Кадровый ЭДО. Что нас ждет в 2021

Оксана Олексюк

СберРешения

Руководитель Управления методологии расчета заработной платы и кадрового аутсорсинга

Быстрый переход компаний на удаленный формат работы в связи с пандемией подтолкнул многие HR-службы к внедрению электронного кадрового документооборота. Оксана Олексюк, руководитель Управления методологии расчета заработной платы и кадрового аутсорсинга «СберРешения», рассказала читателям Клуба ОЦО, какие законодательные нововведения в сфере кадрового ЭДО наиболее важны для бизнеса и почему полная цифровизация кадрового документооборота гораздо ближе, чем кажется.

Пандемия и эксперимент Минтруда России — главные двигатели перехода на ЭДО

Дистанционная работа в условиях пандемии стала серьезным толчком к переходу на кадровый электронный документооборот (КЭДО), даже в тех компаниях, которые раньше не задумывались об этом. Параллельно, весной, стартовал второй этап эксперимента Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации по электронному кадровому документообороту. Этот эксперимент оказался в центре внимания многих работодателей, поскольку они столкнулись с необходимостью подписывать дистанционно кадровые документы с работниками. 

С 5 мая 2020 года, после вступления в силу Федерального закона от 24 апреля 2020 года № 122-ФЗ, у каждой компании появилась возможность совершенно законно полностью отказаться от бумажных документов. Этой возможностью воспользовались уже более 380 компаний, подавших заявку на участие в эксперименте. 

Такой всплеск интереса объясняется тем, что государство проводит последовательную цифровую трансформацию всех сфер общественной жизни, в том числе социально-трудовых отношений. Получение большинства государственных услуг переведено в цифровой формат. Уже сейчас реализованы электронные листы нетрудоспособности. С 1 января 2021 года работникам, поступающим впервые на работу, будут оформляться только электронные трудовые книжки. Всё чаще контролирующие органы при проведении проверок запрашивают документы в электронном виде и не работают с бумажными. Поэтому переход на электронный документооборот в кадровой сфере — это вопрос не ближайшего будущего, а текущая данность. 

Кроме того, у компаний появилась дополнительная мотивация. Во-первых, участие в эксперименте позволит перестроить работу кадровой функции и быть готовыми к законодательным изменениям, которые ожидаются уже в следующем году. Во-вторых, это возможность поработать в тесном контакте с рабочей группой Минтруда и принять участие в формировании законодательных изменений трудового законодательства в ближайшие годы. Эксперимент завершится 31 марта 2021 года, а до этого момента Минтруда России намерено подвести итоги и поделиться дальнейшими планами и законодательными инициативами 

Необходимые законодательные изменения по КЭДО

На сегодняшний день остается ряд вопросов, не урегулированных в должной степени законодательно, что является одним из стоп-факторов при принятии решения бизнесом о переходе на ЭДО. Отметим наиболее значимые для бизнеса вопросы.

1. Стоимость электронной подписи, которая может варьироваться от 500 до 5000 руб. в год на одного сотрудника в зависимости от вида. Это особенно актуально для крупных компаний с высокой оборачиваемостью персонала. Законодатель рассматривает возможность установления стоимости выпуска электронной подписи на уровне Правительства РФ или предоставление подписи на безвозмездной основе. 
2. Отсутствие готового недорогого или бесплатного решения, позволяющего обмениваться с работниками документами и подписывать их. Минтруда рассматривает портал «Работа в России» и как единую платформу для подписания и хранения подписанных документов. 
3. Отсутствие права оформлять ряд кадровых документов в электронном виде и страх прохождения проверок госорганов. Законодатель готовит поправки в трудовое законодательство, позволяющие оформлять электронные кадровые документы; ряд из них вступит в силу уже в 2021 году.

Кроме того, не урегулированы вопросы хранения электронных документов: требования к месту, где они должны храниться или куда будут выгружаться, а также сроки хранения электронных документов (совпадают ли они со сроками хранения бумажных документов), — это также необходимо прописать в законодательстве.

Вопрос признания легитимности подписи после конвертации подписанного документа в иной формат пока также не решён. 

Как снизить стоимость внедрения КЭДО

Основные затраты при внедрении ЭДО — это расходы на два элемента: внедрение системы электронного документооборота и стоимость электронных подписей, о чем было сказано выше. Рассмотрим, за счет чего можно снизить общие расходы.

