Автоматизация документооборота в Eurasian Resources Group

Ситуация до проекта

До внедрения WSS Docs на некоторых предприятиях группы ERG (всего 66) использовалось несколько СЭД разных версий на базе Lotus Notes, а в некоторых компаниях документооборот был организован при помощи электронной почты. Предыдущие системы являлись закрытыми и не позволяли заказчику собственными силами вносить изменения в процессы. Это привело к разрозненности бизнес-процессов и проблематичной коммуникации внутри одной компании и между предприятиями группы. Также были и другие предпосылки к внедрению единой системы.

• Отсутствовала возможность централизованной поддержки и администрирования системы.
• Системы на базе Lotus Notes не справлялись с обработкой больших объемов данных.
• Предыдущие СЭД не охватывали автоматизацию документооборота в корпоративных офисах в Европе и еще на части предприятий Казахстана.

Цели и задачи проекта 

Целью проекта стала автоматизация документооборота на 66 предприятиях холдинга, расположенных в Казахстане и вне Казахстана. Для достижения цели были поставлены следующие задачи.

• Заменить шесть слабосвязанных и устаревших СЭД на базе Lotus Notes единым мультиязычным, масштабируемым и интегрируемым решением.
• Повысить уровень управляемости и прозрачности прохождения и согласования документов.
• Обеспечить пользователей инструментами групповой работы с документами.
• Реализовать блок единой непротиворечивой аналитической отчетности по документообороту Евразийской Группы.
• Предоставить инструменты для ДОЦО, центра юридической экспертизы по договорам и бухгалтерского центра обслуживания.
• Автоматизировать работу коллегиальных органов управления.
• Внедрить безбумажный документооборот.
• Разработать мобильное приложение WSS Docs и отдельное приложение для проведения совещаний коллегиальных органов.

Выбор решения

Для реализации проекта заказчик рассматривал вариант тиражирования одной из ранее используемых систем на все предприятия группы, однако большинство задач не удалось реализовать из-за недостающего функционала платформы.
В результате изучения систем от восьми разных вендоров заказчик остановился на выборе WSS Docs.

Ход проекта

Сначала был запущен пилотный проект, который включил в себя автоматизацию процессов договоров, доверенностей и дополнительных соглашений на нескольких предприятиях группы. Также было реализовано штрихкодирование документов для оперативного поиска в системе, логирование действий в WSS Docs с последующей выгрузкой в SIEM-систему и ряд доработок для обеспечения информационной безопасности, соответствующей стандартам компании.

Реализация проекта проходила в рамках девяти этапов, включая «пилот», техническую поддержку и развитие системы.

В рамках этапа «Тиражирование ДОЦО» процессы работы с договорными документами были настроены под заказчика и приведены к единой логике.  

Особенности внедрения 

Модуль переписки

Для обмена документами между предприятиями группы в системе WSS Docs реализована интеграция входящих и исходящих документов. С помощью данного модуля на этапе регистрации исходящего письма регистратор имеет возможность выбрать, в какие компании направить письмо и каким сотрудникам. Таким образом, на принимающей стороне создаются входящие документы, а регистратору приходит оповещение.

Управление закупками

Сотрудники ERG ежедневно готовят и согласуют большое количество документов по закупкам различных товаров и услуг. Для группы ERG этот процесс был полностью автоматизирован от создания технического задания, обоснования потребности и до согласования договора с контрагентом.

Мультиязычность

В связи с тем что ERG имеет свои представительства и предприятия по всему миру, реализация решения мультиязычности для заказчика была одной из приоритетных задач. Модуль осуществляет перевод всех элементов пользовательского интерфейса и содержимого полей справочников. Каждый пользователь может переключать язык из интерфейса системы.

Электронная подпись

В системе реализована возможность подписания документов квалифицированной электронной подписью. Это сделано за счет интеграции WSS Docs с программным средством криптографической защиты «ТУМАР-CSP», сертифицированным в Республике Казахстан.

Мобильное приложение WSS Docs

Частые командировки руководителей компании потребовали рассмотреть инструменты для удаленной работы с системой, чтобы ускорить процесс согласования документов. С этой целью был разработан мобильный клиент WSS Docs, оснащенный основным функционалом.

В мобильной версии сотрудники имеют возможность просматривать документы и файлы документов, создавать и просматривать поручения. 

Также для безопасности приложения был разработан центр администрирования AppCenter, с помощью которого администратор может принимать решение по допуску сотрудников к приложению. Это обеспечило защиту данных от сторонних лиц и от группы сотрудников ERG, которым запрещен доступ к функционалу клиента. Кроме того, в случае потери мобильного устройства сотрудником администратор может отправить сервисное push-уведомление, которое удалит все данные приложения с телефона, предотвратив утечку корпоративной информации.

Также стоит отметить, что в период пандемии мобильное приложение стало одним из ключевых инструментов, позволяющих минимизировать риски перехода на удаленный режим работы.

Файловое хранилище WSS Docs Storage

Для того чтобы компания могла работать с большим объемом документов, был внедрен дополнительный модуль WSS Docs Storage, который позволяет хранить более 5000 Tб документов.

Управление совещаниями

«Коллегиальные органы управления WSS Docs» — это отдельный модуль системы, предназначенный для оптимизации процесса заседаний. Для руководителей предприятий ERG было важно автоматизировать данный процесс, чтобы иметь возможность проводить заседания удаленно. В рамках модуля был автоматизирован полный цикл процесса от подготовки вопросов к заседанию до контроля исполнения поручений по итогам заседаний. Пользователи WSS Docs могут отслеживать график заседаний, просматривать и согласовывать вопросы повестки совещаний, голосовать, прикреплять материалы к заседанию, формировать протоколы, ставить поручения, контролировать их выполнение и многое другое. Помимо автоматизации данного процесса в веб-версии системы также было разработано отдельное мобильное приложение для удаленного проведения заседаний.

Результаты проекта 

В результате выполненных работ были достигнуты все поставленные цели. По словам заказчика, с момента внедрения WSS Docs сотрудники всех предприятий группы были обучены работе в системе и без трудностей адаптировались к новой СЭД. 

«С помощью WSS Docs нам удалось автоматизировать переписку между предприятиями группы, что позволило сократить время согласования и рассмотрения документов на 40%, а экономия времени ожидания обработки запросов системой составила 50 000 долларов в год», — отметил директор по развитию бизнес-систем компании Eurasian Resources Group Шухрат Латыпаев. 

Эффекты от внедрения WSS Docs 

• Скорость настройки процесса в системе увеличена в пять раз.
• Предоставлено 25 вариантов настройки процессов согласования.
• Общая оценочная косвенная экономия времени сотрудников Группы составила не менее 745 000 долларов в год.