового решения. Надеюсь, что запустим в первой половине 2021 года.

Уроки пандемии

Пандемия подстегнула использование инструментов цифровизации. Мы с удивлением обнаружили, что топ-менеджеры наконец-то стали пользоваться возможностями личного кабинета. Если раньше многое делегировалось, то теперь они сами делали заявки на отпуска.

Весной, выйдя на удаленную работу, мы перевели в электронный вид некоторые документы, такие как заявления на компенсацию найма жилья и авансовые отчеты, начали использовать сканы документов вместо предоставления оригиналов.
Когда сотрудник, обладающий правом подписи, уходил на самоизоляцию, это значительно осложняло рабочий процесс. Приходилось возить ему документы на такси с курьером или ждать его появления в офисе. Как только наши законодатели сделают шаг навстречу использованию электронной подписи, процесс подписания станет гораздо более эффективным.

Какие документы уже переведены в систему ЭДО

  1. Заявление на отпуск. Это процесс, который переходит на электронную основу одним из первых. Здесь самое важное — обеспечить своевременность ухода в отпуск и выплаты отпускных. Если эти условия соблюдаются, от проверяющих органов к вам не должно быть претензий. До 2020 года простой электронной подписью (ПЭП) подписывалось только заявление на отпуск, а приказ мы распечатывали. Теперь и сотрудник, и работодатель подписывают все документы с помощью ПЭП.
    Планирование отпусков также переведено в электронный вид с использованием ПЭП.
  2. Компенсация неиспользованного отпуска. Остаток отпуска, который может быть компенсирован деньгами, сотрудник видит в личном кабинете (это отпуска за ненормированный рабочий день, за вредные условия труда свыше семи дней, дополнительный отпуск за работу в районах Крайнего Севера и др.). Не нужно никаких согласований: в системе формируются и заявление, и приказ, который сразу идет в оплату и потом хранится в электронном виде. Сотрудники бэк-офиса регулярно заходят и подписывают с помощью ПЭП от лица работодателя (по доверенности) сформированные приказы.
  3. Оформление командировок. До 2020 года в электронном виде оформлялись только распоряжения о направлении работника в командировку. Заявление на командировку было переведено в электронный вид, а авансовый отчет заполнялся в системе, но мы его распечатывали и подписывали руками. В этом году в рамках проекта по расширению документооборота в части подписания ПЭП мы приняли новый для себя термин: «Простой авансовый отчет». Это случаи, когда сотрудник не тратит деньги с личной карты на заказ билетов или на проживание и аванс не превышает суточных. В этом случае мы храним такой авансовый отчет только в электронном виде.
    Внедрили мы эту схему не так давно, но как только люди поймут ее удобство, то будут стараться делать брони по безналу — через нашего трэвел-провайдера. 
  4. Заказ справок и копий документов. То, чем мы гордимся, — автоматическое формирование справки 2-НДФЛ в личном кабинете, без участия сотрудников ЦЕС. Это удобно. Человек видит данные из 2-НДФЛ у себя на экране и может взять оттуда цифры, чтобы заполнить декларацию. Чтобы получить бумажную копию, сотрудник нажимает кнопку «Отправить справку в фронт-офис» и приходит за получением.
  5. Взаимодействие с ФСС — автоматизированная выгрузка и загрузка документов.

Развитие в использовании технологий

Центр единого сервиса старается использовать современные технологии во всех областях, и кадровый документооборот тут не исключение. Мы уже определили ряд документов, которые мы хотим перевести в электронный вид в 2021 году и будем подписывать ЭЦП. Также мы планируем применять инструменты оптического распознавания и даже искусственный интеллект.
Мы будем продолжать внедрение роботов и постараемся полностью роботизировать часть наших процессов. Использование всех этих инструментов позволит нам сделать процессы эффективнее, снизить трудозатраты и упростить документооборот.

ОЦО 2020. Три главных направления изменений
ОЦО 2020. Три главных направления изменений
#Лучший опыт #Развитие ОЦО #Тренды

Руководители ведущих российских ОЦО рассказывают о приоритетах в работе центров по итогам 2020 года.

В авангарде изменений. Исследование индустрии ОЦО-2020
В авангарде изменений. Исследование индустрии ОЦО-2020
#Исследования #Тренды

Когда весной 2020 года центры обслуживания в экстренном порядке переходили на работу из дома, никто не мог представить, что несколько недель карантина растянутся на год и станут новой реальностью для бизнеса. Это потребовало от ОЦО серьезного пересмотра бизнес-процессов, способов коммуникации, подходов к контролю. В декабре 2020 года Клуб ОЦО опросил руководителей и топ-менеджеров 34 ведущих […]

Похожие Статьи

Как обеспечить непрерывное обслуживание: опыт «ЛУКОЙЛ-МЦПБ»
Как обеспечить непрерывное обслуживание: опыт «ЛУКОЙЛ-МЦПБ»
#Лучший опыт #Управление эффективностью

Артем Отрубянников – о том, какие инструменты помогли «ЛУКОЙЛ-МЦПБ» обеспечить качественное и бесперебойное обслуживание клиентов в 2020 году.

Организация электронного архива: опыт ГК «Миррико»
Организация электронного архива: опыт ГК «Миррико»
#Лучший опыт #ЭДО

Вера Прунцова делится опытом, как ГК «Миррико» удалось внедрить электронный архив и обеспечить юридическую значимость хранимых документов.

Что изменится в хранении электронных документов?
Что изменится в хранении электронных документов?
#Тренды #Цифровизация #ЭДО

Олег Наумов, Росархив, о планируемых законодательных изменениях по хранению электронных документов, которые важны для бизнеса

Что нужно знать руководителю о программе благополучия сотрудников
Что нужно знать руководителю о программе благополучия сотрудников
#HR #Стратегия

Наталия Бекетова рассказывает, почему программы поддержки сотрудников становятся сегодня неотъемлемой частью корпоративной культуры компаний.

Данный веб-сайт использует файлы cookie для того, чтобы сохранить данные на вашем компьютере. Если вы продолжаете работать с этим веб-сайтом, мы предполагаем, что вы соглашаетесь с использованием файлов cookie.