Сообщество профессионалов выделенного сервиса
Стать резидентом Вход
Центр экспертизы ЭДО: ключевые задачи и подходы к созданию
Статья 02.02.2022

Центр экспертизы ЭДО: ключевые задачи и подходы к созданию

Анна Климова, директор практики внедрения ЭДО и маркировки, Деловые решения и технолгии (Делойт на момент публикации), рассказала Клубу ОЦО о том, почему компаниям целесообразно создавать Центр экспертизы на самых ранних стадиях проекта по внедрению ЭДО, каковы цели и задачи этого органа и в каком случае ОЦО может стать инициатором создания такого центра. 

Электронный документооборот — это по-прежнему новая мультидисциплинарная область знаний, которую непросто встроить в существующую бизнес-модель компании. Поскольку внедрение ЭДО — это кросс-функциональный проект, то целесообразно создавать Центр экспертизы ЭДО, который будет отвечать как за внедрение, так и за дальнейшее развитие и качественную поддержку электронного документооборота в компании.

Задачи Центра экспертизы

Можно выделить три ключевые задачи создания Центра экспертизы ЭДО.

  1. Комплаенс-контроль. ЭДО — это фискальная технология, регулируемая на законодательном уровне. Чтобы при принятии любых решений по дизайну внедрения ЭДО не нарушить законодательство, Центр экспертизы должен объединить экспертов, в компетенции которых входят различные нормативные аспекты ЭДО: юристов, бухгалтеров, кадровиков и т.д. 
  2. Бизнес-экономика: минимизация расходов на внедрение и операционных потерь. Если каждое подразделение ведет свой проект по внедрению ЭДО отдельно, то в итоге возникают затраты на покупку нескольких одинаковых систем и затем на их интеграцию, что снижает эффективность проекта. В любом случае покупка системы частями (модулями) всегда дороже, чем покупка единой системы. Что касается интеграции, чем более разные системы внедряются и чем меньше подразделения учитывают требования друг друга, тем выше риски разрывов в бесшовном процессе документооборота и операционные расходы на работу в ЭДО. Центр экспертизы объединяет потребности различных подразделений и тем самым способствует внедрению единой системы ЭДО.
  3. Синергетический эффект. В процессе внедрения ЭДО Центр экспертизы может сразу же привлечь в проект те департаменты, которые пока не планировали переходить на ЭДО, в том числе из-за недостаточных ресурсов, но готовы примкнуть к централизованному проекту, тем самым и повысить полезность самого проекта, и за счет этого получить те преимущества от внедрения, которых бы не достигли самостоятельно. 

Когда и как создавать Центр экспертизы 

Очень часто Центр экспертизы создается уже в процессе внедрения ЭДО, в идеале же он должен организовываться на начальном этапе проекта. Как правило, на ранней стадии проекта собирается рабочая группа по внедрению ЭДО, однако если она создается исключительно под один проект — допустим, внедрение ЭДО в бухгалтерии, — то могут быть упущены другие департаменты, которые могли бы принять участие в проекте, то есть не будет достигнут должный экономический и синергетический эффект от внедрения ЭДО, о чем речь шла выше.

Самый правильный подход: департамент — инициатор внедрения ЭДО выходит на уровень генерального директора или заместителя генерального директора организации, рассказывает свой план внедрения и предлагает создать координационный орган на уровне всех подразделений — он может называться Центр экспертизы ЭДО, Центр компетенций, Проектный офис, Комитет и т.п.

Как правило, инициаторами по созданию Центра экспертизы могут быть:

  • руководитель функционального департамента, который планирует перевести свой документооборот на ЭДО — либо для повышения эффективности бизнес-процессов, либо в связи с пожеланиями контрагентов, либо в связи с тем, что ЭДО законодательно становится обязательным (например, в связи с обязательным внедрением маркировки или прослеживаемости); 
  • CIO или CDO как лицо, ответственное за цифровизацию компании;
  • первое лицо компании, которое понимает необходимость такого органа (это бывает довольно редко).

Также инициатива по созданию Центра экспертизы ЭДО может исходит от ОЦО, об этом мы скажем чуть позже.

Как правило, при принятии решения о создании Центра экспертизы ЭДО на уровне генерального директора или его заместителя издается приказ о новом органе, на основе которого должны быть разработаны локальные нормативные акты, обеспечивающие его постоянное функционирование: положение, должностные инструкции. Очень важно сразу все правильно организационно оформить, чтобы не упустить всех экспертов, которые должны войти в этот орган, прописать полномочия Центра и его задачи. Кто-то из членов Центра экспертизы может входить туда на временной основе (параллельно с основной работой), но в Центр обязательно должны войти и постоянные сотрудники, задача которых — управлять ЭДО в компании. Работа в Центре и станет их основной деятельностью в компании. Количество постоянных членов Центра экспертизы зависит от стадии развития организации, а также от стадии и масштаба внедрения ЭДО. 

