Функционал АХО в ОЦО: практический опыт

Административно-хозяйственное обслуживание пока еще не так часто выводят в ОЦО, тем интереснее опыт тех компаний, у которых централизован этот функционал. Клуб ОЦО изучил, какие именно виды деятельности, относящиеся к АХО, выведены в сервисные центры, какие функции наиболее часто централизуют и всегда ли один и тот же функционал относится к административным службам.

Материально-техническое обслуживание и аренда помещений

Организация и обслуживания рабочих мест сотрудников и ОЦО, и бизнеса централизованы в ряде опрошенных нами центров. Можно сказать, что это – классический функционал АХО.

Илья Артюх, начальник отдела эксплуатации и хозяйственного обеспечения, ОЦО ГК «Миррико», отмечает, что основная задача их подразделения – это облегчить работу сотрудников для того, чтобы они чувствовали себя максимально комфортно. У них широкий функционал — начиная от полной организации рабочего места (оснащение, закупка канцелярии, поддержание), заканчивая всеми вопросами, касающимися содержания офисов, лабораторных комплексов, заводов, а также при необходимости аренда дополнительных офисов.

Юлия Шалабаева, руководитель отдела развития качества и организационной эффективности, ЦЕС «Аскона Лайф Групп» (АЛГ), рассказала, что их ЦЕС стартовал именно с вывода административных функций. Среди тех функций, которые относятся к административным, есть и обслуживание офисов, и организация рабочих мест, в том числе закупка необходимого оборудования (передача задачи ИТ-службы),  товаров, мебели, организация ремонта.

Татьяна Кириллова, заместитель директора АК Барс Консалтинг, поделилась опытом, что в их центр выведен административно-хозяйственный функционал, включающий обслуживание офисных центров, обеспечение их жизнедеятельности, а также организация перевозок, переездов, ремонтов и обеспечение бесперебойной работы оборудования. 

В ЦОБ «Татнефть» к задачам АХО относятся организация рабочих мест, оснащение столовых, здравпунктов, а также арендные отношения, оценка и страхование имущества, кадастровый учет, управление невостребованным имуществом, управление корпоративным воздушным транспортом. 

Функции секретарей, курьеров и делопроизводство

Юлия Щербакова, руководитель Центра документационного обеспечения ОМК-ЦЕС, рассказала, что одним из важных направлений, которое относится у них к АХО и выведено в ЦЕС, является секретарское обслуживание — централизовано в управляющей компании и управляемых обществах, хотя есть и бизнес-единицы, где секретари остались в бизнесе. Сложилась практика, когда 1 секретарь может обслуживать несколько руководителей, если это возможно организовать с точки зрения       территориального расположения.

Также в ОМК-ЦЕС централизован большой блок функционала по делопроизводству, в частности:

— регистрация входящей и отправка исходящей корреспонденции;

— регистрация распорядительных и нормативных документов, доверенностей и др. внутренних документов;

— делопроизводственный контроль;

— администрирование, обучение и поддержка пользователей СЭД;

— внедрение доработок и улучшений СЭД.

ЦСР ЕВРАЗ пока взяли в ОЦО референтов только с одной площадки в качестве пилотного проекта, основная сложность централизации секретарей и референтов, что обычно их подбирают под требования руководителей. Есть два подменных референта, которые взаимозаменяемы на время отпусков/больничных. 

В ЦЕС АЛГ есть блок, отвечающий за отправку/получение корреспонденции в офисах. Эта же служба отвечает за отправление подарков заказчикам и контрагентам в праздники.

В АК БАРС Консалтинге организована курьерская служба, которая занимается доставкой писем как по внутренним подразделениям, так и в сторонние организации. Кроме того, организуется подписка на печатные и электронные издания.

Документооборот и архивное хранение документов

Документооборот как отдельное направления есть во многих ОЦО, однако не везде эта работа относится к области АХО.

