Автоматизация организации командировок в «РусГидро ОЦО»

Роман Никитин

АО РусГидро Общий центр обслуживания

руководитель филиала «Запад» АО «РусГидро ОЦО»

(На дату публикации статьи)

Специфика работы ОЦО подразумевает максимальную автоматизацию всех процессов. Директор филиала АО «РусГидро ОЦО» — «Запад» Роман Никитин рассказал Клубу ОЦО, как они организовали процессы командирования сотрудников с помощью онлайн-решения Smartway.  

Как были устроены наши командировки до автоматизации

Чтобы лучше понимать своих заказчиков, мы регулярно посещаем их в рамках рабочих встреч и комитетов по качеству. География самая обширная: от Москвы до Владивостока — везде, где находятся наши клиенты. На таких встречах мы получаем и даем обратную связь, обсуждаем дальнейшие стратегии партнерства. Также на территории клиентов ОЦО находятся наши представительства — фронт-офисы. Во время отпуска или болезни сотрудников этих офисов мы заменяем их специалистами из другой локации. Все эти поездки сопряжены с командировками.    

Ранее организацией бизнес-поездок сотрудники занимались самостоятельно: согласовывали командировку по почте и в системе электронного документооборота, бронировали билеты и жилье на B2C-сайтах. С одной стороны, такой подход нас устраивал: недостатка в удобных вариантах для сотрудников не было. С другой стороны, при самостоятельном бронировании было сложнее контролировать документы, отчеты по командировкам и оплату услуг. 

Мы решили автоматизировать этот процесс. При выборе подрядчика мы обращали внимание на технологичность и возможности системы. В нашей компании основной фокус всегда был направлен на оптимизацию процессов. Поэтому мы стали искать онлайн-решение, которое бы помогло нам не только сэкономить время на организацию командировок, но и оптимизировать рабочий процесс.

О сервисе Smartway мы узнали из СМИ. Это облачное решение, которое позволяет организовать процессы поездок сотрудников: от согласования до покупки билетов и тревел-поддержки, если понадобится помощь во время командировки. В первую очередь нас заинтересовала встроенная интеграция с «1С:Бухгалтерией», которая позволила нам сократить время на проведение документов в бухгалтерском учете. Еще одним важным преимуществом стали тревел-политики. С их помощью можно настроить ограничения для сотрудников как по стоимости, так и по направлениям. Забегая вперед, скажу, что наши ожидания оправдались в обоих случаях. Но обо всем по порядку. 

Как мы разгрузили бухгалтерию и упростили жизнь командируемым сотрудникам

Одним из преимуществ онлайн-сервиса было то, что нам не пришлось менять под него существующие процессы в компании. При этом автоматизация бухгалтерского учета существенно разгрузила бухгалтерию и сэкономила время. 

Это стало возможным благодаря такому инструменту, как бесшовная интеграция с «1С:Бухгалтерия». Нам больше не нужно вносить данные о билетах вручную. Операции по обмену и возврату также автоматически отражаются в авансовом отчете. Все это экономит время и исключает ошибки, которые случаются при ручном вводе. 

Дополнительным плюсом для сотрудников стало мобильное приложение Smartway. С ним удобно заказывать и согласовывать билеты по пути на работу, когда компьютер не под рукой.

Извечной проблемой были посадочные талоны: сотрудники могли легко потерять их после командировки. Теперь в один клик можно оформить справку о совершенном перелете, которая полностью соответствует требованиям ФНС. Оригиналы мы получаем вместе с закрывающими документами. 

Сервис также позволяет нам возмещать НДС от стоимости проживания командированных в гостинице. Раньше сотрудники не предоставляли полный пакет документов, необходимых для оформления вычета налога. После того как документы на проживание стали приходить нам от Smartway в электронном виде, проблема с возмещением НДС исчезла. 

Начальник отдела по учету операций с подотчетными лицами филиала АО «РусГидро ОЦО» — «Запад» Людмила Холодова отмечает: «В общем, за счет автоматизации мы ежедневно экономим на учете командировок до одного часа рабочего времени. Благодаря бесшовной интеграции сервиса с “1С” вся информация о билетах автоматически подтягивается в авансовый отчет. Сейчас все билеты, включая доплату, обмен или возврат, попадают на счет “Приобретение билетов” и автоматически отражаются в “1С”. Работу отдела облегчило и то, что все закрывающие документы формируются с учетом действующих законодательных требований. Закрывающие и первичные учетные документы нам приходят по ЭДО». 

Как мы используем тревел-политики

Чтобы контролировать затраты на командировку, сервис Smartway предусматривает возможность настройки тревел-политики. Это список согласованных внутри компании правил и ограничений, которые позволяют сотрудникам самостоятельно заказывать услуги, придерживаясь установленного лимита. 

Мы создали аккаунты всем сотрудникам. Как и раньше, они самостоятельно выбирают удобные варианты, только теперь контроль затрат происходит автоматически. Если необходимо выбрать вариант, который находится за рамками утвержденного лимита, то заявка так же автоматически отправляется на согласование руководителю.  

Нашему бухгалтеру больше не нужно каждый раз требовать служебную записку о превышении лимита. В личном кабинете Smartway он сразу видит причину переплаты. Например, в гостинице закончились места, или нужен конкретный вылет. Благодаря этому стало меньше уточнений и как следствие — снизился объем документооборота, связанного с командировками. 

Сэкономили время, добавив сотрудника отдела кадров в согласование заявок

При самостоятельном бронировании коммуникация между кадровыми специалистами и командированными сотрудниками была неоптимальной. Мы согласовывали поездки отдельно: сотрудник заполнял заявку и направлял ее руководителю. После успешного согласования заявки она направлялась кадровому специалисту, который на основе этого документа подготавливал приказ на командирование. При этом на звонки и уточнения тратилось много времени.

Решить проблему нам помогли встроенные инструменты онлайн-сервиса. Для участия в процессе согласования мы настроили доступ всем необходимым специалистам. Теперь коммуникация устроена так: одному из кадровиков поступает заявка на командировку сотрудника в личный кабинет, он видит файл со всеми деталями и выпускает приказ.  

Сколько времени заняла полная автоматизация командировок

Несмотря на то что мы ежемесячно организовываем достаточное количество командировок, для нашего ОЦО это не ключевой процесс. Но без специализированного подхода даже такой простой процесс, как организация бизнес-поездок, требует много средств, времени и сил.  

Для нас стратегически выгоднее было один раз потратить время на автоматизацию деловых поездок, чем постоянно на это отвлекаться. Полная автоматизация командировок через Smartway заняла у нас около двух недель. 

Мы убедились в качестве сервиса на личном опыте и видим снижение трудозатрат наших сотрудников. Это позволяет нам советовать онлайн-решение нашим партнерам и клиентам.