Важно помнить, что создавать Центр экспертизы никогда не поздно, и если это не было сделано на ранней стадии, то всегда можно организовать такой орган уже в процессе внедрения ЭДО. К примеру, существует Центр экспертизы в масштабе государства — МРГ по развитию электронного документооборота в хозяйственной деятельности, возглавляемая Дмитрием Чернышенко, задача которого — координировать законодательные инициативы по ЭДО от различных министерств и ведомств и взаимодействовать с бизнесом. Это свидетельствует о том, что единый Центр действительно необходим.

Центр экспертизы для поддержки внедрения ЭДО

Как уже было сказано, Центр экспертизы нужен не только на стадии запуска проекта ЭДО. Он должен работать в компании на постоянной основе, для того чтобы отслеживать законодательные изменения, влияющие на внедрение ЭДО, контролировать процессы внедрения ЭДО внутри компании и взаимодействовать с другими подразделениями, в том числе и с новыми заказчиками системы.

Основные задачи Центра на этапе развития ЭДО:

  • поддержание единой методологической и контрольной среды и помощь в инициировании и планировании проектов ЭДО;
  • динамическая поддержка проектов (экспертная помощь, поиск лучших ресурсов в лучшее время).

Роль ОЦО в создании Центра экспертизы ЭДО

При высокой зрелости Общий центр обслуживания может стать инициатором создания Центра экспертизы, так как часто именно ОЦО понимает, что ЭДО необходим для повышения эффективности и снижения нагрузки на бизнес, и является драйвером внедрения ЭДО в компании. Вывод этой функции в ОЦО мне кажется разумным решением, потому что поддержка ЭДО — это постоянный и очень сложный процесс.

При этом важно помнить, что если ОЦО создает Центр экспертизы ЭДО, то ни в коем случае нельзя забывать о функциональных департаментах и представителях обслуживаемого бизнеса, которые должны быть включены в работу Центра: юристы, специалисты по информационной безопасности, внутреннему контролю и т.д. 

«ДЕЛОЙТ»: ОСНОВНЫЕ ИЗМЕНЕНИЯ НА РЫНКЕ ЭДО В ЯНВАРЕ
«ДЕЛОЙТ»: ОСНОВНЫЕ ИЗМЕНЕНИЯ НА РЫНКЕ ЭДО В ЯНВАРЕ
#ЭДО

Машиночитаемая доверенность, электронные документы для Росстата, ЭДО помогает предотвратить контрабанду и как получить ЭП в ФНС. Подробнее читайте в подборке главных новостей ЭДО от компании «Делойт»

Аутсорсинг или собственный ОЦО — всегда вопрос экономики
Аутсорсинг или собственный ОЦО — всегда вопрос экономики
#Аутсорсинг, #Развитие ОЦО

Светлана Борматова, Гринатом Простые решения, – о том, почему ОЦО начинают работать с внешними клиентами и кто – основные конкуренты на рынке аутсорсинга.

Похожие Статьи

Внедрение ЭДО: опыт Гринатома
#Развитие ОЦО #ЭДО
Внедрение ЭДО: опыт Гринатома

Ольга Олейник, начальник управления по учету торговых операций Центра обслуживания по бухгалтерскому и налоговому учету Гринатома, рассказала Клубу ОЦО о том, как в Центре пришли к необходимости внедрения юридически значимого ЭДО, с чего начали этот процесс и что было самым сложным, а также каковы основные экономические эффекты от проекта для ОЦО. Предпосылки и этапы внедрения […]

Учет рабочего времени с помощью таймшитов. Опыт ЦКР
#Лучший опыт #Управление эффективностью #Цифровизация
Учет рабочего времени с помощью таймшитов. Опыт ЦКР

Как в ЦКР с помощью решения Timetta организовали эффективный контроль загрузки сотрудников

Мобильное приложение КАМАЗ: опыт внедрения
#Развитие ОЦО #Цифровизация
Мобильное приложение КАМАЗ: опыт внедрения

Лариса Зубрилова, ЦОБ КАМАЗа, – о том, как собственное мобильное приложение позволило не только ускорить получение HR-сервисов, но и улучшить коммуникации.

Уровень развития КЭДО в России: основные выводы
#исследование #ЭДО
Уровень развития КЭДО в России: основные выводы

Как развивается кадровый ЭДО в России и какие кадровые документы переводят в электронный вид наиболее часто?

Данный веб-сайт использует файлы cookie для того, чтобы сохранить данные на вашем компьютере. Если вы продолжаете работать с этим веб-сайтом, мы предполагаем, что вы соглашаетесь с использованием файлов cookie.