В ОМК-ЦЕС выведены организация хранения управленческих и кадровых документов длительного срока хранения, а также отражение факта заключения и организация хранения договорных документов (и тот, и другой функционал централизован не по всем бизнес-единицам).

В ЦЕС АЛГ в ведении административного подразделения – функционал по работе с контрагентами: именно административная служба осуществляет запуск в работу счетов, договоров, закрывающих документов от бизнеса, то есть фактически выступает промежуточным звеном между юристами/ бухгалтерами/финансовыми службами, когда в рамках тех или иных процессов, которые существуют в бизнесе, требуются согласования или дополнительные действия. Именно административная служба занимается организацией договорной обвязки, когда с контрагентом уже достигнута договоренность о переходе на ЭДО (заключение доп.соглашения)

Кроме того, в ЦЕС АЛГ в административную службы передали архивное хранение документов.  Процессы выстроены таким образом, что именно эта служба занимается контролем за предоставлением оригиналов, предоставлением документов по запросам заказчиков, а также организацией для бизнеса упорядочения и хранения документов, чтобы в дальнейшем бизнесу было удобно пользоваться большим массивом документации.

Наталья Быкова, руководитель ОЦО Теле2, отметила, что операции, связанные с административно-хозяйственной деятельностью, в их центр не выведены. Однако в ОЦО есть административный центр поддержки бизнеса, он занимается ведением договоров в части их обработки, контролем бюджета, контролем дебиторки. 

В ОЦО ГК «Мирикко» помимо отдела эксплуатации и хозяйственного обеспечения есть административно-правовой департамент, куда входят юристы и отдел закупок. Этот департамент участвует в согласовании тех или иных документов по системе электронного документооборота, а также в подготовке документации для судебных процессов. 

Организация и сопровождение командировок

У многих ОЦО сервис организации командировок выведен в отдельное подразделение – как правило, оно называется служба бизнес-трэвела. Однако в ряде центров поддержка командировок – полная или частичная — относится к административно-хозяйственному функционалу.

В ОМК-ЦЕС именно  к административному направлению относится  командировочно-визовое обслуживание:  self-сервис для самостоятельного бронирования услуг, при возникновении сложностей работники командировочной службы могут подключиться, помочь с бронированием; начисление командировочных расходов; принятие к учету авансовых отчетов; взаиморасчеты с контрагентами.

В ЦЕС АЛГ функционал по организации командировок с точки зрения документального оформления относится также к административной службе.

В АК БАРС Консалтинге для организации командировок сотрудники административной службы приобретают билеты и заказывают гостиницы. 

Оформление социальных льгот и выплат для сотрудников

Во многих ОЦО кадровая служба занимается оформлением и выплатой компенсацией и льгот, однако у ряда сервисных центров эта работа полностью или частично возложена на административный блок.

В ЦЕС АЛГ в административные функции включены вопросы, касающиеся подключения различных компенсаций и льгот сотрудникам, в том числе подключение мобильный связи, топливных карт, оплата корпоративного такси, подбор и оплата служебного жилья сотрудникам.

АК БАРС Консалтинг также организовывает предоставление мобильной связи сотрудникам, кроме того, производит расчеты, связанные с компенсацией расходов на ГСМ, такси и  другой транспорт сотрудникам по договорам аренды транспорта. 

Резюме

Подводя итог, можно отметить, что административно-хозяйственный функционал пока является не совсем традиционным для централизации в рамках ОЦО. Вместе с тем, многие функции, которые выведены в отдельные ОЦО в рамках этого блока, существуют и в других центрах, но осуществляются различными службами: командировки – отделами бизнес-тревелов; документооборот и работа с договорами – службами по работе с документами, юридическими службами, закупками; оформление компенсаций и социальных выплат – кадровыми службами, отделами по оплате труда и т.д. Таким образом, можно сделать вывод, что административная поддержка бизнеса силами ОЦО будет расширяться, однако не всегда в рамках единого направления или департамента.