Стоимость внедрения системы ЭДО может составлять в среднем от 2 до 10 млн руб. в зависимости от функционала системы. Сэкономить можно, выбрав коробочные решения с готовой методологией, адаптировав свои процессы под них. Как правило, компания внедряет комплексную систему ЭДО — не только для кадрового документооборота, но и для бухгалтерского документооборота, ведения договоров и т.д. При принятии решения о выборе системы нужно договориться внутри компании со всеми заинтересованными подразделениями, после чего выделить бюджет на этот проект. 

Расходы на электронные подписи в настоящий момент существенны. На сегодняшний день самый безопасный вид подписи — усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — стоит 3000–5000 руб. на одного сотрудника. Понятно, что при большом количестве сотрудников, которые нуждаются в такой подписи, это достаточно дорогой инструмент для компании. Поэтому УКЭП необходимо приобрести представителю компании, уполномоченному подписывать документы, и на всякий случай лицу, замещающему его на время отсутствия. Для подписания же большинства типовых кадровых документов сотрудниками можно применять усиленную неквалифицированную электронную подпись. 

С чего начать компаниям, которые планируют переход на КЭДО

Хотелось бы выделить пять ключевых шагов, которые предстоит сделать компаниям, только планирующим переход на КЭДО.

1. Принять, что изменения будут, и подготовиться к ним.
2. Составить план, какие процессы следует перевести в электронный вид сначала. Для этого нужно определить те процессы, на которые компания тратит больше всего ресурсов, и переводить их на ЭДО в первую очередь.
3. Понять, насколько компания готова к переходу на ЭДО. Что это значит? Во многих компаниях есть так называемые исторически сложившиеся процессы, которые необходимо оптимизировать. Нужно по каждому из них сформировать целевой эталонный процесс, который будет тиражирован на все подразделения компании. Это серьезно поможет при настройке функционала будущей системы ЭДО.
4. Имеет смысл ознакомиться с наиболее популярными системами на рынке, сформулировать важные для вашей компании критерии и требования. Соотнести бюджет и предлагаемые решения, обратиться к опыту компаний, уже перешедших на КЭДО.
5. Сделать методологическую и юридическую «обвязку» — в соответствии с требованиями законодательства подготовить внутренние документы, которые защитят вас в будущем, например положение, в котором четко прописан КЭДО: порядок обмена документами, выдачи и использования электронных подписей, используемые системы, порядок хранения и уничтожения документов и т.д.

В целом, чтобы обосновать расходы на внедрение ЭДО, руководству нужно показать, какова реальная стоимость функции сейчас и сколько она будет стоить после внедрения ЭДО. При оценке стоимости функции имеет смысл учесть не только очевидные расходы на бумагу и принтеры, но и временные затраты всех участников процесса — от сотрудника до руководителя — на распечатывание, согласование, формирование в дела, логистику и хранение этих документов. Оперативный доступ и удобство поиска документов в электронном виде — еще одно преимущество электронных документов. Допустим, расходы на содержание HR-функции сегодня — пять единиц, затраты на внедрение системы ЭДО составят 20 единиц, но в результате внедрения ЭДО функция будет стоить одну единицу. При этом срок окупаемости расходов на внедрение системы составит полтора года. Для руководства очень важно наглядно увидеть, какую экономию даст внедрение системы ЭДО.

Ближайшее будущее: все данные о сотрудниках — только в цифровом виде

В заключение важно коротко осветить планы цифрового развития, утвержденные на государственном уровне, которые повлияют на работу как бизнеса в целом, так и кадрового сообщества уже в ближайшем будущем. У нас в стране действует Национальная программа «Цифровая экономика Российской Федерации», в рамках которой планируется развивать цифровые сервисы по всем направлениям. Эта программа предусматривает переход с электронных трудовых книжек к персональным траекториям развития. Что это означает? В процессе обучения студента будет наполняться профиль его компетенций: вноситься записи об освоенных во время обучения в вузах дисциплинах, подтвержденных компетенциях. В результате сформируется персональный файл будущего сотрудника, в котором будет храниться вся информация о его профессиональных навыках. При трудоустройстве работник предоставляет работодателю доступ к своему персональному файлу, и он дополняется записью о должности, месте работы, затем перечнем функций, результатами профессиональной оценки и т.д. При переходе на другое место работы сотрудник будет предоставлять доступ к своей персональной записи новому работодателю. Таким образом будет сформирован полный цифровой след профессионального пути сотрудника. По моей оценке, этот проект может заработать уже к 2025 году, а активно начнет внедряться с 2021–2022 годов. 

Таким образом, электронные цифровые сервисы станут неотъемлемой частью работы кадровых служб, а значит, необходимо готовиться к этому уже сегодня. Это означает, что HR-руководители должны понять: либо они подготовятся к цифровому будущему, либо останутся в прошлом и не будут востребованы работодателями.